Pomocník systému OBERON
Formulár Ubytovanie

Ubytovanie umožňuje evidovať všetky potrebné údaje pre ubytovanie hosťa. Sú to predovšetkým informácie o izbe, počte osôb (dospelých a detí), dátume príchodu a odchodu, prípadne identifikačné údaje ubytovaných osôb.

Postup ako zaevidovať nové ubytovanie sa nachádza v téme Zaevidovanie ubytovania (príchod hosťa).

Popis formulára Ubytovanie

Eviduje základné informácie o ubytovaní - Izba, Dátum príchodu a odchodu, Počet osôb, Počet nocí. Tieto údaje sú kľúčové pre automatický výpočet ceny za ubytovanie a tlač rôznych tlačových výstupov (Štatistika ubytovania, Daň z ubytovania, Prehľad poskytovaných služieb a pod.).

Tlačidlo Dokumenty a obrázky

Systém OBERON umožňuje ku každému ubytovaniu evidovať obrázok alebo iný dokument (napríklad oskenované víza). Priložiť nový obrázok alebo dokument je možné stlačením tlačidla Nový. Otvorí sa formulár Dokument (obrázok), v ktorom pomocou tlačidla výberu je možné vybrať akýkoľvek obrázok uložený v počítači. Stlačením tlačidla  sa zobrazí Knižnica dokumentov a obrázkov. Pomocou možnosti (tlačidlo Možnosti) je možné obrázok alebo dokument oskenovať. Obrázok je možné zobraziť v náhľade, alebo upraviť v jednoduchom editore. V grafickom prehľade izieb bude ubytovanie s priloženými obrázkami a dokumentami zobrazená s príznakom (obrázkom) kancelárskej spinky.

Záložka slúži na evidenciu identifikačných údajov ubytovania (spravidla meno ubytovaného, alebo názov spoločnosti) a doplňujúcich údajov napr. Účel pobytu, Hraničný prechod, EČV...

Účel pobytu - vyberte účel pobytu zo zoznamu. V prípade posielania hlásenia o pobyte cudzinca je potrebné mať zadaný kód účelu pobytu podľa číselníka cudzineckej polície. Číselník a ďalšie informácie získate v téme Formulár Zoznam účelov pobytu.

Pracovníkovi (zamestnancovi), ktorý je ubytovaný v ubytovacom zariadení priraďte účel pobytu Dočasné ubytovanie pracovníka. Takto zadaný pracovník nemusí byť následne zahrnutý do tlačového výstupu Štatistika ubytovania.

Skutočný čas odchodu

Zadáva sa skutočný odchod hosťa, ktorý je odlišný od štandardného času odchodu.

Ubytované osoby

Záložka umožňuje evidovať ubytované osoby spolu s ich detailnými identifikačnými údajmi vrátané víz.

  • Osobu je možné pridať aj z Histórie ubytovaných osôb.
  • Ak počet pridaných osôb presiahne počet osôb evidovaných v hlavičke ubytovania, program automaticky upraví počet osôb v hlavičke tak aby zodpovedal počtu zapísaných osôb.
  • Údaje o osobách budú prebrané z rezervácie ak v nej boli evidované.
  • Štát (občianstvo) - zadáva sa štát, v ktorom sa hosť narodil. Podľa štátu sa určuje štátna príslušnosť. Adresa pobytu hosťa sa zadáva do poľa Bydlisko.
  • V záložke Sadzby sa zadáva:
       - odvádzať miestnu daň - za osobu bude odvedená daň za ubytovanie
       - odvádzať miestnu daň (zníženú) - za osobu bude odvedená znížená daň za ubytovanie
       - nedovádzať miestnu daň - za osobu nebude odvedená daň za ubytovanie, napríklad osoba je zdravotne ťažko postihnutá a pod.
  • Hodnota dane za ubytovanie sa nastavuje v nastaveniach programu.
  • Hlásenie pobytu cudzinca je možné posielať aj elektronicky. Bližšie informácie získate v téme Hlásenie pobytu cudzincov - export do XML.
  • Ďalšia možnosť je dostupná cez tlačidlo Možnosti - Aktivácia prístupovej karty pre dverové zámky, prípadne možnosť Aktivácia prístupovej karty pre dverové zámky (kópia). Kópia prístupovej karty znamená, že staršie aktivácie karty budú deaktivované. Toto je možné použiť napríklad pri strate prístupovej karty hosťom - staršou aktiváciou prístupovej karty už nebude možné otvoriť hotelovú izbu. Bližšie informácie o dverových zámkach získate v téme Dverové zámky.
Popis formulára je v téme Formulár Osoba.

Kontakt

Zadáva sa telefónny a e-mailový kontakt.

Daň z ubytovania

Program automaticky vypočíta daň za ubytovanie podľa nastavení v programe. Bližšie informácie o spôsobe výpočtu získate v téme Miestna daň za ubytovanie.

Ubytovanie je možné evidovať aj na Obchodného partnera. Obchodný partner môže byť tlačený na daňových dokladoch, ktorými bude ubytovanie alebo hotelový účet vysporiadané.
Umožňuje k ubytovaniu objednať služby poskytované ubytovacím zariadením. V záložke Základné služby sa pridávajú pravidelne sa opakujúce služby (raňajky, večere), v záložke Rozšírené služby zase služby, ktoré poskytuje ubytovacie zariadenie (wellness, prenájom tenisového kurtu, športového náčinia, atď). Bližšie informácie o rezerváciách, prebiehajúcich a poskytovaných službách získate v téme Grafický prehľad poskytovaných služieb. Slúži na predbežnú kalkuláciu ceny za ubytovanie. Je možné využiť funkciu Automaticky vytvoriť položky kalkulácie ceny dostupnej cez tlačidlo Možnosti, alebo klávesa F9. Táto funkcia na základe počtu osôb, počtu dní ubytovania a objednaných služieb vytvorí položky cenovej kalkulácie: Ubytovanie, Miestna daň z ubytovania a Služby.

Zaradenie položky do kalkulácie ceny sa realizuje v poli Množstvo*Kód položky nasledovne:

  • pri predaji sa kód položky zapíše priamo do poľa Množstvo*Kód položky a potvrdí klávesou Enter. Program pridá hľadanú položku v množstve jednej mernej jednotky.
  • ak potrebujete predať iné množstvo ako jedna merná jednotka, uveďte pred kód položky potrebné množstvo, napr. 2*1122, 0.5*1122 a pod.  V prípade, že obsluha nepozná kód položky môže zobraziť zoznam položiek určených na predaj po stlačení klávesy F3.
  • zo zoznamu položiek vložených do hotelového účtu možno ktorúkoľvek odstrániť klávesou Del (klávesou ŠÍPKA DOLE sa nastavte na položku ktorú chcete vymazať a stlačte klávesu Delete).
  • ak potrebujete stornovať riadok môžete použiť položku so záporným množstvom, napr. -1*1122, -2*1122, -0.5*1122 a pod.
V záložke je možné zaevidovať údaje o cene pobytu, spôsobe platby a prijatej zálohe. Suma prijatej zálohy bude prenesená do ubytovania a odpočítaná od celkovej ceny ubytovania.

K ubytovaniu je možné evidovať jeden alebo viac hotelových účtov - ku každej osobe zvlášť.

  • Na hotelovom účte môžu byť položky ubytovania (ubytovanie, miestna daň a služby) ako aj položky skladovej evidencie.
  • Položky hotelového účtu je možné vytvoriť aj automaticky na základe platného cenníka.
  • Ďalšie možnosti sú dostupné cez tlačidlo Možnosti:
    - Presun hotelového účtu na inú izbu - hotelový účet bude presunutý na inú izbu
    - Manuálne uzatvorenie hotelového účtu - hotelový účet bude manuálne uhradený a bude presunutý medzi neaktívne hotelové účty. Manuálne uzatvorenie hotelového účtu sa používa len v odôvodnených prípadoch. Úhradu hotelového účtu je potrebné robiť cez modul Pokladnica OBERON, kde sa úhrada zapíše do pokladničnej knihy.

Cena pobytu

Zobrazené budú informácie z rezervácie, predovšetkým je to informácia o celkovej sume za ubytovanie, požadovanej zálohe. V prípade, že nebola vytvorená rezervácia, polia budú prázdne. Kliknutím na tlačidlo  v poli Číslo rezervácie sa otvorí formulár Rezervácia, v ktorom sa zobrazia informácie z vytvorenej rezervácie. Do poľa Kaucia je možné zadať peňažnú záruku, ktorá slúži ako peňažná zábezpeka pre prípad znehodnotenia interiéru alebo exteriéru izby. Kaucia bude býva na konci pobytu vrátená v prípade, že nedošlo k poškodeniu izby.

Údaje o prijatej zálohe

Zobrazený bude dátum prijatej zálohy, suma zálohy. V prípade nezaplatenia zálohy, budú polia prázdne.  
Záložka Iné záznamy slúži na evidenciu doplňujúcich informácii o danom ubytovaní. V prípade on-line rezervácii zo systému AvailPro sa text automaticky dopĺňa.
Príbuzné témy