Táto téma Pomocníka obsahuje informácie o zaraďovaní registratúrnych záznamov do spisov v module CRM a registratúra.
Základné informácie
- Registratúrne záznamy, ktoré sú priradené do rôznych skupín v registratúrnom pláne, ale logicky k sebe patria, sa zaraďujú do spisov. Spis predstavuje registratúrny záznam alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a účtovná jednotka ich zaevidovala v registratúrnom (podacom) denníku.
- Začleňovanie registratúrnych záznamov do spisov tak poskytuje na jednom mieste vysoký prehľad o rôznych dlhodobých konaniach. Vybratím spisu sa všetky navzájom súvisiace registratúrne záznamy zobrazia vedľa seba bez ohľadu na ich zaradenie v registratúrnom pláne. Možno tak rýchlo pristúpiť k záznamom, ktoré sa nachádzajú v rôznych častiach registratúrneho plánu, ale spolu súvisia.
- Spisy sa v programe zobrazujú v stromovej štruktúre, ktorú možno utvárať podľa potrieb účtovnej jednotky. V rámci stromovej štruktúry je možné definovať skupiny (vetvy) a k nim priradené spisy (listy).
- Do spisu v stromovej štruktúre možno zaradiť každý záznam v registratúrnom (podacom) denníku. Možno tak urobiť vo formulári Záznam v registratúrnom (podacom) denníku, tlačidlo
pri poli Číslo spisu.
- Na zobrazenie registratúrnych záznamov zaradených do konkrétneho spisu je potrebné v stromovej štruktúre začiarknuť políčko pred názvom spisu.
Vytváranie skupín a spisov
Obrázok č. 1: Vytváranie nových skupín a spisov v Registratúrnom (podacom)denníku
Príbuzné témy
