GDPR a ubytovacie zariadenia

V súvislosti s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) General Data Protection Regulation (GDPR) sa u prevádzkovateľov ubytovacích zariadení objavilo viacero otázok týkajúcich sa spracúvania osobných údajov hostí. Mnohí ubytovatelia sa cítia zneistení a často nevedia, ako správne postupovať. Čo teda nová legislatíva od 25.05.2018 pre ubytovacie zariadenia prináša?

Súhlas so spracovaním osobných údajov

Asi najfrekventovanejšou otázkou v súvislosti s GDPR je, či je od svojich hostí potrebné žiadať o súhlas so spracovaním osobných údajov. Odpoveď v tomto prípade znie: Nie, pokiaľ máte osobné údaje hostí v OBERON-e, pretože ste im poskytli alebo poskytnete ubytovanie. Žiadny ďalší súhlas ako prevádzkovateľ ubytovacieho zariadenia už od hosťa nepotrebujete. Uvedené údaje zbierate z dôvodu plnenia zmluvy. Okrem toho ich zbierate aj z titulu zákonnej povinnosti. Zákon č. 404/2011 o pobyte cudzincov ukladá ubytovateľom povinnosť pri ubytovaní overiť totožnosť cudzinca (zvyčajne predložením cestovného alebo iného dokladu preukazujúceho jeho totožnosť). Pre potreby zápisu do knihy ubytovaných a vyplnenia úradného tlačiva o hlásení pobytu cudzinca je ubytovateľ ďalej povinný zaevidovať nasledujúce údaje: meno a priezvisko, dátum a miesto narodenia (štát), štátnu príslušnosť, trvalý pobyt v domovskom štáte, číslo cestovného dokladu, druh, číslo a platnosť víza a mená a priezviská spolucestujúcich detí. Ak si k tomu uložíte aj e-mail a telefónne číslo, je to tiež v poriadku z titulu oprávneného záujmu – aby ste mohli hosťom poslať inštrukcie k pobytu a zavolať im, ak si niečo na izbe zabudnú. A môžete si ich ponechať primeraný čas.

Priamy marketing

Iným prípadom je spracovanie osobných údajov na účely priameho marketingu (zasielanie spravodajcov, resp. newslettrov). Spôsob, akým sa používatelia prihlasovali na odber noviniek, sa zmenil. Po novom musia dať jasný súhlas, že chcú novinky dostávať. Doteraz stačil len predpoklad, že ak používateľ vyplnil registračný formulár, automaticky tak vyjadril súhlas s odoberaním spravodajcov. Na tento účel sa využívalo aj už začiarknuté začiarkavacie políčko. Podľa novej legislatívy toto políčko bude musieť byť prázdne a používateľ ho bude musieť sám začiarknuť. V OBERON-e tiež pripravujeme tlačový výstup, ktorý bude slúžiť na získanie súhlasu so spracovaním osobných údajov.

Kamerový systém

Ak priestory ubytovacieho zariadenia a okolia monitorujete kamerovým systémom preto, aby vám alebo vašim hosťom niekto niečo neukradol, je to v poriadku z dôvodu oprávneného záujmu. Údaje však neevidujte zbytočne dlho. Odporúčame kamerový systém nastaviť na automatické mazanie údajov po čase nutnom na ich uchovávanie. Hostí zároveň o tom informujte – stačí prostredníctvom ceduliek.

Pre ubytovateľov platia aj ostatné zásady ochrany osobných údajov, ktoré boli bližšie popísané v článku GDPR – čo to je a ako sa naň pripraviť? Ďalšie informácie o novej legislatíve je možné získať priamo na webovej stránke Úradu na ochranu osobných údajov.