Táto téma Pomocníka obsahuje informácie o typoch dokladov v Knihe pohľadávok a v Knihe záväzkov tak v podvojnom účtovníctve, ako aj v jednoduchom účtovníctve.

Základné informácie

• Typ dokladu v Knihe pohľadávok a v Knihe záväzkov bližšie určuje druh dokladu v týchto evidenciách. Napr. typy dokladu Faktúra na zálohu a Faktúra v cudzej mene bližšie určujú druh dokladu Faktúra. Typy dokladov je tak možné použiť na podrobnejšie členenie dokladov rovnakého druhu.
• Jednotlivé typy dokladov je možné nadefinovať vo formulári Typ dokladu - kniha pohľadávok/záväzkov dostupnom z  číselníka Typy dokladov - kniha pohľadávok/záväzkov po stlačení tlačidla Nový (ponuka Fakturácia, Typy dokladov).
• Formulár umožňuje pre jednotlivé typy dokladov nastaviť atribúty, ako napr. samostatný číselný rad, spôsob zaokrúhľovania celkovej sumy dokladu, či je doklad v tuzemskej alebo cudzej mene a iné.
• Samostatné číselné rady pre rôzne typy dokladov v knihe pohľadávok a v knihe záväzkov možno používať napr. na oddelenie zálohových faktúr, zahraničných faktúr a pod. Viac informácií získate nižšie v časti Číselné rady.
• Po nadefinovaní typov dokladov sa vždy v sprievodcovi vytváraním nového dokladu napr. v knihe pohľadávok výberom v rozbaľovacom zozname Typ dokladu určí, ku ktorému typu dokladu bude nová pohľadávka prislúchať.

Druh dokladu

Vzhľadom na to, že typy dokladov si môžu používatelia podľa potreby vytvárať sami, je dôležité mať pri každom type dokladu jednoznačne určené, k akému druhu dokladu prislúcha. Na základe druhu dokladu sa program rozhoduje, ako bude s dokladom pracovať. Druhy dokladov sú v programe pevne dané a nie je ich možné upravovať. Druhy dokladov v Knihe pohľadávok a v Knihe záväzkov sú tieto:

• Faktúra - štandardná faktúra (pohľadávka alebo záväzok).
• Iná pohľadávka (záväzok) - na evidenciu iných pohľadávok/záväzkov.
• Dobropis - oprava základu dane, ďalšie informácie získate v téme Oprava základu DPH - dobropis a ťarchopis.
• Ťarchopis - oprava základu dane, ďalšie informácie získate v téme Oprava základu DPH - dobropis a ťarchopis.
• Colný dlh - dovoz tovaru zo zahraničia.
• Zálohová faktúra - zálohová faktúra, ktorá nie je daňovým dokladom.

Ku každému druhu dokladu v Knihe pohľadávok a v Knihe záväzkov je možné vytvoriť jeden alebo viac typov dokladu, napr. k druhu dokladu Faktúra možno vytvoriť typy dokladu Faktúra na zálohu, Faktúra v cudzej mene, Faktúra tovarová, Faktúra za služby, Faktúra na prijatú zálohu, Zberná faktúra, Faktúra v režime OSS CZ atď.

Číselné rady

• Pri vytváraní nového dokladu v knihe pohľadávok alebo záväzkov sa novému dokladu automaticky priradí číselné označenie tak, aby číselné označenie dokladov tvorilo súvislý číselný rad. Všetky doklady, bez ohľadu na typ dokladu, môžu byť číslované jedným číselným radom. V niektorých prípadoch je však vhodné používať samostatné číselné rady pre rôzne typy dokladov. Samostatné číselné rady možno používať napr.:
  • na oddelenie zálohových faktúr, zahraničných faktúr a pod.,
  • pri používaní transportu údajov na import faktúr z pobočiek (vlastných prevádzok),
  • vo väčšej firme používajúcej číslovanie podľa prevádzok.
• Nastaviť viac samostatných číselných radov pre rôzne typy dokladov v knihe pohľadávok/záväzkov je možné vo formulári Typ dokladu - kniha pohľadávok/záväzkov (ponuka Fakturácia, Typy dokladov). Výberom z rozbaľovacieho zoznamu Číselný rad je možné pre daný typ dokladu stanoviť, do akého číselného radu bude zahrnutý. Pritom platí, že jeden číselný rad môže byť spoločný pre viac typov dokladov. V prípade potreby možno výber číselných radov dopĺňať (tlačidlo ).
• Pri nastaveniach číselného radu je možné nastaviť tzv. prefix číselného radu, napr. VF pre vystavené faktúry. Formát čísla sa určí pri zadávaní prvého dokladu (daného typu) v danom účtovnom období. Predvolenou hodnotou môže byť formát RRFF00001 alebo RRFFVV0001, kde RR je aktuálny rok účtovného obdobia, FF je číselný prefix (z nastavenia číselného radu - nepovinná hodnota), VV môže byť číselné označenie prevádzky, napr. 16VF00001, 1600001, 16VF010001. Tieto nastavenia sa uplatňujú len pri vytváraní prvého dokladu, ďalšie čísla dokladov sa generujú už len inkrementáciou prvého čísla.
• Formát čísla dokladov v knihe pohľadávok alebo záväzkov môže byť v podstate ľubovoľný - formát sa určí pri zadaní prvého dokladu. Môže byť kombináciou alfanumerických znakov, interpunkčných znamienok a prípadne ďalších znakov. Dôležité je však to, aby číselný index, ktorý bude program automaticky navyšovať, bol na konci číselného označenia, napr. 21/00001 (nesprávne by bolo 00001/21).
• V prípade manuálneho zadania prvého čísla dokladu je potrebné uviesť dostatočný počet núl podľa predpokladaného najvyššieho dosiahnutého čísla dokladu. Napr. číslo 21VF001 (kde 21VF predstavuje alfanumerický prefix a 001 číselný index) by bolo možné použiť len v prípade, že účtovná jednotka nebude mať viac ako 999 dokladov daného typu za účtovný rok.