Táto téma Pomocníka je venovaná položke Výdajky v ponuke Sklad programu OBERON - Agenda firmy.
Základné informácie
- Výberom položky sa otvorí kniha Výdajky, ktorá je určená na evidenciu výdajok - dokladov, ktoré slúžia na výdaj tovaru zo skladu. Na rozdiel od faktúry (pohľadávky) však výdajka nie je daňovým dokladom.
- V knihe výdajok sa doklady zobrazujú podľa príslušnosti ku skladu (výdajka umožňuje vydať tovar len z jedného skladu). V prípade používania viacerých skladov výdajky prislúchajúce k jednotlivým skladom možno zobraziť ako podmnožiny záznamov knihy výdajok. Možno tak urobiť pomocou filtra Sklad v hornej časti evidencie. Zoznam dostupných skladov je možné v prípade potreby obmedziť pomocou používateľských práv.
- Výdajku je možné vytvoriť manuálne (štandardné zadanie) alebo automaticky z iného dokladu (z objednávky, príjemky (ak je potrebné vyskladniť celú príjemku), inej výdajky (pri opakujúcich sa výdajkách je možné každú ďalšiu vytvoriť z už existujúcej), prípadne importom zo súboru typu XML).
- Hneď po vytvorení výdajky sa znížia stavy zásob na skladových kartách a ku každej položke dokladu sa v evidencii Skladové pohyby vytvorí jeden záznam o výdaji.
- Doklady v evidencii je možné v prípade potreby aj upravovať, stavy zásob sa automaticky upravia podľa vykonaných zmien. K dokladu výdajky je možné vytlačiť tlačový výstup Výdajka, prípadne doklad s názvom Dodací list (ide de facto o totožný doklad). V systéme OBERON existuje aj iný dodací list - ide o tlačový výstup v knihe pohľadávok. Ten je možné použiť v prípade, keď sa pri výdaji tovaru zo skladu nevystavuje výdajka, ale rovno faktúra (pohľadávka). Takýto dodací list môže použiť napr. kuriér pri doručení tovaru. Až po jeho prevzatí a úhrade sa odberateľovi doručí faktúra. Iným príkladom je vytlačenie dodacieho listu bez cien len pre kuriéra.
- Výdajky z účtovného hľadiska delíme na:
- vysporiadané - vysporiadaná výdajka je taká, ku ktorej už bol vytvorený daňový doklad (faktúra, vyúčtovanie na fiškálnej pokladnici a pod.), prípadne taká, ku ktorej sa už neočakáva žiadny ďalší doklad, napr. výdaj do spotreby, prevodka a pod.,
- nevysporiadané - výdajky, ku ktorým sa očakáva daňový doklad.
- Nevysporiadanú výdajku je možné vložiť do faktúry a tak vystaviť na vydaný tovar daňový doklad. Jednu alebo viac výdajok je možné vysporiadať tzv. zbernou faktúrou. Výdajky, ktoré boli vysporiadané daňovým dokladom, už nie je možné dodatočne upravovať. Pomocou výdajok je možné aj napr. vydať tovar do spotreby.
- Dátum výdajky je možné zmeniť z jedného účtovného obdobia do nasledujúceho (vzťahuje sa len na doklady z posledného mesiaca). Týmto je možné jednoducho presunúť nevyfakturované výdajky z aktuálneho účtovného obdobia do ďalšieho.
- Výdajky môžu byť rôzneho typu (druhu) - určuje to pole Druh pohybu. Môže ísť o bežné výdajky, prevodky, výdaj do spotreby a pod. Druhy pohybov si môže účtovná jednotka ľubovoľne definovať.
- Najčastejšie používané texty vo výdajkách (pred položkami atď.) je možné preddefinovať, prípadne už zadané texty upravovať alebo mazať. Viac informácií v téme Texty dokladov.
- Do výdajky je možné pridať aj skladové karty typu receptúra. Tým je možné jednoduchšie znížiť stavy zásob receptúr, ktoré sa priamo nepredávajú na Pokladnici OBERON. Skladové pohyby zložiek receptúr sa vytvoria k dokladu hromadne pri uzatvorení dokladu (podobne ako pri prevodke), pri prípadnom vymazaní výdajky sa stavy zásob upravia na pôvodné hodnoty.
- Do výdajky je možné automaticky vkladať viazanú položku (nastavuje sa vo formulári Skladová karta, záložka Základné, pole Číslo viazanej položky) - napr. pri výdaji zálohovaných vratných obalov alebo výdaji tovaru v baleniach (napr. pri výdaji nápoja sa do dokladu automaticky pridá vratný obal (fľaša), prípadne aj balenie (prepravka)).
- Po stlačení tlačidla Možnosti vo formulári Výdajka je možné do výdajky naimportovať položky zo súboru typu XLSX (LibreOffice, Microsoft Excel a pod.). Súbor musí obsahovať identifikátor skladovej karty (napr. číslo, čiarový kód), množstvo a ceny. Ak sa počas importu nenájde k položke dokladu skladová karta, naimportuje sa ako neskladová položka.
- Záznamy v knihe možno filtrovať alebo triediť. Nastaviť kritériá filtrovania alebo triedenia možno po stlačení tlačidla Vlastnosti.
Výdajky v aplikácii ASTON
Dostupné možnosti
Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov.
Vysporiadať výdajku
Funkcia umožní manuálne vysporiadať výdajku, t. j. zapísať do výdajky číslo daňového dokladu, prípadne iného dokladu vysporiadania. Vysporiadanie výdajky je možné v prípade potreby opätovne zrušiť. Manuálne vysporiadanie výdajky odporúčame používať len vo výnimočných prípadoch, na vysporiadanie je potrebné využiť možnosť vloženia výdajky do faktúry, prípadne zaevidovať úhradu výdajky na
Pokladnici OBERON.
Zrušiť vysporiadanie výdajky
Funkcia umožňuje manuálne zrušiť vysporiadanie výdajky, a tým v prípade potreby umožniť úpravu daného dokladu.
Zmena stavu vyskladnenia výdajky
Položka sa zobrazuje, len ak je vo formulári Sklad, záložka Doplňujúce údaje (ponuka Sklad, Sklady) začiarknutá možnosť Evidovať stav vyskladnenia. Funkcia umožňuje zmeniť stav vyskladnenia položiek dokladu, a to dvoma spôsobmi:
- zapísať vyskladnenie na všetky položky,
- zrušiť vyskladnenie (zapísať nulové vyskladnené množstvá).
Bližšie informácie o naskladnení a vyskladnení tovaru sú v téme Sledovanie naskladnenosti a vyskladnenosti tovaru. Stav vyskladnenia položiek dokladu je možné zmeniť aj pomocou aplikácie ASTON.
Doklad - podrobnosti o výnose
Program zobrazí podrobnosti o výnose položiek dokladu (výnos, marža, zľava).
Zobraziť väzby dokumentu
Systém OBERON udržiava medzi súvisiacimi záznamami v rôznych evidenciách väzby. Funkcia zostaví grafický prehľad väzieb daného záznamu, ktorý je zároveň interaktívny - kliknutím pravým tlačidlom myši je možné jednotlivé záznamy zobraziť, upraviť, resp. exportovať.
Zobraziť prílohy
Výberom možnosti sa otvorí formulár, v ktorom možno pridať dokument alebo obrázok (tlačidlo
). Použiť možno aj funkciu
Drag&Drop, prípadne prílohu oskenovať. Viac informácií získate v téme
Práca s prílohami.
Odoslať e-mail
Funkcia
Odoslať e-mail umožňuje na zadaný e-mailový kontakt manuálne odoslať jednoduchú e-mailovú správu. Správu je možné vytvoriť z preddefinovaných predlôh, ktoré možno podľa potreby upravovať, ďalšie predlohy je možné vytvárať podľa požiadaviek účtovnej jednotky. Viac informácií získate v téme
Odosielanie e-mailov v systéme OBERON.
Zaslať SMS
Pomocou sprievodcu je možné ihneď zaslať SMS obchodnému partnerovi (napr. upozornenie na neuhradenú výdajku). Zoznam vytvorených SMS správ je dostupný v ponuke
CRM,
SMS správy. V tejto evidencii je možné napríklad v prípade nedostupnosti mobilného telefónu prijímateľa overiť aj fyzické doručenie danej správy. Bližšie informácie získate v téme
Sprievodca Zaslanie SMS. Zasielanie SMS správ je
spoplatnená služba. Možnosť zaslania SMS správy je dostupná len v prípade, že je v ponuke
Servis,
Nastavenia programu,
oddiel Firma, Moduly povolené používanie modulu
CRM a registratúra. Viac informácií získate v téme
Odosielanie SMS správ v systéme OBERON.
Vernostný systém - kumulovanie benefitov
Zobrazí sa
formulár Vernostný systém - kumulovanie benefitu, v ktorom je možné zadať alebo nasnímať číslo vernostnej karty, prípadne získať informácie o jej používaní. Po použití tejto funkcie sa na vernostnej karte navýši počet vernostných bodov podľa nastavení vernostného systému. Viac informácií získate v téme
Vernostný systém v pohľadávkach a výdajkách.
Vernostný systém - transakcie
Zobrazia sa transakcie evidované k danej výdajke.
Úprava dokladu - prenesenie daňovej povinnosti
Funkcia umožňuje v prípade potreby zmeniť na položkách dokladu príznak
Prenesenie daňovej povinnosti v závislosti od zadaného kódu kombinovanej nomenklatúry a odberateľa - platiteľa/neplatiteľa DPH zadaného v záložke
Obchodný partner. Funkciu možno použiť napr. pri zmene odberateľa z neplatiteľa na platiteľa DPH alebo opačne. Viac informácií v téme
Prenesenie daňovej povinnosti.
XML komunikácia - export údajov
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje exportovať údaje z tejto evidencie do súboru typu XML. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii.
XML komunikácia - import dokladu
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje importovať údaje zo súboru typu XML do tejto evidencie. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii.
XML komunikácia - hromadný import dokladov
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje importovať údaje zo súboru typu XML do tejto evidencie. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii.
XML komunikácia - odoslať e-mail
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje exportovať záznam vo formáte XML a následne ho odoslať elektronickou poštou. V prípade potreby je možné do e-mailu pripojiť súbor vo formáte PDF.
Príbuzné témy
