Táto téma Pomocníka je venovaná položke Presun príloh dokumentov do archívu v ponuke Firma programu OBERON - Agenda firmy.

Základné informácie

• Výberom položky sa otvorí sprievodca, pomocou ktorého možno hromadne presunúť elektronické prílohy dokumentov z aktuálnej databázy firmy do archívnej databázy, t. j. do elektronického archívu.
• Prílohy dokumentov budú aj po presunutí v OBERON-e naďalej dostupné, pretože sa budú načítavať z archívnej databázy. Po presunutí príloh dokumentov do archívnej databázy totiž program pri pokuse o zobrazenie prílohy v danej evidencii vyhľadáva túto prílohu najskôr v aktuálnej databáze. Ak ju nenájde, vyhľadáva ju aj v archívnej databáze.
• Cieľom presunu príloh dokumentov do elektronického archívu je zníženie veľkosti aktuálnej databázy účtovnej jednotky a zvýšenie rýchlosti zálohovania. Viac informácií získate v téme Elektronický archív, časť Technické informácie.

Postup presunu príloh

• Pri hromadnom presune príloh dokumentov do archívu postupujte podľa nasledujúcich krokov:
  1. Zvoľte spôsob hromadného presunu príloh dokumentov. Na výber sú dve možnosti:
     • Presunúť do elektronického archívu firmy - prílohy dokumentov sa z aktuálnej databázy presunú do novej archívnej databázy, ktorá sa automaticky vytvorí (ak ešte neexistuje). Po presune stačí archívnu databázu jednorazovo zálohovať. Tento spôsob presunu zároveň umožňuje zvoliť, či sa má vykonať aj hromadný export príloh dokumentov do adresára na disku počítača.
     • Exportovať prílohy na disk počítača a z databázy ich odstrániť (skartovať) - pri zvolení tohto spôsobu sa vykoná hromadný export príloh dokumentov do adresára na disku počítača a zároveň sa z prílohy z aktuálnej databázy firmy odstránia (skartujú).
  2. Zadajte obdobie, za ktoré sa majú prílohy dokumentov presunúť, resp. skartovať.
  3. V prípade potreby zvoľte adresár na disku počítača, do ktorého sa prílohy vyexportujú. V danom adresári sa automaticky vytvorí podadresár s daným obdobím (rokom) a ďalšie podadresáre podľa jednotlivých evidencií.
  4. Zvoľte evidencie, s ktorými sa bude pracovať. Na označenie všetkých evidencií stlačte pravé tlačidlo myši a zvoľte možnosť Označiť všetky.
  5. Po stlačení tlačidla Dokončiť sa vykoná hromadný presun (export) príloh dokumentov.