Tipy a triky – OBERON napíše e-maily za vás

Chceli by ste vytvoriť e-mail pre svojho dodávateľa alebo odberateľa, v ktorom by boli napr. všetky položky faktúry alebo objednávky na jeden klik? OBERON doteraz dokázal generovať e-mail, no teraz už za Vás napíše aj text e-mailu a to automaticky prostredníctvom jeho predlohy.

Stačí vybrať obchodného partnera a zvoliť predlohu e-mailu, ktorý chcete poslať. Na rôznych evidenciách si tak viete do obsahu e-mailu dotiahnuť položky priamo z dokladu danej evidencie. E-mail si môžete vytvoriť napr. v prípade, ak potrebujete kontaktovať svojich dodávateľov/odberateľov ohľadom objednávok, rezervácií, upomienok, fakturácie atď..

E-mailový klient je priamo integrovaný do OBERON-u, čiže priamo z dokladu, ktorý máte označený v evidencii stačí zvoliť v kontextovom menu „Odoslať E-mail“ a OBERON automaticky otvorí okno s už napísaným obsahom E-mailu a vyplnenou e-mailovou adresou adresáta. Je to veľmi jednoduché a hlavne efektívne riešenie, pretože nemusíte kopírovať texty z programu do e-mailového klienta ručne.

Čo je to e-mailová predloha?

Predlohy sú preddefinované šablóny e-mailov nad danou evidenciou. E-mailová predloha okrem statického textu obsahuje aj ľubovoľné atribúty a položky z konkrétneho dokladu. Tieto predlohy sú dostupné v evidenciách, ktorých záznamy majú väzbu na Obchodného partnera. Predlohu je možné spustiť pravým klikom myši na konkrétnom zázname v evidencii a výberom položky „Odoslať e-mail“, alebo cez tlačidlo Možnosti/Odoslať e-mail. Predlohy značne zefektívňujú komunikáciu s Vašimi obchodnými partnermi, predovšetkým pri opakovanom zasielaní správ.

Kde môžete e-mailové predlohy použiť?

E-mailové predlohy v module Sklad

• Preddefinované predlohy pre faktúry (pohľadávky):
  • Vystavenie faktúry
  • Upomienka
  • Upomienka – pokus o zmier
  • Faktúra k úhrade – zákazník
  • Vystavenie faktúry s položkami
  • Upomienka s položkami

• Preddefinované predlohy pre Objednávky (prijaté aj vydané):
  • Objednávka
  • Objednávka ponuka
  • Objednávka – s položkami
  • Objednávka – ponuka s položkami
  • Výdajky a Príjemky – možnosť vytvorenia vlastných predlôh

Preddefinované predlohy v module CRM

• Úlohy a Udalosti – možnosť vytvorenia vlastných predlôh

E-mailové predlohy v module Hotelová a recepcia

• Kniha rezervácií (aj rezervácie v grafickom prehľad izieb)

  • Voľný alebo obsadený termín

  • Potvrdenie rezervácie – (so zálohou, bez zálohy, aj v anglickom jazyku)

  • Potvrdenie prijatia zálohy (aj v anglickom jazyku)

  • Potvrdenie prijatia času príchodu (aj v anglickom jazyku)

  • Voľný termín (podrobná kalkulácia ceny)

• Kniha ubytovaných – možnosť vytvorenia vlastných predlôh

Upravte alebo vytvorte si e-mailovú predlohu podľa vlastných predstáv

Niektoré evidencie obsahujú základné predlohy, ktoré je možné používateľsky zmeniť alebo jednoducho vytvoriť nové. Obsah e-mailu si dokážete prispôsobovať podľa vlastných potrieb. Predlohu si môžete vyskladať z:

• každá predloha môže mať viac jazykových mutácií

• obrázkov, loga, podpisu

• premenných, atribútov nadradeného dokladu z databázy

• vlastného textu a HTML prvkov (ako sú napr. tabuľky, vrátane formátovania)

• textu Predmetu správy

Postup pre vytvorenie vlastnej prílohy nájdete v Pomocníkovi OBERON.

Dôležité/minimálne nastavenia

Aby OBERON mohol odosielať alebo sprostredkovať odosielanie e-mailov, je potrebné vykonať tieto minimálne nastavenia:

1. Nastavenie typu poštového klienta (MAPI alebo SMTP). Viac info v Pomocníkovi OBERON (záložka E-mail)

2. Nastavenie e-mailu pre Vašu firmu – potrebné zadať Váš e-mail Firma/Údaje o firme/Záložka Doplňujúce údaje

3. K údajom o obchodných partneroch, ktorým chcete zasielať e-maily je potrebné doplniť e-mailové adresy v ponuke Firma/Obchodní partneri/Partner/Záložka Kontakt