Modul Hotelová recepcia systému OBERON podporuje hotel on-line check-in - webový on-line registračný formulár určený na vyplnenie osobných údajov potrebných na registráciu hosťa pred, resp. po príchode do ubytovacieho zariadenia na zrýchlenie procesu ubytovania. V závislosti od toho, kedy sa použije, zahŕňa tzv. Pre check-in alebo Rýchly check-in. Táto téma Pomocníka je venovaná funkcii Pre check-in.

Základné informácie

• Pre check-in predstavuje elektronickú registráciu hosťa (on-line check-in) ešte pred jeho príchodom do ubytovacieho zariadenia, a to spravidla z pohodlia jeho domova. Realizuje sa na základe výzvy zasielanej v rámci notifikácie pre hosťa pred jeho príchodom do ubytovacieho zariadenia (formou e-mailovej správy) s odkazom na on-line registračný formulár na webovej stránke ubytovacieho zariadenia na zadanie identifikačných údajov hosťa, prípadne aj ďalších osôb. Tým sa výrazne skráti proces ubytovania hosťa po jeho príchode do ubytovacieho zariadenia, prípadne sa celý proces môže aj úplne zautomatizovať (bez nutnosti asistencie pracovníka recepcie).
• Notifikačnú správu s odkazom na registračný on-line registračný formulár systém OBERON zasiela automaticky tri dni (72 hodín) pred príchodom hosťa. Po kliknutí na odkaz doručený v rámci notifikačnej správy sa otvorí uvedený on-line registračný formulár na webovej stránke ubytovacieho zariadenia. Doň hosť vyplní svoje identifikačné údaje, prípadne aj údaje ďalších osôb. Po odoslaní sa vyplnené údaje prenesú do danej rezervácie (formulár Rezervácia, záložka Osoby). Po príchode hosťa do ubytovacieho zariadenia obsluha recepcie už len vytvorí ubytovanie s prebratím údajov z rezervácie, ktoré sa automaticky prenesú do formulára Ubytovanie. Viac informácií o automatickom zasielaní notifikačnej správy pred príchodom hosťa je možné získať v téme Ako nastaviť notifikáciu pre hosťa pred jeho príchodom.
• On-line registračný formulár je dostupný v slovenskom, anglickom, nemeckom, českom a poľskom jazyku. Ďalšie jazyky si môže ubytovacie zariadenie doplniť aj vo vlastnej réžii - stačí upraviť tzv. jazykové súbory formulára (adresár \\OBERON\WebServices).
• Ak hosť nevyplní svoje identifikačné údaje pred svojím príchodom, môže využiť funkciu Rýchly check-in, keď svoje identifikačné údaje zadá do on-line registračného formulára po príchode do ubytovacieho zariadenia. Viac informácií je možné získať v téme Rýchly check-in.

Technické informácie  

• Formulár na zadanie identifikačných údajov o hosťovi (on-line check-in) zapisuje údaje do rezervácie priamo, a to pomocou API rozhrania pre webové služby. Formulár sa najčastejšie umiestňuje do webovej stránky ubytovacieho zariadenia - dôležitým faktom je, že webová stránka musí mať priamo dostupnú webovú službu, spravidla na statickej verejnej IP adrese.
• On-line registračný formulár je možné priamo implementovať do webovej stránky týmito spôsobmi:
  a) implementáciou kódu priamo do webovej stránky - profesionálne riešenie s možnosťami úpravy správania sa formulára podľa potrieb a požiadaviek ubytovacieho zariadenia (implementácia je náročnejšia, zvládne ju len skúsený webový vývojár).
  b) inštaláciou pluginu OBERON - WP Add-in priamo do systému WordPress - na implementáciu jednoduchá voľba, pričom sa formulár prispôsobí farebnej téme ubytovacieho zariadenia. Bližšie informácie je možné získať v téme Hotel on-line check-in pre WordPress.
  b) implementácia JavaScript kódu priamo do webovej stránky - náročnejšia implementácia, zvládne ju aj menej skúsený webový vývojár.
• Odkaz na formulár, ktorý sa zasiela v e-mailovej notifikácii hosťovi, je možné získať vo formulári rezervácie v záložke Iné záznamy - rezervácia sa identifikuje na základe tzv. GUID v danom odkaze, napr. https://hotel.sk/on-line-check-in/?guid=311b05ea-4461-49ce-b375-e7bc7c436b52&lang=sk.

 Obrázok č. 1: Formulár na zadanie identifikačných údajov na webovej stránke ubytovacieho zariadenia