Záložka slúži na evidenciu identifikačných údajov (názov ubytovania) a doplňujúcich údajov (napr. účel pobytu, spôsob platby, evidenčné číslo vozidla atď.).

Ubytovaný (názov)

Účel pobytu

Spôsob platby

Len pre vnútornú evidenciu

Požiadavky hosťa

Odchod hosťa                

Skutočný čas odchodu

Ubytované osoby

Záložka umožňuje evidovať ubytované osoby spolu s ich detailnými identifikačnými údajmi vrátané víza.

• Novú osobu je možné pridať po stlačení tlačidla Nový - otvorí sa formulár Osoba, ktorý umožňuje zaevidovať, resp. upraviť údaje o ubytovanej osobe (hosťovi). Viac informácií o jeho vyplnení získate v téme Formulár Osoba.
• Ak počet pridaných osôb presiahne počet osôb evidovaných v hlavičke ubytovania, program automaticky upraví počet osôb v hlavičke tak, aby zodpovedal počtu zapísaných osôb.
• Údaje o osobách sa preberajú z rezervácie ak v nej boli zaevidované.
• Štát (občianstvo) - zadáva sa štát, podľa ktorého sa určuje štátna príslušnosť. Je potrebné, aby bol daný štát vybraný do zoznamu štátov stlačením tlačidla  a výberom daného štátu zo zoznamu (vo formulári Štát) - v tom prípade sa automaticky načítajú všetky príslušné údaje (Kód štátu, Názov, Skrátený názov a Štatistický úrad - kódy krajiny (Akronym 2 a Akronym 3)). Vtedy bude možné načítať údaje o osobe aj pomocou čítačky dokladov.
• V záložke Sadzby je možné zvoliť spôsob odvedenia miestnej dane za ubytovanie:
  • odvádzať miestnu daň - za osobu bude odvedená daň za ubytovanie,
  • odvádzať miestnu daň (zníženú) - za osobu bude odvedená znížená daň za ubytovanie,
  • neodvádzať miestnu daň - za osobu nebude odvedená daň za ubytovanie (napr. osoba je zdravotne ťažko postihnutá a pod.).
• Sadzby miestnej dane za ubytovanie sa nastavujú v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Hotelová recepcia, záložka Základné.
• Hlásenie pobytu cudzinca je možné posielať aj elektronicky. Bližšie informácie získate v téme Hlásenie pobytu cudzincov - export do XML.

Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov:

Presunúť hosťa na inú izbu - presunie zaevidovanú osobu na inú izbu. Presunú sa len údaje o osobe, vypočítaná daň za ubytovanie ani iné údaje sa nezmenia. Funkciu je možné použiť napr. pri rýchlom check-ine alebo pri skupinovej rezervácii, keď sa všetci hostia zaevidujú do jednej izby.

Aktivácia prístupovej karty pre dverové zámky (kópia) - kópia prístupovej karty znamená, že staršie aktivácie karty sa deaktivujú. Túto funkciu je možné použiť napríklad pri strate prístupovej karty hosťom - staršou aktiváciou prístupovej karty už nebude možné otvoriť hotelovú izbu. Bližšie informácie o dverových zámkoch získate v téme Dverové zámky.

Kontakt

Telefón, e-mail

Daň za ubytovanie

Program automaticky vypočíta miestnu daň za ubytovanie podľa nastavení v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Hotelová recepcia, záložka Základné. Bližšie informácie o spôsobe výpočtu hodnoty dane získate v téme Miestna daň za ubytovanie.

Miestna daň za ubytovanie sa zahŕňa do automatického zápisu položiek do hotelového účtu pomocou funkcie Automaticky vytvoriť položky hotelového účtu (F9) (formulár Ubytovanie, záložka Hotelové účty). Táto funkcia na základe nastavených cenových hladín v cenotvorbe ubytovania, nastavených sadzieb miestnej dane za ubytovanie, počtu osôb, počtu dní ubytovania a objednaných služieb vytvorí položky cenovej kalkulácie: Ubytovanie, Miestna daň za ubytovanie a Služby (len základné služby).

Ubytovanie je možné zaevidovať aj na obchodného partnera. Obchodný partner sa môže tlačiť na daňových dokladoch, ktorými bude ubytovanie alebo hotelový účet vysporiadané.

Umožňuje k ubytovaniu objednať, resp. zarezervovať služby poskytované ubytovacím zariadením. V záložke Základné služby možno pridať pravidelne sa opakujúce služby (raňajky, večere...), v záložke Rozšírené služby zase doplnkové služby, ktoré poskytuje ubytovacie zariadenie (wellness, prenájom tenisového kurtu, športového náčinia...). Viac informácií o službách v module Hotelová recepcia získate v téme Služby.           

V rámci ubytovania je možné ku každej osobe evidovať jeden alebo viac hotelových účtov.

• Na hotelovom účte môžu byť okrem položiek ubytovania (ubytovanie, miestna daň za ubytovanie a služby) aj iné položky (skladové karty).
• Položky účtu môžu byť automaticky vygenerované programom, a to pomocou funkcie Automaticky vytvoriť položky hotelového účtu (F9). Táto funkcia na základe nastavených cenových hladín v cenotvorbe ubytovania, nastavených sadzieb miestnej dane za ubytovanie, počtu osôb, počtu dní ubytovania a objednaných služieb vytvorí položky cenovej kalkulácie: Ubytovanie, Miestna daň za ubytovanie a Služby (len základné služby).

Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov:

Presun hotelového účtu na inú izbu - hotelový účet bude presunutý na inú izbu.

Manuálne uzatvorenie hotelového účtu - otvorí sa sprievodca, pomocou ktorého možno zaevidovať úhradu hotelového účtu, a tým ho manuálne uzatvoriť. Hotelový účet sa automaticky presunie medzi uhradené (neaktívne) hotelové účty. Manuálne uzatvorenie hotelového účtu sa používa len v odôvodnených prípadoch. Úhradu hotelového účtu je potrebné zaevidovať cez Pokladnicu OBERON, kde sa úhrada zapíše do pokladničnej knihy, prípadne vyfakturovať.

Zobrazujú sa údaje z rezervácie (najmä o celkovej sume za ubytovanie, požadovanej a prijatej zálohe atď.) v prípade, že dané ubytovanie bolo vytvorené z predtým zaevidovanej rezervácie. Stlačením tlačidla  pri poli Číslo rezervácie sa otvorí príslušný záznam rezervácie. Do poľa Kaucia je možné zadať peňažnú záruku, ktorá slúži ako peňažná zábezpeka pre prípad znehodnotenia interiéru izby alebo exteriéru ubytovacieho zariadenia. Kaucia býva na konci pobytu vrátená v prípade, že nedošlo k žiadnemu poškodeniu.

V prípade, že nebola vytvorená rezervácia, polia v záložke budú prázdne.