Táto téma Pomocníka obsahuje všeobecné informácie o module Hotelová recepcia v systéme OBERON.

Základné informácie

• Modul Hotelová recepcia predstavuje jeden z modulov systému OBERON, ktorý je určený pre všetky typy ubytovacích zariadení - hotely, apartmánové domy, penzióny, chaty, turistické ubytovne atď. (celkový počet izieb: 200, počet záznamov v knihe ubytovaných: 100 000, počet osôb v histórii ubytovaných hostí: 100 000).
• Z hľadiska ponúkaných funkcií a možností na jednej strane a licenčnej politiky a ceny na strane druhej modul poskytuje pravdepodobne najlepší pomer cena/výkon na Slovensku.
• Modul Hotelová recepcia nie je „sám vojak v poli", ale v rámci systému OBERON umožňuje prepojenie so skladovým, pokladničným a účtovným systémom. Výsledkom je komplexné riešenie typu „všetko v jednom“.
• Jednou zo základných charakteristík modulu je bezpečnosť a rýchla dostupnosť všetkých údajov o hosťoch.
• Najpoužívanejším formulárom modulu je interaktívny grafický prehľad izieb, ktorý v grafickej podobe zobrazuje prehľad voľných, rezervovaných a obsadených izieb. Údaje čerpá z knihy rezervácií, zmluvných rezervácií a ubytovaných. Umožňuje aktívne pracovať s celým radom funkcií modulu Hotelová recepcia - zaevidovať dopyt, rezerváciu a ubytovanie (príchod hosťa), založiť otvorený hotelový účet, uskutočňovať presuny medzi izbami a pod.
• Služby, ktoré poskytuje ubytovacie zariadenie, je možné evidovať v knihe poskytovaných služieb. V grafickej podobe sa zobrazujú v grafickom prehľade poskytovaných služieb. Spravidla ide o evidenciu rezervácií priestorov, športovísk, športových potrieb, služieb ako wellness, masáže a pod. 
• Medzi základné evidencie modulu patria Kniha ubytovaných a Kniha rezervácií. V knihe ubytovaných sa evidujú ubytovaní hostia (spolu s históriou ubytovaných hostí), pri zaevidovaní hosťa z grafického prehľadu sa vlastne vykoná zápis priamo do knihy ubytovaných.
• Je možné používať aj ďalšie knihy, napr. Hotelové účty a Pokladničná kniha.
• Izby ubytovacieho zariadenia je možné členiť podľa objektov (napr. budov), zoskupení izieb a majiteľov izieb (apartmánové domy). Podľa týchto kritérií je potom možné zostaviť rôzne tlačové výstupy či štatistiky.

Zaujímavé vlastnosti a možnosti

• Modul Hotel je možné používať samostatne, prípadne spolu s ďalšími modulmi systému OBERON. Prepojenie spočíva v možnosti pracovať na otvorených hotelových účtoch s položkami zo skladu, pričom je potom možné takýto otvorený hotelový účet zúčtovať na Pokladnici OBERON. Ďalšou výhodou je možnosť jednoducho fakturovať rezerváciu, ubytovanie alebo hotelový účet.
• Hotelovú recepciu je možné prepojiť s rezervačnými portálmi, napr. www.booking.com (a mnohými ďalšími) - automaticky importovať rezervácie ubytovania a zároveň zasielať (aktualizovať) aktuálnu obsadenosť. Prepojenie sa realizuje pomocou manažéra rezervačných kanálov (napr. beds24.com  alebo D-EDGE). Manažér rezervačných kanálov zároveň poskytuje možnosť umiestniť na stránke ubytovacieho zariadenia rezervačný formulár (tzv. webbooking).
• Modul Hotel umožňuje automatický výpočet ceny za ubytovanie, vtedy je však potrebné zadať cenové hladiny a ceny - cenu je možné stanoviť za osoby, za izbu, podľa dĺžky pobytu, sezónne, akciové atď. ...
• Modul Hotel umožňuje zasielať tlačivo Hlásenie pobytu cudzincov elektronicky pomocou exportu XML.
• Systém OBERON obsahuje tzv. webové služby, pomocou ktorých je možné implementovať do internetovej stránky ubytovacieho zariadenia prehľad obsadenosti, overenie dostupnosti rezervácie, výpočet ceny rezervácie, zápis on-line rezervácie alebo dopytu (rezervačný formulár ubytovania).
• K systému OBERON je možné pripojiť viacero dverových systémov (ASSA ABLOY, SALTO, SEAGUEST). Bližšie informácie získate v téme Dverové zámky.

Obr. č. 1:  Grafický prehľad izieb

 

Obrázok č.2:  Grafický prehľad poskytovaných služieb

 

Medzi jednotlivými evidenciami si systém OBERON udržiava väzby - tak je možné zostaviť grafický prehľad väzieb záznamov, ktorý je zároveň aj interaktívny - jednotlivé záznamy je možné ihneď zobraziť, prípadne aj upraviť.

Obr. č. 3: Väzby dokumentov - jedna skupinová rezervácia, ubytovanie v dvoch izbách, príslušné hotelové účty a poskytované služby