CRM a registratúra

Customer Relationship Management (riadenie vzťahov so zákazníkmi)

Nástroj na plánovanie pracovných a osobných stretnutí, školení, evidencia rôznych úloh, či udalostí. Vedenie evidencie registratúry dokumentov podľa zákona 395/2002 Z. z o archívoch a registratúrach.

CRM a registratúra je tvorený z dvoch častí

CRM - Pomocou modulu CRM je možné riadiť nielen proces predaja, ale aj servisu, služieb a ďalších činností spojených s kompletnou starostlivosťou o zákazníkov. Zásadným prínosom nasadenia systému je zlepšenie organizácie, zlepšenie vzťahov so zákazníkmi, sprehľadnenie všetkých procesov, ich presná evidencia, evidencia kompletnej histórie

Registratúra - Registratúra je modul vytvorený pre účely vedenia evidencie registratúry dokumentov podľa zákona 395/2002 Z. z o archívoch a registratúrach. V module je možné spravovať registratúrny plán a viesť registratúrny (podací) denník.

Základné funkcie CRM

  • Sledovanie obchodných prípadov, úloh a udalostí
  • Grafické zobrazenie úloh a udalostí
  • Úlohy a udalosti zadávať zamestnancom s ich následným vyhodnocovaním
  • Evidovať zákazníkov
  • Notifikácie udalostí - zasielanie e-mailov alebo SMS
  • Vytvoriť profil klienta na základe komunikácie, ponúk, objednávok, kontaktov
  • Spravovať CRM na mobilnom zariadení - prepojenie s Google kalendárom

Základné funkcie - Registratúra

  • Vytvoriť a spravovať registratúrny plán (obchodná spol., živnostník, úrad)
  • Viesť registratúrny denník
  • Zaraďovať dokumenty do spisov
  • Evidovať zapožičané dokumenty
  • Pripájať do evidencie dokumenty vo forme súborov napr. PDF, DOC, XLS
  • Pripájať do evidencie dokumenty z pripojeného optického skenera

Detailné informácie - CRM a registratúra

Dôležité evidencie v CRM

  • Modul CRM predstavuje nástroj na plánovanie pracovných a osobných stretnutí, telefonátov, školení, rôznych úloh, atď. V systéme OBERON z hľadiska evidencie pracujeme s úlohami a udalosťami.
  • Úloha - je určitá činnosť, ktorá je pridelená určitému pracovníkovi na vykonanie. Môže sa zadať aj plánovaný termín ukončenia, avšak úlohy sa nezobrazujú v Kalendári udalostí. Úlohou je napríklad vypracovanie cenovej ponuky, potreba odoslať balík, kúpiť toner do tlačiarne a podobne.
  • Udalosť - na rozdiel od úlohy má stanovený svoj začiatok a koniec, napr. stretnutie, porada, školenie, došlý telefonát. Udalosti sa môžu alebo nemusia zobrazovať v Kalendári udalostí.
  • Každú úlohu a udalosť možno pripomenúť formou e-mailu alebo SMS správy a tým zabezpečiť, aby sa na žiadnu dôležitú úlohu alebo udalosť nezabudlo.
  • CRM zložky predstavujú obchodné prípady, projekty, zákazky a podobne (jednotlivé typy sa môžu definovať). CRM zložka môže obsahovať rôzne úlohy a udalosti, alebo naopak, ku každej úlohe alebo udalosti je možné priradiť CRM zložku. CRM zložka vlastne zoskupuje jednotlivé úlohy a udalosti.

Dôležité evidencie v Registratúre

  • Evidované dokumenty sa zapisujú do registratúrneho denníka, ktorý je najdôležitejšou knihou pri správe registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení a odoslaní registratúrnych záznamov.
  • Záznamy v registratúrnom denníku sa zatrieďujú podľa vytvoreného registratúrneho plánu. Registratúrny plán môže byť vopred preddefinovaný podľa charakteru spoločnosti (obchodná spoločnosť, živnostník, obecný úrad), prípadne je možné registratúrny plán dopĺňať a upravovať podľa požiadaviek firmy.
  • Okrem registratúrneho plánu možno dokumenty zatrieďovať do spisov. Pomocou spisu možno rýchlo pristúpiť k dokumentom, ktoré sa síce nachádzajú v rôznych častiach registratúrneho plánu, ale napriek tomu k sebe logicky patria.

sms_mobile

Ukážky obrazoviek programu