Modul CRM a registratúra je jedným z ďalších voliteľných modulov systému OBERON. Aby bol modul CRM a registratúra dostupný, musí byť povolený v nastaveniach programu (ponuka Servis, Nastavenia programu).

Základné informácie

Modul CRM a registratúra je tvorený z troch častí:

• CRM - CRM je skratka z anglického Customer Relationship Management (riadenie vzťahov so zákazníkmi). CRM je oblasť riadenia, ktorá zahŕňa všetky procesy komunikácie so zákazníkmi (evidencia komunikácie, úlohy, udalosti, kalendár udalostí). Okrem toho je CMR možné používať aj v rámci vnútrofiremných procesov - evidovať úlohy a udalosti pracovníkov firmy, vykonávať ich kontrolu, vyhodnocovať atď.
• Evidencia reklamácií a servisu - umožňuje evidovať a riadiť všetky činnosti súvisiace s reklamáciami a servisom v ľubovoľnom podnikateľskom odbore. Ďalšie informácie v téme Evidencia reklamácií a servisu.
• Registratúra - modul vytvorený s cieľom vedenia evidencie registratúry dokumentov podľa zákona 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. V module je možné spravovať registratúrny plán a viesť registratúrny (podací) denník.

Obrázok č. 1:  Kalendár udalostí

 

Základné informácie - CRM   

• Pomocou modulu CRM je možné riadiť nielen proces predaja, ale aj služieb a ďalších činností spojených s kompletnou starostlivosťou o zákazníkov. Zásadným prínosom nasadenia systému je zlepšenie vzťahov so zákazníkmi, sprehľadnenie všetkých procesov, ich presná evidencia, evidencia kompletnej histórie.
• Okrem toho je CRM možné používať aj na riadenie vnútrofiremných procesov - plánovanie pracovných a osobných stretnutí, školení, evidencia pracovných úloh, ich vyhodnocovanie atď. Zvyšuje informovanosť pracovníkov vo firme, vedúcim pracovníkom (prípadne majiteľom) pomáha riadiť a kontrolovať zamestnancov, zlepšuje celkové fungovanie organizácie.
• V systéme OBERON sa z hľadiska evidencie pracuje s úlohami a udalosťami.
  - Úloha - je každá činnosť, ktorá je pridelená konkrétnej osobe na vykonanie. Ide vlastne o súbor informácií, ktorý obsahuje názov a popis úlohy, dátum začiatku a konca úlohy, dátum požadovaného konca úlohy, typ úlohy, stav úlohy, prípadne ďalšie informácie. Úlohy sa nezobrazujú v Kalendári udalostí. Úlohou je napríklad vypracovanie cenovej ponuky pre zákazníka, potreba odoslať balík na reklamáciu, nákup tonera do tlačiarne a pod.
  - Udalosť - každá aktivita v záujme efektívneho riadnia procesov vo firme. Na rozdiel od úlohy udalosť má stanovený svoj začiatok a koniec, napr. stretnutie, porada, školenie, prijatý telefonát. Udalosti sa môžu alebo nemusia zobrazovať v Kalendári udalostí. Kalendár udalostí je možné zosynchronizovať s Kalendárom Google.
• Každú úlohu a udalosť možno pripomenúť formou e-mailu alebo SMS správy a tým zabezpečiť, aby sa na žiadnu dôležitú úlohu alebo udalosť nezabudlo. Viac informácií je možné získať v téme Automatické notifikácie.
• CRM zložky predstavujú obchodné prípady, projekty, zákazky a pod. (jednotlivé typy je možné definovať). CRM zložka môže obsahovať rôzne úlohy a udalosti, t. j. ku každej úlohe alebo udalosti je možné priradiť CRM zložku. CRM zložka vlastne zoskupuje jednotlivé úlohy a udalosti, podobne ako v registratúre tzv. spis.
• CRM obsahuje aj modul hromadné zasielanie e-mailov - umožňuje vytvoriť a zaslať hromadnú správu formou e-mailovej alebo SMS správy konkrétnym skupinám príjemcom, napr. reklamná kampaň, informovanie o podujatí a podobne.

Základné informácie - Registratúra

• Evidované dokumenty sa zapisujú do registratúrneho denníka, ktorý je najdôležitejšou knihou pri správe registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení a odoslaní registratúrnych záznamov.
• Záznamy v registratúrnom denníku sa zatrieďujú podľa vytvoreného registratúrneho plánu. Registratúrny plán môže byť vopred preddefinovaný podľa charakteru spoločnosti (obchodná spoločnosť, živnostník, obecný úrad), prípadne je možné registratúrny plán dopĺňať a upravovať podľa požiadaviek firmy.
• Okrem registratúrneho plánu možno dokumenty zatrieďovať do spisov. Pomocou spisu možno rýchlo pristúpiť k dokumentom, ktoré sa síce nachádzajú v rôznych častiach registratúrneho plánu, ale napriek tomu k sebe logicky patria.