Pomocník systému OBERON
Formulár Rezervácia

Formulár Rezervácia umožňuje evidovať všetky potrebné údaje pre rezervovanie pobytu. Predovšetkým sú to údaje o počte osôb (dospelých a detí), údaje o dátume príchodu a odchodu a identifikačné údaje o osobe, ktorá si ubytovanie rezervuje. Formulár Rezervácia je dostupný z dvoch miest v systéme OBERON a to z knihy rezervácií (tlačidlo Nový alebo Oprava) alebo z grafického prehľadu izieb.

Popis formulára Rezervácia

Eviduje základné informácie o rezervácii ubytovania, od ktorých sa odvíjajú rezervácie izieb a výpočty cien za ubytovanie, miestnej dane a služieb.

Tlačidlo Dokumenty a obrázky

Systém OBERON umožňuje ku každému ubytovaniu evidovať obrázok alebo iný dokument (napríklad oskenované víza). Priložiť nový obrázok alebo dokument je možné stlačením tlačidla Nový. Otvorí sa formulár Dokument (obrázok), v ktorom pomocou tlačidla výberu je možné vybrať akýkoľvek obrázok uložený v počítači. Stlačením tlačidla  sa zobrazí Knižnica dokumentov a obrázkov. Pomocou možnosti (tlačidlo Možnosti) je možné obrázok alebo dokument oskenovať. Obrázok je možné zobraziť v náhľade, alebo upraviť v jednoduchom editore. V grafickom prehľade izieb bude rezervácia s priloženými obrázkami a dokumentami zobrazená s príznakom (obrázkom) kancelárskej spinky.
Záložka slúži na evidenciu základných údajov o osobe, ktorá si rezervuje pobyt. Podľa týchto údajov bude ďalej rezervácia identifikovaná. Údaje nie je potrebné vypĺňať manuálne, ak budú k rezervácii evidované osoby. V takomto prípade budú údaje automaticky prebrané od prvej pridanej osoby.

Počet predchádzaqjúcich návštev

Pri zadaní e-mailu do rezervácie sa automaticky vyhľadáva v histórii ubytovaných hostí a automaticky sa do tohto poľa doplní. Počet predchádzajúcich návštev je možné zadať aj manuálne.

Stav rezervácie

Stav rezervácie sa zadáva podľa potreby, prípadne sa môže zmeniť aj automaticky, napríklad po zaevidovaní zálohy. Stav rezervácie môže mať nasledovné stavy:

  • Dopyt - dopyt je nezáväzné informovanie hosťa ohľadom obsadenosti na určitý dátum
  • Nová On-line rezervácia - on-line rezervácie sa automaticky vytvárajú z webového formulára na internetovej stránke ubytovacieho zariadenia. Bližšie informácie získate v téme Hotelová recepcia - rezervačný formulár ubytovania.
  • On-line rezervácia (vybavuje sa) - on-line rezervácie, ktorá ešte nie je potvrdená a je vybovovaná personálom ubytovacieho zariadenia
  • Nepotvrdená rezervácia - rezervácia, ktorá nebola zo strany hosťa ešte potvrdená, napríklad potvrdzujúcim e-mailom
  • Potvrdená rezervácia - rezervácia, ktorá bola potvrdená hosťom
  • Rezervácia so zálohou - rezervácia, ktorej bola zaplatená záloha
  • Zrušená rezervácia - po zrušení sa rezervácia nebude zobrazovať v grafickom prehľade izieb, v knihe rezervácií bude rezervácia prečiarknutá

V grafickom prehľade izieb môže byť rezervácia zobrazená ako zmluvná rezervácia (ružovou farbou). Zmluvné rezervácie sa vytvárajú automaticky z Knihy zmluvných rezervácií.

Poznámka

Zadáva sa poznámka k rezervácii, poznámka je obmedzená na počet znakov 256. Dlhší text je možné zadať v záložke Iné záznamy.

Rezervovať do

Zadáva sa časová platnosť rezervácie - dátum, do ktorého bude platiť rezervácia, napríklad v prípade očakávania zálohy alebo opätovného potvrdenia. Po uplynutí tejto doby bude rezervácia v zozname rezervácií vyznačená červenou farbou.
Záložka umožňuje rezervovať potrebný počet izieb na pobyt. Pri rozdeľovaní osôb na izby program automaticky obsadí pevné lôžka a následne prístelky. začiarknutím možnosti Zakázať presuny izieb nebude možné zmeniť izby za iné. V grafickom prehľade izieb bude takáto rezervácia zobrazená s príznakom (obrázkom) zámku.

Obchodný partner

Rezervovať pobyt je možné aj na Obchodného partnera, ktorého následne môže prebrať ubytovanie vytvorené z rezervácie. Obchodný partner môže byť tlačený na daňových dokladoch, ktorými bude ubytovanie alebo hotelový účet vysporiadaný.

Zdroj rezervácie

Pod pojmom zdroj rezervácie je možné si predstaviť pôvod, odkiaľ rezervácia na ubytovanie prišla. Zdroje rezervácie slúžia na vytvorenie prehľadu o tom, z akých miest prichádzajú rezervácie. Ďalšie informácie získate v téme Zdroje rezervácie.

Externé číslo rezervácie - pole pre zadanie externého čísla rezervácie, napr. číslo rezervácie vytvorenej na Booking.com.

V záložke Osoby je možné pridať konkrétne osoby k rezervácii. Ak počet pridaných osôb presiahne počet osôb evidovaných v hlavičke rezervácie, program počet osôb v hlavičke automaticky upraví. Údaje o osobách budú z rezervácie prebrané do ubytovania vytvoreného z rezervácie. Osobu je možné pridať aj z Histórie ubytovaných osôb.
Umožňuje k rezervácii objednať služby poskytované ubytovacím zariadením. Služby evidované v rezervácii sa využívajú predovšetkým pri automatickej kalkulácii predbežnej ceny za ubytovanie. Služby sa taktiež prenášajú z rezervácie do ubytovania. Bližšie informácie o rezerváciách, prebiehajúcich a poskytovaných službách získate v téme Grafický prehľad poskytovaných služieb.
Slúži na predbežnú kalkuláciu ceny za ubytovanie. Je možné využiť funkciu Automaticky vytvoriť položky kalkulácie ceny dostupnej cez tlačidlo Možnosti, alebo klávesa F9. Táto funkcia na základe počtu osôb, počtu dní ubytovania a objednaných služieb vytvorí položky cenovej kalkulácie: Ubytovanie, Miestna daň z ubytovania a Služby.

Zaradenie položky do kalkulácie ceny sa realizuje v poli Množstvo*Kód položky nasledovne:

  • pri predaji sa kód položky zapíše priamo do poľa Množstvo*Kód položky a potvrdí klávesou Enter. Program pridá hľadanú položku v množstve jednej mernej jednotky.
  • ak potrebujete predať iné množstvo ako jedna merná jednotka, uveďte pred kód položky potrebné množstvo, napr. 2*1122, 0.5*1122 a pod.  V prípade, že obsluha nepozná kód položky môže zobraziť zoznam položiek určených na predaj po stlačení klávesy F3.
  • zo zoznamu položiek vložených do hotelového účtu možno ktorúkoľvek odstrániť klávesou Del (klávesou ŠÍPKA DOLE sa nastavte na položku ktorú chcete vymazať a stlačte klávesu Delete).
  • ak potrebujete stornovať riadok môžete použiť položku so záporným množstvom, napr. -1*1122, -2*1122, -0.5*1122 a pod.

V záložke Cena a záloha je možné zaevidovať údaje o cene pobytu, spôsobe platby a prijatej zálohe. Suma prijatej zálohy bude prenesená do ubytovania a odpočítaná od celkovej ceny ubytovania.

Variabilný symbol je doplnený podľa nastavenia:

  • Nečíslovať - nebude doplnený žiadny variabilný symbol
  • Použiť číslo rezervácie - variabilný symbol bude vytvorený z čísla rezervácie, napr. 0003
  • Podľa dátumu príchodu a čísla izby - napr. 1603030111, dátum 3.3.2016 a izba číslo 111

Variabilný symbol sa generuje automaticky, ak je zadaná suma požadovanej zálohy. Podľa variabilného symbolu je možné spárovať platbu za ubytovanie s rezerváciou.

Záložka Iné záznamy slúži na evidenciu doplňujúcich informácii o danej rezervácii. V prípade on-line rezervácii zo systému AvailPro sa text automaticky dopĺňa.
Príbuzné témy