Táto téma Pomocníka je venovaná položke Spracovanie bankových výpisov v ponuke Účtovníctvo programu OBERON - Agenda firmy.

Základné informácie

• Výberom položky sa otvorí kniha Spracovanie bankových výpisov. V nej sa ukladajú položky bankových výpisov po ich naimportovaní do systému OBERON. Viac informácií o rôznych spôsoboch importu získate v téme Spôsoby importu bankových výpisov.
• Po importe bankových výpisov a ich načítaní do knihy Spracovanie bankových výpisov sú bankové výpisy pripravené na spracovanie. To môže zahŕňať:
  • hromadné zaúčtovanie položiek bankových výpisov do účtovného alebo peňažného denníka (ostatné doklady je možné hromadne zaúčtovať v evidencii Hromadné účtovanie dokladov),
  • zápis úhrady do iných evidencií - napr. zápis úhrady objednávky do knihy Objednávky prijaté, zápis úhrady za ubytovanie do Knihy rezervácií.
• Aby program vedel korektne spracovať (zaúčtovať, zaevidovať) jednotlivé položky importovaného bankového výpisu, je potrebné po vykonaní importu a pred spracovaním zadefinovať tzv. pravidlá, ktoré určia spôsob spracovania daných položiek. Pravidlá spracovania bankových výpisov možno nadefinovať po stlačení tlačidla Pravidlá.
• Samotné spracovanie bankových výpisov možno vykonať buď manuálne v tejto evidencii, alebo automaticky pomocou automatickej úlohy Automatické spracovanie bankových výpisov. Manuálne sa spracovanie vykonáva prostredníctvom funkcie Spracovanie bankových výpisov (tlačidlo Možnosti). Pomocou nej sa na základe importovaného bankového výpisu a definovaných pravidiel vytvoria záznamy v účtovnom/peňažnom denníku, resp. v príslušných evidenciách. Tieto vytvorené záznamy sa nelíšia od ostatných záznamov, je s nimi možné pracovať tak, ako keby boli vytvorené manuálne.
• Záznamy v knihe Spracovanie bankových výpisov možno zobraziť podľa príslušnosti k bankovému účtu, a to ako podmnožiny záznamov knihy. Možno tak urobiť pomocou filtra Bankový účet v hornej časti evidencie. Bankové účty účtovnej jednotky sa definujú v ponuke Firma, Vlastné bankové účty.

Ďalšie informácie

• Záznamy v knihe možno filtrovať alebo triediť. Nastaviť kritériá filtrovania alebo triedenia možno po stlačení tlačidla Vlastnosti.
• Na zvýšenie prehľadnosti v evidencii je v ľavom paneli oddelenom rozdeľovacou lištou dostupný vstavaný filter, pomocou ktorého možno rýchlo filtrovať bankové výpisy podľa stavu (Všetky, Len nezaúčtované, Len chybné) a dátumu výpisu (Všetky, Dnes, Tento týždeň...).
• Z evidencie je možné po stlačení tlačidla Tlač tlačiť tlačové výstupy, napr. Zoznam položiek bankových výpisov atď.

Princíp fungovania

• Po naimportovaní bankového výpisu a vytvorení pravidiel program vyhľadá vhodné pravidlá, podľa ktorých spracuje jednotlivé položky bankového výpisu. Na základe pravidiel sa program rozhodne, či danú úhradu (transakciu) zaúčtuje do účtovného/peňažného denníka (pravidlo určuje, aká predkontácia sa použije), alebo vykoná zápis úhrady do inej evidencie (pri úhradách objednávok, resp. rezervácií ubytovania).  Tie položky bankového výpisu, ktoré program nedokáže spracovať, program zvýrazní iným typom, resp. farbou písma.

Postup spracovania bankových výpisov

1. V prvom kroku je potrebné do knihy Spracovanie bankových výpisov naimportovať bankové výpisy. Viac informácií o rôznych spôsoboch importu bankových výpisov získate v téme Spôsoby importu bankových výpisov.
2. Po vykonaní importu vyberte v hornej časti evidencie Spracovanie bankových výpisov pomocou tlačidla  príslušný bankový účet.
3. V ďalšom kroku je potrebné zadefinovať pravidlá spracovania bankových výpisov, a to podľa aktuálnej položky (vyberte konkrétnu položku a stlačte tlačidlo Možnosti - Vytvoriť pravidlo (podľa aktuálnej položky)). Pri vytváraní pravidiel je nutné začať s pravidlami, ktoré sa v priebehu roka nemenia a je ich možné jasne identifikovať (napr. poplatok za vedenie účtu, kreditný úrok atď.) a takýmto pravidlám priradiť najnižšie poradové číslo (na základe toho budú mať najvyššiu prioritu, t. j. program ich bude spracovávať ako prvé). Vyššie poradové číslo prideľte pravidlám na zaúčtovanie položiek ako napr. úhrada pohľadávky, záväzku.
4. V ďalšom kroku môžete pristúpiť k spracovaniu naimportovaných položiek podľa vytvorených pravidiel. Stlačte tlačidlo Možnosti a zvoľte Spracovanie bankových výpisov; otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje spracovať všetky správne naimportované položky, ku ktorým boli vytvorené pravidlá.
5. V prípade, že sa niektoré položky automaticky nezaúčtujú do účtovného/peňažného) denníka (napr. z dôvodu chýbajúceho pravidla), je možné použiť funkciu Zaúčtovať vybranú položku do účtovného/peňažného denníka (tlačidlo Možnosti). V podvojnom účtovníctve sa zobrazí formulár Zápis v účtovnom denníku, v jednoduchom účtovníctve formulár Zápis v peňažnom denníku.
6. Po zaúčtovaní položiek bankového výpisu je možné skontrolovať správnosť zaúčtovania položiek v účtovnom denníku, resp. v peňažnom denníku.
7. Po spracovaní všetkých položiek bankového výpisu je možné kvôli lepšej prehľadnosti položky naimportovaného bankového výpisu vymazať (tlačidlo Možnosti, Hromadne vymazať položky).

Položky bankových výpisov môžu mať rôznu farbu, resp. typ písma, ktoré závisia od stavu, v akom sa nachádzajú.

Ďalšie možnosti

Ďalšie možnosti sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov.

Import bankového výpisu (API)

Import bankového výpisu (zo súboru)

Spracovanie bankových výpisov

Zaúčtovať vybranú položku do účtovného/peňažného denníka

Vytvoriť pravidlo (podľa aktuálnej položky)

Overenie (vyhľadanie) pravidla pre aktuálnu položku

Hromadne vymazať položky