Táto téma Pomocníka je venovaná položke Evidencia reklamácií a servisu v ponuke CRM programu OBERON - Agenda firmy.

Základné informácie 

• Výberom položky sa otvorí Evidencia reklamácií a servisu, ktorá je určená na evidenciu reklamácií a servisných zásahov. Umožňuje evidovať a riadiť všetky činnosti súvisiace s reklamáciami a servisom v ľubovoľnom podnikateľskom odbore.
• V prípade používania prevádzok záznamy v evidencii možno zobraziť podľa príslušnosti k prevádzke, a to ako podmnožiny záznamov knihy Evidencia reklamácií a servisu. Možno tak urobiť pomocou filtra Prevádzka v hornej časti evidencie. Zoznam dostupných prevádzok (definujú sa v ponuke Firma, Údaje o firme) je možné v prípade potreby obmedziť pomocou používateľských práv.
• Systém OBERON obsahuje pevne definované druhy reklamácie/servisu, ktoré nie je možné upravovať: Reklamácia, Predzáručný servis, Záručný servis a Pozáručný servis. Na základe druhu reklamácie/servisu sa program rozhoduje, ako bude s daným záznamom pracovať. Ku každému druhu reklamácie/servisu je v programe preddefinovaný jeden typ reklamácie/servisu, ďalšie typy reklamácie/servisu si môže účtovná jednotka podľa potreby ľubovoľne definovať, a to vo formulári Typ reklamácie/servisu.
• Pri každom zázname reklamácie alebo servisu je možné evidovať stavy reklamácie/servisu, napr. Zaevidovanie, Prijatie, Presun do interného servisu, Prijatie z interného servisu atď. Umožňujú udržiavať prehľad o úkonoch spojených s reklamáciami a servisom a sledovať históriu jednotlivých reklamácií a servisu v čase. V systéme OBERON sú základné typy stavov udalostí reklamácie/servisu preddefinované, ďalšie typy si môže účtovná jednotka vo formulári Typ stavu reklamácie/servisu podľa potreby ľubovoľne definovať (pozri Obrázok č. 2).
• K danému záznamu je možné evidovať položky na vyúčtovanie (formulár Reklamácia/Servis, záložka Vyúčtovanie), a to v členení podľa toho, či ich zákazník uhrádza alebo nie (v rámci záruky). Zadáva sa materiál a práca, ktoré boli použité pri reklamácii alebo servise. Pridať sa môže skladová karta (tovar) alebo neskladová položka (služba - doprava, práca a pod.). Vložením skladovej položky sa vytvorí skladový pohyb. Následne je možné reklamáciu/servis vyúčtovať na Pokladnici OBERON alebo vyfakturovať. Viac informácií získate v téme Vyúčtovanie reklamácie/servisu.
• Systém OBERON umožňuje členiť položky na vyúčtovanie na materiál, prácu a dopravu. Rozčlenenie vykonáva program na základe kódu položky, prípadne rozsahu kódov položiek, ktoré je možné nastaviť v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, CRM a registratúra, záložka Reklamácie a servis.

Obrázok č. 1: Kniha Evidencia reklamácií a servisu

Ďalšie informácie

• Evidencia reklamácií a servisu ďalej umožňuje:
  • prepojenie so skladom, s evidenciou výrobných a sériových čísel, s evidenciou obchodných partnerov,
  • pridávať položky jednoduchým nasnímaním čiarového kódu skladovej položky (variantu) snímačom čiarových kódov,
  • preddefinovať texty (popisy chýb, podmienky reklamácie/servisu, popisy spôsobov vybavenia),
  • evidovanie vykonaných servisných prác podľa jednotlivých servisných technikov,
  • informovať e-mailovou, resp. SMS správou o zmene stavu reklamácie alebo servisu,
  • odoslať e-mailovú správu s príslušným tlačovým výstupom ako prílohou v PDF formáte podpísanou elektronickým podpisom,
  • oskenovať napr. pokladničný doklad potrebný k reklamácii/servisu, resp. načítať fotografie poškodeného tovaru,
  • vytvoriť z reklamácie/servisu úlohu alebo udalosť a zobraziť ju v Kalendári udalostí.
• Ku každému záznamu reklamácie/servisu sa eviduje aj história zmien stavov daného záznamu - pri každej zmene stavu sa do tejto histórie uloží záznam (formulár Reklamácia/servis, záložka Stavy).
• Záznamy v knihe možno filtrovať alebo triediť. Nastaviť kritériá filtrovania alebo triedenia možno po stlačení tlačidla Vlastnosti.
• Na zvýšenie prehľadnosti v evidencii je v ľavom paneli oddelenom rozdeľovacou lištou dostupný vstavaný filter, pomocou ktorého možno rýchlo filtrovať záznamy podľa typov záznamov (Reklamácia, Predzáručný servis...), stavu (Všetky, Ukončené, Neukončené) a lehoty vybavenia (Vybaviť do 7 dní, Len po lehote vybavenia).
• Z evidencie je možné po stlačení tlačidla Tlač tlačiť tlačové výstupy - dokumenty spojené s reklamáciou/servisom, resp. protokoly technikov za isté obdobie, napr. Reklamačný/servisný list, Potvrdenie o prijatí reklamácie/servisu, Sprievodný list (pri odoslaní do externého servisu), Výzva na vyzdvihnutie, Odovzdávací protokol atď.

Číslo dokladu nákupu

• V sprievodcovi tvorbou novej reklamácie/servisu (tlačidlo Nový) je možné načítať údaje z dokladu o zakúpenom tovare alebo službe (z vydanej alebo prijatej faktúry, výdajky alebo príjemky) na základe Čísla dokladu nákupu.
• Aby sa údaje načítali, je potrebné v sprievodcovi najskôr vybrať Typ dokladu nákupu (Vydaná faktúra, Prijatá faktúra, Výdajka, Príjemka). Po stlačení tlačidla  pri poli Číslo dokladu nákupu sa otvorí príslušná evidencia na výber daného dokladu. Po výbere dokladu sa z neho do sprievodcu načítajú údaje (číslo, dátum dokladu nákupu atď.).

Obrázok č. 2: Typy stavov reklamácií/servisu

Rozlíšenie záznamov typom písma

• Záznamy sa zobrazujú odlišným typom písma v závislosti od stavu vybavenia:
  • tučný typ písma - zobrazuje všetky neukončené záznamy, t. j. tie záznamy, ktoré nemajú stav Oznámenie o vybavení, Vybavenie, Vybavenie (zamietnutie).
  • obyčajný typ písma - zobrazuje všetky ukončené záznamy.

Farebné rozlíšenie záznamov

• Záznamy sa zobrazujú odlišnou farbou v závislosti od toho, koľko dní ostáva do konca reklamačnej/servisnej lehoty:
• Pri predzáručnom a pozáručnom servise (pri ktorých nie sú žiadne zákonné lehoty), sa fialovou farbou zobrazujú všetky tie záznamy, pri ktorých zostáva do konca servisnej lehoty 0 dní alebo sú po servisnej lehote.
• Pri záručnom servise a reklamácii (pri ktorých existujú zákonné lehoty), sa fialovou farbou zobrazujú všetky tie záznamy, pri ktorých zostáva do konca reklamačnej/servisnej lehoty 7 až 0 dní. Červenou farbou sa zobrazujú tie záznamy, pri ktorých zostáva do konca reklamačnej/servisnej lehoty 0 dní alebo sú po reklamačnej/servisnej lehote.

Dostupné možnosti

Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov.

Zmena stavu reklamácie/servisu

Vytvoriť úlohu alebo udalosť z reklamácie/servisu

Odoslať e-mail

Zobraziť väzby dokumentu

Zobraziť prílohy

Výberom možnosti sa otvorí formulár, v ktorom možno pridať dokument alebo obrázok (tlačidlo ). Použiť možno aj funkciu Drag&Drop, prípadne prílohu oskenovať. Viac informácií získate v téme Práca s prílohami.

XML komunikácia - export údajov

XML komunikácia - hromadný import údajov