Evidencia zápočtov v OBERON-e

Od verzie systému OBERON December/2020 pribudla v module Účtovníctvo nová kniha – Evidencia zápočtov faktúr. Táto osobitná evidencia umožňuje vytvoriť zápočet (dohodu o zápočte) vzájomných pohľadávok a záväzkov medzi účtovnou jednotkou a odberateľom, ktorý je zároveň aj dodávateľom. Špecialitou, ktorá v iných účtovných systémoch nie je bežne dostupná, je tzv. zaúčtovanie súhrnnej platby. Čo táto funkcia zahŕňa, ako aj všetko podstatné o vzájomných zápočtoch dokladov v OBERON-e, sa dozviete v nasledujúcom prehľade.

Evidencia zápočtov faktúr

Kniha Evidencia zápočtov faktúr v systéme OBERON predstavuje samostatnú evidenciu na vedenie záznamov o jednotlivých zápočtoch pohľadávok a záväzkov. Vzájomný zápočet pohľadávok a záväzkov predstavuje jednu z foriem úhrad týchto dokladov, pričom zápočtom je možné navzájom započítať (uhradiť) pohľadávky a záväzky evidované voči tomu istému obchodnému partnerovi.

Legislatívne vzájomný zápočet pohľadávok a záväzkov upravuje Občiansky zákonník v § 580 – 581 a Obchodný zákonník v § 358 – 364.

Druhy zápočtov dokladov v OBERON-e

Pokiaľ ide o vzájomné zápočty, v OBERON-e sa rozlišujú tieto druhy zápočtov:

1. Jednostranný zápočet

V prípade jednostranného zápočtu ide o unilaterálny právny úkon, na ktorého platnosť a účinnosť sa nevyžaduje súhlas druhej strany. Jednostranné započítanie pohľadávok je prejavením vôle jedného účastníka započítať druhému účastníkovi vzájomné pohľadávky, a to bez ohľadu na to, či s takýmto započítaním druhá strana súhlasí, alebo nie.

Ak sa jedna strana rozhodne pre vzájomný zápočet jednostranným úkonom, je potrebné splniť nasledujúce podmienky:

• pohľadávky nie sú na náhradu škody spôsobenej na zdraví,
• pohľadávky je možné postihnúť výkonom rozhodnutia,
• pohľadávky nie sú premlčané a zároveň sa ich vyplatenia nemožno domáhať na súde,
• všetky započítavané pohľadávky sú splatné.

Pri automatickom vytvorení jednostranného zápočtu sa do tohto zápočtu zaradia len faktúry, ktoré sú po lehote splatnosti.

2. Zápočet dohodou

Pri tomto druhu zápočtu nie je nutné splniť predchádzajúce podmienky (na základe dohody strán možno započítať akékoľvek vzájomné pohľadávky). V prípade zápočtu dohodou je však potrebné, aby prvý účastník predložil takýto zápočet druhému účastníkovi na odsúhlasenie. Po odsúhlasení a potvrdení zápočtu posiela druhý účastník jednu kópiu zápočtu späť prvému účastníkovi a až potom môže byť zápočet zaúčtovaný.

3. Zaúčtovanie súhrnnej platby

V tomto treťom špeciálnom prípade ide o zaúčtovanie prijatej hromadnej platby od sprostredkovateľa a úhradu vystavených faktúr jednotlivých odberateľov. Inými slovami, týmto spôsobom je možné zaúčtovať zápočet medzi odberateľmi a tretím partnerom, ktorý sprostredkúva predaj tovarov alebo služieb a prijíma platby v mene účtovnej jednotky.

Typickým príkladom sú zľavové portály, rezervačné portály ubytovania alebo v dnešnej dobe čoraz obľúbenejšie internetové obchody využívajúce platobné brány. Tie od zákazníkov inkasujú peniaze (zákazníci spravidla platia platobnou kartou). Následne za určité obdobie zasielajú súhrnnú platbu účtovnej jednotke. Daňové doklady vystavuje vždy účtovná jednotka priamo zákazníkovi, čiže tretia strana vystupuje v roli sprostredkovateľa. Platba prijatá účtovnou jednotkou od sprostredkovateľa nie je záväzkom – je to len platba, z ktorej je spravidla odpočítaná provízia. Viac informácií je možné získať v téme Účtovanie faktúr za ubytovanie cez rezervačný portál.

Započítať pohľadávky je možné len do výšky, v akej sa kryjú. Ak sú vzájomné doklady pre zápočet v rôznej výške, započítať je možné aj časť faktúry, t. j. faktúra bude uhradená čiastočne.

Po vytvorení zápočtu sa do účtovného, resp. peňažného denníka automaticky zapíšu úhrady faktúr uvedených v zápočte. Úhrady sa zaúčtujú podľa predkontácií zadaných v zápočte, spravidla sú to interné doklady.

Spôsoby vytvorenia zápočtu

Z hľadiska výberu faktúr do vzájomného započítania v systéme OBERON je možné postupovať viacerými spôsobmi :

• Manuálny výber faktúr – do zápočtu sa vyberajú faktúry manuálne, a to tak z knihy pohľadávok, ako aj z knihy záväzkov. Prípadný vzniknutý rozdiel v započítaných faktúrach je potrebné upraviť manuálne. Pri výbere faktúr sa zobrazujú len neuhradené doklady daného obchodného partnera. Pri manuálnom výbere je do zápočtu možné faktúry vybrať aj hromadne, a to pomocou označovania záznamov.
• Automatická tvorba zápočtu – započítané doklady (faktúry) sa do zápočtu vyberajú automaticky. Vyberú sa všetky neuhradené faktúry z knihy pohľadávok a záväzkov s daným obchodným partnerom (pri jednostrannom zápočte len po lehote splatnosti). Celková započítaná suma sa nakoniec automaticky upraví podľa toho, či sú navzájom fakturované sumy rovnaké alebo nie. V prvom prípade sa pohľadávky a záväzky vzájomne vynulujú, v druhom, častejšom prípade sa celková započítaná suma upraví podľa toho, ktorá strana vyfakturovala menej.