Táto téma Pomocníka obsahuje informácie o vyradení a fyzickej likvidácii registratúrnych záznamov v module CRM a registratúra.

Základné informácie

• Vyradenie registratúrneho záznamu predstavuje súhrn činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňuje registratúrny záznam, ktorému uplynula lehota uloženia. Registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou sa ukladá do archívu a registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa zničí. Postup presunutia registratúrnych záznamov do archívu je popísaný v téme Registratúrne stredisko (archív).
• Registratúrne záznamy a spisy je možné fyzicky zlikvidovať (skartovať) len so súhlasom príslušného miestneho štátneho archívu. Pri vyraďovacom konaní je dôležité odborne a zodpovedne rozhodnúť, ktoré záznamy a spisy je možné vyradiť a následne skartovať a ktoré je potrebné odovzdať do štátneho archívu.
• Vyraďujú sa dokumenty a spisy, ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť účtovnej jednotky a ktorým uplynuli lehoty uloženia. Vyraďovacie konanie sa má urobiť minimálne jedenkrát za päť rokov. Rozhodnutie o vyradení vydáva miestny príslušný štátny archív na základe návrhu účtovnej jednotky po posúdení dokumentárnej hodnoty a po vykonaní odbornej archívnej prehliadky.