Táto téma Pomocníka je venovaná postupu zúčtovania zálohovej faktúry tak v podvojnom účtovníctve, ako aj v jednoduchom účtovníctve.

Základné informácie

• Pred prijatím zálohy za dodanie tovaru alebo služby dodávateľ spravidla vystavuje zálohovú faktúru (preddavková faktúra, predfaktúra, proforma faktúra), ktorá nie je daňovým ani účtovným dokladom. Zúčtovaním zálohovej faktúry sa myslí vystavenie daňového dokladu k vystavenej zálohovej faktúre.
• Po prijatí zálohy za dodanie tovaru alebo služby má dodávateľ - platiteľ DPH povinnosť vystaviť v závislosti od toho, kedy sa dodanie tovaru alebo služby zrealizuje, daňový doklad, a to buď faktúru k prijatej zálohe, t. j. faktúru na zálohu, alebo konečnú (ostrú) vyúčtovaciu faktúru.
• V prípade, že sa dodanie tovaru alebo služby nezrealizuje v lehote do 15 dní od prijatia zálohy, dodávateľ vystaví do 15 dní od prijatia zálohy, resp. do konca kalendárneho mesiaca, v ktorom bola záloha prijatá, daňový doklad faktúru na zálohu. Následne po dodaní tovaru alebo služby vystaví konečnú vyúčtovaciu faktúru ako konečný daňový doklad, v ktorom bude zúčtovaná faktúra na zálohu a uvedený dodaný tovar alebo služba.
• Ak sa dodanie tovaru alebo služby zrealizuje v lehote do 15 dní od prijatia zálohy, dodávateľ vystaví len jeden daňový doklad - konečnú vyúčtovaciu faktúru, v ktorej bude zúčtovaná zálohová faktúra a uvedený dodaný tovar alebo služba.
• V systéme OBERON je možné jednou konečnou faktúrou zúčtovať jednu alebo ľubovoľný počet zálohových faktúr. Musí byť pri tom splnená podmienka, že všetky vystavené zálohové faktúry, ktoré chcete zúčtovať, musia byť vystavené na toho istého obchodného partnera. Túto podmienku je nutné dôsledne dodržať (program ponúka pri vystavení konečnej faktúry zoznam zálohových faktúr obchodného partnera uvedeného na konečnej faktúre).

1. Dodanie tovaru alebo služby sa nezrealizuje v lehote do 15 dní od prijatia zálohy

1.1 Postup zúčtovania zálohovej faktúry faktúrou na zálohu

1. V ponuke Fakturácia otvorte Knihu pohľadávok.
2. Stlačte tlačidlo Nový, otvorí sa sprievodca Nový doklad. Zvoľte spôsob vyhotovenia novej pohľadávky, typ dokladu Faktúra na zálohu a zadajte, resp. vyberte obchodného partnera. Stlačením tlačidla Dokončiť sa otvorí formulár Pohľadávka.
3. Stlačte tlačidlo Možnosti a vyberte Zúčtovanie zálohovej faktúry. Zobrazí sa zoznam nezúčtovaných zálohových faktúr, resp. faktúr na prijaté zálohy vystavených na vybraného obchodného partnera.
4. V zozname zálohových faktúr vyberte zálohovú faktúru (prípadne viac zálohových faktúr), ktorá sa má zúčtovať, a stlačte tlačidlo OK. Program vybranú zálohovú faktúru umiestni do položiek faktúry. Po stlačení tlačidla Oprava na kladnej položke je možné zmeniť sadzbu DPH na zálohovej faktúre.
5. V rekapitulácii súm dokladu je v poli Záloha uvedený súčet súm vybraných zálohových faktúr.
6. Faktúru uložte tlačidlom OK. Do knihy vydaných faktúr (pohľadávok) sa uloží faktúra k prijatej platbe (faktúra na zálohu).

1.2 Postup zúčtovania faktúry na zálohu konečnou vyúčtovacou faktúrou

1. V ponuke Fakturácia otvorte Knihu pohľadávok.
2. Stlačte tlačidlo Nový, otvorí sa sprievodca Nový doklad. Zvoľte spôsob vyhotovenia novej pohľadávky, typ dokladu Faktúra a zadajte, resp. vyberte obchodného partnera. Stlačením tlačidla Dokončiť sa otvorí formulár Pohľadávka.
3. Vo formulári definujte formu úhrady, dátum vystavenia, dodania, splatnosť atď.
4. Stlačte tlačidlo Možnosti a vyberte Zúčtovanie zálohovej faktúry. Zobrazí sa zoznam nezúčtovaných zálohových faktúr, resp. faktúr na prijaté zálohy vystavených na vybraného obchodného partnera.
5. V zozname nezúčtovaných zálohových faktúr vyberte faktúru na prijatú zálohu, ktorá sa má zúčtovať, a stlačte tlačidlo OK. Program vybranú faktúru na zálohu umiestni do položiek faktúry ako dve položky: zápornú a kladnú. Kladnú položku vymažte a do faktúry pridajte položky, na ktoré bola prijatá záloha, prípadne aj ďalšie položky.
6. V prípade, že nechcete zúčtovať celú faktúru na zálohu, stlačte na položke tlačidlo Oprava a upravte výšku zúčtovanej sumy.
7. Faktúru uložte tlačidlom OK. Do knihy vydaných faktúr (pohľadávok) sa uloží konečná (ostrá) vyúčtovacia faktúra.

2. Dodanie tovaru alebo služby sa zrealizuje v lehote do 15 dní od prijatia zálohy

2.1 Postup zúčtovania zálohovej faktúry konečnou vyúčtovacou faktúrou

1. V ponuke Fakturácia otvorte Knihu pohľadávok.
2. Stlačte tlačidlo Nový, otvorí sa sprievodca Nový doklad. Zvoľte spôsob vyhotovenia novej pohľadávky, typ dokladu Faktúra a zadajte, resp. vyberte obchodného partnera. Stlačením tlačidla Dokončiť sa otvorí formulár Pohľadávka.
3. Vo formulári definujte formu úhrady, dátum vystavenia, dodania, splatnosť atď.
4. Stlačte tlačidlo Možnosti a vyberte Zúčtovanie zálohovej faktúry. Zobrazí sa zoznam nezúčtovaných zálohových faktúr, resp. faktúr na prijaté zálohy vystavených na vybraného obchodného partnera.
5. V zozname zálohových faktúr vyberte zálohovú faktúru (prípadne viac zálohových faktúr), ktorá sa má zúčtovať, a stlačte tlačidlo OK. Program vybranú faktúru na zálohu umiestni do položiek faktúry ako dve položky: zápornú a kladnú. Kladnú položku vymažte a do faktúry pridajte položky, na ktoré bola prijatá záloha, prípadne aj ďalšie položky.
6. V rekapitulácii súm dokladu je v poli Záloha uvedený súčet súm vybraných zálohových faktúr.
7. Faktúru uložte tlačidlom OK. Do knihy vydaných faktúr (pohľadávok) sa uloží konečná (ostrá) vyúčtovacia faktúra.