Táto téma Pomocníka je venovaná položke Kniha ubytovaných v ponuke Hotel programu OBERON - Agenda firmy.
Základné informácie
- Výberom položky sa otvorí Kniha ubytovaných, ktorá je určená na evidenciu údajov o ubytovaných hosťoch. Po odchode hostí v nej záznamy ostávajú, pričom sú dostupné aj zo samostatnej evidencie História ubytovaných osôb.
- Ubytovanie (príchod hosťa) zaevidované v knihe ubytovaných sa v grafickej podobe zobrazuje v grafickom prehľade izieb, kde je s ním možné aktívne pracovať.
- Pridať, resp. upraviť zápis v knihe ubytovaných je možné priamo v tejto knihe alebo z grafického prehľadu izieb (čiže bez otvorenia knihy ubytovaných). Kvôli vyššej prehľadnosti sa na zápis, resp. opravu ubytovania odporúča využívať interaktívny grafický prehľad izieb.
- Z knihy ubytovaných sa čerpajú potrebné štatistické údaje, podklady pre grafy a pod. Možno z nej tlačiť celý rad tlačových výstupov, napr. potvrdenie o ubytovaní (či už na izbu ako celok alebo na konkrétnu osobu na izbe), prehľad poskytovaných služieb, prehľad upratovania izieb, rôzne grafy - prehľad vyťaženosti izieb, zdroje rezervácií, hostia podľa veku, resp. krajiny pôvodu atď.
- Z knihy ubytovaných a knihy rezervácií je možné zobraziť tlačový výstup Príchody a odchody hostí k dátumu..., kde sú zobrazení hostia, ktorých príchod sa v daný deň očakáva (majú rezerváciu) a odchody hostí, ktorým v daný deň dátum pobytu končí.
- Ku každému ubytovaniu, resp. rezervácii je možné evidovať požiadavky hosťa (napr. detská postieľka, špeciálna strava, kytica a pod.). Požiadavky hosťa si môže nadefinovať každé ubytovacie zariadenie podľa svojich požiadaviek. Viac informácií získate v téme Požiadavky hosťa.
- V knihe ubytovaných je možné evidovať aj tržby za ubytovanie. Vtedy je však nutné využívať hotelové účty, ubytovanie fakturovať pomocou knihy pohľadávok, prípadne evidovať hotovosť v pokladničnej knihe. Viac informácií získate v téme Spôsoby zaevidovania úhrady za ubytovanie.
- Z knihy ubytovaných je možné vyexportovať údaje o ubytovaných hosťoch (cudzincoch) do súboru XML (tlačidlo Možnosti). Vyexportovaný súbor XML je následne možné importovať na portáli Ministerstva vnútra SR. Ďalšie informácie o hlásení pobytu získate v téme Hlásenie pobytu cudzincov - export do XML.
Dostupné možnosti
Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov.
Odchod hosťa
Odchodom hosťa sa rozumie zapísanie času odchodu (prípadne aj ďalšieho doplňujúceho textu) do
Knihy ubytovaných, pričom v
grafickom prehľade izieb sa ubytovanie zobrazí odlišnou farbou (tzv. uvoľnená izba). Bližšie informácie získate v téme
Odchod hosťa.
Zobraziť prílohy
Výberom možnosti sa otvorí formulár, v ktorom možno pridať dokument alebo obrázok (tlačidlo
). Použiť možno aj funkciu
Drag&Drop, prípadne prílohu oskenovať. Viac informácií získate v téme
Práca s prílohami.
Odoslať e-mail
Funkcia
Odoslať e-mail umožňuje na zadaný e-mailový kontakt manuálne odoslať jednoduchú e-mailovú správu. Správu je možné vytvoriť z preddefinovaných predlôh, ktoré možno podľa potreby upravovať, ďalšie predlohy je možné vytvárať podľa požiadaviek účtovnej jednotky. Viac informácií získate v téme
Odosielanie e-mailov v systéme OBERON.
Zobraziť väzby dokumentu
Systém OBERON udržiava medzi súvisiacimi záznamami v rôznych evidenciách väzby (napr. na kontrolu správnosti zaevidovania ubytovania). Funkcia zostaví grafický prehľad väzieb daného záznamu, ktorý je zároveň interaktívny - kliknutím pravým tlačidlom myši je možné jednotlivé záznamy zobraziť, upraviť, resp. exportovať.
Hlásenie pobytu cudzincov - export do XML
Otvorí sa sprievodca, pomocou ktorého je možné vyexportovať údaje o ubytovaných hosťoch (cudzincoch) do súboru XML. V ďalšom kroku sprievodcu je potrebné zvoliť obdobie, za ktoré sa bude hlásenie posielať, prípadne názov exportovaného súboru. Vyexportovaný súbor XML je následne možné importovať na
portáli Ministerstva vnútra SR. Ďalšie informácie o hlásení pobytu získate v téme
Hlásenie pobytu cudzincov - export do XML.
Prepočet dane za ubytovanie
Prepočet dane za ubytovanie umožní spätne prepočítať miestnu daň za ubytovanie za zvolené obdobie. Funkcia sa využíva napr. pri zmene sadzby dane za ubytovanie.
Import údajov do modulu Hotelová recepcia
Jednorazový import údajov z inej účtovnej jednotky (databázy) do aktuálnej pri zmene prevádzkovateľa ubytovacieho zariadenia, resp. zmene firmy (čísla IČO) daného prevádzkovateľa ubytovacieho zariadenia. Otvorí sa sprievodca, v ktorom je potrebné vybrať firmu a evidencie, z ktorých sa údaje naimportujú (izby, údaje o osobách, služby, rezervácie a históriu ubytovaných hostí). Pred importom vykonajte zálohovanie údajov (aktuálne údaje sa nevratne prepíšu).
Obrázok č. 1: Sprievodca importom údajov
Príbuzné témy
