Táto téma Pomocníka obsahuje všeobecné informácie o module Hotelová recepcia v systéme OBERON.

Základné informácie

• Modul Hotelová recepcia predstavuje jeden z modulov systému OBERON, ktorý je určený pre všetky typy ubytovacích zariadení - hotely, apartmánové domy, penzióny, chaty, turistické ubytovne atď. (celkový počet izieb: 200, počet záznamov v knihe ubytovaných: 100 000, počet osôb v histórii ubytovaných hostí: 100 000).
• Z hľadiska ponúkaných funkcií a možností na jednej strane a licenčnej politiky a ceny na strane druhej modul poskytuje pravdepodobne najlepší pomer cena/výkon na Slovensku.
• Modul Hotelová recepcia nie je „sám vojak v poli", ale v rámci systému OBERON umožňuje prepojenie so skladovým, pokladničným a účtovným systémom. Výsledkom je komplexné riešenie typu „všetko v jednom“.
• Jednou zo základných charakteristík modulu je bezpečnosť a rýchla dostupnosť všetkých údajov o hosťoch.
• Najpoužívanejším formulárom modulu je interaktívny grafický prehľad izieb, ktorý v grafickej podobe zobrazuje prehľad voľných, rezervovaných a obsadených izieb. Údaje čerpá z knihy rezervácií, zmluvných rezervácií a ubytovaných. Umožňuje aktívne pracovať s celým radom funkcií modulu Hotelová recepcia - zaevidovať dopyt, rezerváciu a ubytovanie (príchod hosťa), založiť otvorený hotelový účet, uskutočňovať presuny medzi izbami a pod.
• Medzi základné evidencie modulu patrí Kniha ubytovaných, ktorá je určená na evidenciu údajov o ubytovaných hosťoch. Po odchode hostí v nej záznamy ostávajú, pričom sú dostupné aj zo samostatnej evidencie História ubytovaných osôb.
• V module možno pracovať s nasledujúcimi typmi služieb poskytovanými ubytovacím zariadením:
  • základné - služby, ktoré sa pravidelne opakujú, napr. raňajky, večere, parkovanie a pod.,
  • rozšírené - predstavujú doplnkové služby ubytovacieho zariadenia, napr. wellness, tenis, biliard a pod.
• Prehľad rezervovaných, prebiehajúcich a ukončených rozšírených služieb v grafickej podobe zobrazuje interaktívny grafický prehľad poskytovaných služieb (základné služby sa v grafickom prehľade nezobrazujú). Údaje čerpá z knihy poskytovaných služieb. Formulár zároveň umožňuje aktívne pracovať s rozšírenými službami - zaevidovať dopyt, resp. rezerváciu rozšírenej služby (nová rezervácia), ako aj čerpanie rozšírenej služby (nová služba), a to tak ubytovaným hosťom, ako aj samostatne (neubytovaným hosťom), označiť službu ako poskytnutú, zameniť služby, vyúčtovať službu atď. Viac informácií o službách v systéme OBERON a ich definovaní získate v téme Služby.
• Doplnkovými knihami modulu sú Kniha rezervácií na evidenciu prijatých rezervácií ubytovania, Hotelové účty na evidenciu tak otvorených, ako aj uzatvorených (neaktívnych) hotelových účtov a Pokladničná kniha na evidenciu príjmov a výdajov v hotovosti.
• Na evidenciu rôznych podujatí alebo udalostí ako sú sviatky, prázdniny, športové, spoločenské, kultúrne a iné podujatia a pod., ktoré sú dôležité z hľadiska prevádzky ubytovacieho zariadenia, je určená kniha Kalendár podujatí.
• Kniha Správa údržby umožňuje evidovať a spravovať údržbu ubytovacích jednotiek (izieb, ale i celých objektov, vybavenia izieb), rozšírených služieb, resp. priestorov (bazénov, wellness, sáun, reštauračných zariadení...) a ostatných súčastí ubytovacieho zariadenia (dverových zámkov, trezoru, vozidiel, športového náradia...).
• Izby ubytovacieho zariadenia je možné členiť podľa objektov (napr. budov, apartmánových domov...), zoskupení izieb a majiteľov izieb (apartmánové domy). Podľa týchto kritérií je potom možné zostaviť rôzne tlačové výstupy či štatistiky.
• Modul umožňuje automatický výpočet ceny za ubytovanie, vtedy je však potrebné zadať cenové hladiny a ceny v číselníku Cenotvorba ubytovania - cenu je možné stanoviť za osoby, za izbu, podľa dĺžky pobytu, sezónne, akciové... atď.
• Údaje z číselníka Cenotvorba ubytovania čerpá Grafický prehľad cien - interaktívny formulár, ktorý v grafickej podobe zobrazuje prehľad cenových hladín ubytovacieho zariadenia platných v danom čase.

Ďalšie informácie

• Modul Hotelová recepcia je možné používať samostatne, prípadne spolu s ďalšími modulmi systému OBERON. Prepojenie spočíva napr. v možnosti pracovať na otvorených hotelových účtoch s položkami zo skladu, pričom je potom možné takýto otvorený hotelový účet zúčtovať na Pokladnici OBERON. Ďalšou výhodou je možnosť jednoducho fakturovať rezerváciu ubytovania, ubytovanie, hotelový účet či poskytnutú službu.
• Modul možno prepojiť s províznymi rezervačnými portálmi ubytovania (Booking.com, HRS.com, Hotel.cz, Hotel.de, Hotele.pl, Expedia.com, HotelClub.com, BookYourHotel.org atď.), a to pomocou manažéra rezervačných kanálov (napr. Beds24, D-EDGE). Prepojenie spočíva v automatickom odosielaní obsadenosti z modulu Hotelová recepcia (evidovaných rezervácií a zaevidovaných ubytovaní) a v prijímaní rezervácií ubytovania z rezervačných platforiem. Umožňuje tak automaticky aktualizovať tieto údaje na viacerých rezervačných platformách súčasne. Manažér rezervačných kanálov Beds24 zároveň poskytuje možnosť umiestniť na stránke ubytovacieho zariadenia vlastný rezervačný formulár ubytovania Beds24.
• K systému OBERON je možné pripojiť viacero zámkových systémov. Bližšie informácie získate v téme Dverové zámky.

Webové služby

V module Hotelová recepcia je možné použiť tieto funkcie využívajúce webové služby:

• on-line rezervačný formulár ubytovania - modul podporuje priamu on-line rezerváciu izieb pomocou rezervačného formulára ubytovania (tzv. web booking engine) na webovej stránke ubytovacieho zariadenia. Rezervačný formulár umožňuje po vykonaní rezervácie hosťom na internetovej stránke automaticky zapísať rezerváciu (alebo dopyt na ubytovanie) do evidencie rezervácií a vzápätí ju zobraziť v grafickom prehľade izieb. Rezervovať je možné jednu, prípadne aj viac izieb, pričom je možné overiť stav voľných izieb aj s automatickým výpočtom ceny za ubytovanie,
• hotel on-line check-in - funkcia zahŕňajúca:
  • pre-check in - predstavuje elektronickú registráciu hosťa (on-line check-in) pred samotným príchodom do ubytovacieho zariadenia; spravidla ju hosť vykonáva sám v pohodlí svojho domova,
  • rýchly check-in - predstavuje elektronickú registráciu hosťa (on-line check-in) bezprostredne po príchode do ubytovacieho zariadenia a následnom prevzatí izby,
• OBERON Web - nadstavbová webová aplikácia pre smartfóny, tablety či iné mobilné zariadenia umožňujúca napr.:
  • zobraziť on-line rezervačný formulár ubytovania,
  • majiteľovi či prevádzkarovi prístup k okamžitým tržbám na recepcii či v reštaurácii, prípadne otvoreným stolom v reštaurácii,
  • údržbárovi prístup k zoznamu drobných porúch a opráv,
  • chyžným prístup k prehľadu upratovania izieb,
  • ubytovaným hosťom prístup k svojmu hotelovému účtu,
  • prístup ku grafickému prehľadu obsadenosti izieb:
    • majiteľom a prevádzkarom,
    • majiteľom apartmánov (prístup k aktuálnej obsadenosti svojho apartmánu, prípadne viacerých apartmánov),
    • zmluvným partnerom (cestovným kanceláriám).

Obrázok č. 1: Grafický prehľad izieb

 

Obrázok č. 2:  Grafický prehľad poskytovaných služieb

Obrázok č. 3: Väzby dokumentov - jedna skupinová rezervácia, ubytovanie v dvoch izbách, poskytnuté služby a príslušný hotelový účet