Táto téma Pomocníka sa zaoberá automatickými notifikáciami v systéme OBERON. Téma prináša prehľad spôsobov notifikovania, typov automatických notifikácií, technické informácie, ako aj informácie o možnostiach nastavenia formátu jednotlivých notifikácií.

Základné informácie

• Automatické notifikácie v systéme OBERON sú nástrojom, ktorý umožňuje jeho používateľov, obchodných partnerov, prípadne zákazníkov automaticky informovať o určitých skutočnostiach, napr. o blížiacom sa stretnutí zaevidovanom v CRM, o určitej udalosti, ktorá nastala (odoslanie tržby za pokladnicu po vykonaní dennej uzávierky majiteľovi podniku, odoslanie informácie o meškaní pracovníka zamestnávateľovi alebo o prijatej on-line rezervácii ubytovania atď.).
• Systém OBERON umožňuje notifikovať viacerými spôsobmi, a to formou:
  • správ medzi jednotlivými používateľmi - viac informácií pozri nižšie v časti Správy medzi používateľmi,
  • e-mailových správ,
  • SMS správ.
• Niektoré notifikácie je možné priradiť k prevádzke, napr. automatické zaslanie e-mailovej správy hosťovi pred jeho príchodom do ubytovacieho zariadenia. Ak má účtovná jednotka viac ubytovacích zariadení (prevádzok), obsah zasielanej správy môže byť pre každú prevádzku iný (napr. môže obsahovať adresu prevádzky, obrázok mapy a pod.).
• Vo formulári Nastavenia notifikácií možno hromadne nastaviť okruh používateľov, ktorým sa majú zasielať notifikačné správy (tlačidlo Možnosti).
• Notifikačné správy (pri ktorých to má opodstatnenie) sa zobrazujú v osobitnom paneli Notifikácie. Viac informácií získate v téme Panel notifikácií.

Správy medzi používateľmi

• Okrem klasických automatických notifikácií generovaných programom, systém OBERON umožňuje odosielať a prijímať (a následne zobrazovať) správy medzi jednotlivými používateľmi (formou kvázi chatu), pričom správu možno adresovať aj viacerým používateľom, resp. skupinám používateľov.
• Program zároveň umožňuje sledovať, či si adresát danú správu otvoril, a najmä kedy si ju otvoril. V prípade, že je správa určená pre viacerých adresátov, program umožňuje zistiť, ktorý z adresátov si správu prečítal, a ktorý nie, a, samozrejme, v akom čase.
• Príklady využitia tejto funkcie sú nespočetné, napr. riaditeľ podniku môže týmto spôsobom zvolať pracovníkov na poradu, nadriadený pracovník môže poveriť podriadeného pracovníka vykonaním ľubovoľnej úlohy (odoslanie alebo prevzatie balíka, vybavenie stránky, objednávka tovaru atď.) a pod. Ďalšie informácie o tejto funkcii získate v téme Panel notifikácií.

Typy notifikácií

	Typ	Popis	Okamih notifikácie
	CRM - úlohy a udalosti	Notifikácia (pripomenutie) úlohy alebo udalosti z modulu CRM a registratúra.	Používateľ sám nastaví pripomenutie pred začatím udalosti v rozsahu minút, hodín, dní alebo týždňov.
	Účtovníctvo - spracovanie bankových výpisov	V rámci notifikácie sa zasielajú súhrnné informácie za predchádzajúci deň týkajúce sa sťahovania bankových výpisov (transakcií) a ich následného zaúčtovania.	Zasiela sa po polnoci za predchádzajúci deň.
	Vozidlá - dôležité termíny	Notifikujú sa dôležité termíny pri zvolených vozidlách v závislosti od nastavenia (platnosť technickej a emisnej kontroly, povinného zmluvného a havarijného poistenia, diaľničnej známky). Program umožňuje priradiť vozidlo konkrétnemu používateľovi tak, aby notifikácie týkajúce sa daného vozidla boli zasielané len jemu.	Používateľ sám nastaví pripomenutie pred koncom platnosti v rozsahu dní.
	Hotel - on-line rezervácia ubytovania  (pre hosťa)	Notifikácia o novej on-line rezervácii (alebo dopyte) ubytovania. Týka sa rezervácií pomocou webového rezervačného formulára ubytovania v prepojení s webovými službami OBERON, prípadne aj rezervácií zaevidovaných automaticky pomocou manažéra rezervačných kanálov (napr. Beds24, D-EDGE).	Ihneď po prijatí rezervácie alebo dopytu.
	Hotel - on-line rezervácia ubytovania  (pre hotel)	Pri prijatí rezervácie ubytovania z webového rezervačného formulára ubytovania sa doručí e-mailová alebo SMS správa s detailmi rezervácie na zadanú adresu alebo telefónne číslo ubytovacieho zariadenia. Zároveň ďalšia notifikácia sa doručí aj hosťovi, ktorý rezerváciu vytvoril.	Ihneď po prijatí rezervácie alebo dopytu.
	Hotel - notifikácia pred príchodom (pre hosťa)	Pred príchodom hosťa systém OBERON zasiela e-mailovú alebo SMS správu s informáciami napr. o polohe hotela, parkovaní a pod. V notifikačnej správe je možné zaslať aj výzvu s odkazom na osobitný formulár na webovej stránke ubytovacieho zariadenia na zadanie identifikačných údajov hosťa, prípadne aj ďalších osôb ešte pred príchodom do ubytovacieho zariadenia v rámci tzv. pre check-inu (viac informácií je možné získať v téme Pre check-in).	72 hodín pred príchodom hosťa v čase od 8:00 do 22:00 hod.
	Hotel - notifikácia po odchode hosťa	Po odchode hosťa systém OBERON zasiela e-mailovú alebo SMS správu, napr. poďakovanie za pobyt, žiadosť o spätnú väzbu.	48 hodín po odchode hosťa v čase od 8:00 do 22:00 hod.
	Hotel - on-line check-in	Notifikácia sa odošle, keď hosť vykoná on-line check-in, t. j. odošle svoje údaje do systému OBERON pomocou funkcií Pre check-in, resp. Rýchly check-in.	V okamihu odoslania hosťom.
	Pokladnica OBERON - denná uzávierka	Po vykonaní dennej uzávierky v module Pokladnica OBERON program odošle e-mailovú alebo SMS správu na zadanú adresu alebo telefónne číslo.	Ihneď po vykonaní dennej uzávierky.
	Dochádzka - meškajúci pracovníci	V prípade, že pracovník nepríde do práce do stanoveného času, príjemcovi sa doručí e-mailová alebo SMS správa na zadanú adresu alebo telefónne číslo.	Po prekročení stanoveného času od začiatku pracovnej zmeny.

Technické informácie

• Aby sa notifikácie v systéme OBERON zasielali automaticky a korektne, je ich potrebné nastaviť. Nastavenie notifikácií spočíva v určení adresáta správy (napr. notifikácia Účtovníctvo - spracovanie bankových výpisov sa zasiela účtovníčke, nie obsluhe pokladnice) a obsahu správy.
• V závislosti od typu sa automatické notifikácie nastavujú v rôznych častiach systému OBERON. Ich generovanie môže zabezpečovať:
  • automatická úloha Generátor notifikácií  - generuje automatické notifikácie napr. v CRM (pripomenutie úloh a udalostí), v Pokladnici OBERON (zaslanie dennej uzávierky), v evidencii vozdiel (pripomenutie dôležitých termínov) atď. Viac informácií vrátane postupu nastavenia automatických notifikácií získate v téme Generátor notifikácií.
  • iné automatické úlohy - napr. Účtovníctvo - spracovanie bankových výpisov,
  • generujú sa pri nejakej inej činnosti v systéme OBERON.   
• Pokiaľ ide o SMS notifikácie, na ich zasielanie je okrem automatickej úlohy Generátor notifikácií potrebné nastaviť aj ďalšiu automatickú úlohu Posielanie SMS správ cez EuroSMS, ktorá bude automaticky zasielať vytvorené SMS správy a zároveň spätne overovať, či a kedy bola daná SMS správa doručená. Všetky vygenerované SMS správy sa nachádzajú v evidencii CRM, SMS správy. Na využitie služby je potrebná registrácia na stránke www.eurosms.com. Po zaregistrovaní získate prihlasovacie údaje a integračné údaje potrebné na odosielanie SMS. Služba je spoplatnená podľa cenníka poskytovateľa. Bližšie informácie získate v témach EuroSMS a SMS správy.

Obrázok č. 1: Prehľad typov notifikácií v systéme OBERON

 

Obrázok č. 2: Automatická notifikácia - denná uzávierka prijatá formou SMS správy

Editor predlohy       

• Pre každý typ notifikácie je v OBERON-e preddefinovaná predloha (šablóna, vzor) e-mailovej a SMS správy.
• V prípade potreby je možné preddefinovaný tvar (formát) jednotlivých predlôh notifikácií ďalej upravovať pomocou tzv. editora predlohy. Viac informácií získate v téme Editor predlohy.

Obrázok č. 3: Automatická notifikácia - úprava šablóny na zasielanie dennej uzávierky e-mailom