Táto téma Pomocníka popisuje možnosti práce s prílohami v systéme OBERON.

Základné informácie

• Systém OBERON umožňuje vo vybraných evidenciách (tých, kde to má praktický význam: Výdajky, Príjemky, Objednávky prijaté, Kniha pohľadávok, Kniha záväzkov, Objednávky vydané, Dokumenty a výkazy pracovníkov, Kniha rezervácií, Kniha ubytovaných, Hotelové účty, Obchodní partneri, Evidencia reklamácií a servisu, Evidencia zápočtov faktúr...) evidovať ku každému záznamu prílohy (t. j. dokumenty a obrázky).
• V závislosti od konkrétnej evidencie môžu byť prílohy rôzne, napr. v knihe záväzkov možno k zaevidovanému záväzku pripojiť prijatú faktúru, v evidencii reklamácií a servisu možno pripojiť k záznamu reklamácie reklamačný formulár a pod.).
• Prílohu možno k záznamu štandardne pripojiť pomocou tlačidla Prílohy. Jeho stlačením sa otvorí formulár, v ktorom možno pridať, resp. oskenovať dokument alebo obrázok. Po stlačení tlačidla  sa otvorí formulár Príloha, v ktorom možno po stlačení tlačidla výberu  nalistovať dokument z vybraného umiestnenia v počítači.
• Systém OBERON podporuje aj iný manuálny spôsob pripájania príloh k jednotlivým záznamom, a to pomocou funkcie Drag&Drop (angl. Potiahni a pusť), ktorá umožňuje jednoducho a rýchlo vkladať dokumenty a obrázky v rôznych formátoch medzi prílohy záznamu v OBERON-e. Napríklad jednoduchým potiahnutím myši je možné vložiť prílohu prijatej faktúry z e-mailu, obrázok z internetového prehliadača, prípadne prílohu z celého radu aplikácií podporovaných systémom Windows, ako sú Messenger, WhatsApp, Discord atď.
• K záznamu možno automaticky pripojiť prílohu po vytvorení súboru tlačového výstupu vo formáte PDF a následnom podpísaní digitálnym podpisom vygenerovaným v OBERON-e alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP) vo formulári Tlačové výstupy (napr. tlačový výstup faktúry sa po podpise uloží k danému záznamu ako príloha vo formáte PDF). Podpísaná príloha sa automaticky stáva súčasťou aj elektronického archívu.
• V evidenciách, ktoré umožňujú evidovať prílohy, možno dokumenty podpisovať pomocou digitálnej podpisovej podložky. Do vygenerovaného tlačového výstupu (vo formáte PDF) sa po podpise na digitálnej podpisovej podložke vloží podpis zákazníka, a tým sa dokument digitálne podpíše. Takýto dokument sa automaticky uloží ako príloha k danému záznamu v danej evidencii a zároveň sa stane súčasťou elektronického archívu. Viac informácií získate v téme Digitálna podpisová podložka EXALOGIC-DSP1.
• Po pripojení prílohy (prípadne viacerých príloh) k záznamu možno tieto prílohy zobraziť jednoduchým dvojklikom na bunku s kancelárskou sponou, ktorá sa zobrazí pri zázname v danej evidencii.

Ďalšie informácie

• Vo formulári Prílohy dokladu/záznamu je k dispozícii jednoduchý režim zobrazenia bez automatického náhľadu danej prílohy. V tomto režime je možné mať dané okno vždy na vrchu (tlačidlo Vždy na vrchu) nad napr. e-mailovým klientom, a tak jednoducho pomocou funkcie Drag&Drop automaticky vložiť prílohu z e-mailu, napr. prijatú faktúru vo formáte PDF.
• Pri prílohách typu obrázok systém OBERON podporuje automatické zmenšovanie pri ich vkladaní medzi prílohy, ak veľkosť obrázka presahuje maximálnu povolenú veľkosť (nastavenú v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Všeobecné, záložka Prílohy). Príloha typu BMP (nekomprimovaný formát obrázka) sa automaticky mení na komprimovaný typ JPG, t. j. obrázok je zmenšený vždy.
• V nastaveniach programu (ponuka Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Všeobecné, záložka Prílohy) možno zvoliť spôsob ukladania príloh - obrázkov a iných dokumentov v OBERON-e:
  • Do databázy - dokumenty a obrázky sa budú ukladať priamo do databázy. Každý dokument alebo obrázok uložený v databáze zväčší jej veľkosť, čo by časom mohol byť výrazný problém pri súborovej databáze Microsoft Access, ktorá má maximálnu veľkosť 1GB. Naopak, v prípade SQL servera je to odporúčané nastavenie (keďže v sieťovej prevádzke nie je potrebné zdieľať žiadne ďalšie adresáre na disku). V prípade umiestnenia databázy mimo lokálnej počítačovej siete (v cloude) je potrebné zvoliť túto možnosť.
  • Do vyhradeného adresára (mimo databázy) - súbory sa nakopírujú do nastaveného adresára. Tento adresár by mal byť viditeľný pre všetky počítače v lokálnej počítačovej sieti. Toto riešenie je vhodné pri používaní súborovej databázy Microsoft Access.