Táto téma Pomocníka je venovaná položke Knižnica dokumentov a obrázkov v ponuke Firma programu OBERON - Agenda firmy.
Základné informácie
- Výberom položky sa otvorí kniha Knižnica dokumentov a obrázkov, ktorá je určená na evidenciu obrázkov alebo ľubovoľných iných dokumentov. Evidencia sa používa napr. pri skladových kartách, kde je možné ku skladovej karte priradiť obrázok, certifikát a pod. V tomto prípade používateľ nepracuje s touto evidenciou priamo, ale pracuje s ňou nepriamo - na skladovej karte.
- Jednotlivé dokumenty a obrázky môžu byť zatriedené do kategórií, ktoré je možné ľubovoľne definovať. Kategórie umožňujú členiť dokumenty a obrázky podľa potrieb firmy, napr. Zmluvy, Certifikáty, Fotografie, Návody atď. Jeden dokument alebo obrázok môže byť zaradený len do jednej kategórie.
- Systém OBERON umožňuje k dokladom (napr. faktúra, objednávka, výdajka a pod.), resp. záznamom z ďalších evidencií (Evidencia zápočtov faktúr, Evidencia reklamácií a servisu...) evidovať aj Prílohy, napr. oskenovanú faktúru. Takéto prílohy sa síce systémovo tiež ukladajú do Knižnice dokumentov a obrázkov, ale používateľ k nim priamo z tejto knihy nemá prístup - k týmto prílohám je možné pristupovať len zo zdrojového miesta v programe (napr. z Knihy pohľadávok).
- Súbory (binárne údaje) môžu byť uložené v databáze alebo v adresári mimo databázy - nastavenia sa nachádzajú v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Všeobecné, záložka Prílohy.
- Pomocou tlačidla Možnosti je možné obrázok alebo dokument oskenovať a zobraziť v náhľade. Obrázok je možné upraviť v jednoduchom vstavanom editore.
Dostupné možnosti
Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov.
Export súborov
Funkcia skopíruje všetky súbory z Knižnice dokumentov a obrázkov do adresára na pevnom disku.
Import súborov (všeobecný)
Z vybraného adresára na disku skopíruje všetky súbory do Knižnice dokumentov a obrázkov.
Import súborov (skladové karty)
Zo zvoleného adresára je možné hromadne importovať súbory a automaticky ich priradiť ku skladovým kartám. Program porovná názov súboru s hodnotou vybraného poľa skladovej karty (napr. Číslo, Čiarový kód). Názov súboru musí na začiatku alebo na konci obsahovať túto hodnotu poľa skladovej karty (napr. číslo skladovej karty), podľa ktorej sa súbor automaticky priradí ku skladovej karte (synchronizuje).
Pri neúspešnom priradení je možné súbory importovať aj bez synchronizácie.
Z dôvodu prehľadnosti je možné korektne naimportované (synchronizované i nesynchronizované) súbory automaticky presunúť do samostatného podadresára.
Oskenovať
Otvorí sa formulár, v ktorom je možné oskenovať obrázok alebo dokument.
Prevod obrázkov do priečinka
Otvorí sa sprievodca, pomocou ktorého je možné všetky obrázky z databázy previesť (skopírovať) do vyhradeného adresára na disku počítača. Tento adresár by mal byť viditeľný pre všetky počítače pripojené v sieťovej prevádzke. Toto riešenie je vhodné použiť pri súborovej databáze Microsoft Access.
Prevod obrázkov do databázy
Otvorí sa sprievodca, pomocou ktorého je možné všetky obrázky z priečinka na disku počítača previesť (skopírovať) do databázy firmy. Obrázky sa uložia priamo do databázy. Každý dokument uložený v databáze zväčší jej veľkosť - čo časom môže byť výrazný problém pri súborovej databáze Microsoft Access, ktorá má maximálnu veľkosť 1GB. Naopak, v prípade SQL servera je to praktické riešenie, keďže (v sieťovej prevádzke) nie je potrebné zdieľať žiadne ďalšie adresáre na disku.
Príbuzné témy
