Pomocník systému OBERON
Formulár Ubytovanie

Formulár Ubytovanie umožňuje zaevidovať, resp. upraviť už zaevidované ubytovanie, t. j. všetky potrebné údaje o ubytovaní hosťa v module Hotelová recepcia. Sú to predovšetkým informácie o izbe, počte osôb (dospelých a detí), dátume príchodu a odchodu, prípadne identifikačné údaje ubytovaných osôb. Okrem toho formulár umožňuje aj objednanie, resp. rezerváciu služieb poskytovaných ubytovacím zariadením a vytvorenie hotelových účtov k ubytovaniu. Formulár je dostupný z dvoch miest v programe OBERON - Agenda firmy, a to z Knihy ubytovaných, tlačidlo Nový, alebo z Grafického prehľadu izieb (ponuka Hotel).

Popis formulára Ubytovanie

Eviduje základné informácie o ubytovaní - Dátum príchodu, Dátum odchodu, Počet dospelých, Počet detí, Izba... Tieto údaje sú kľúčové pre automatický výpočet ceny za ubytovanie a tlač rôznych tlačových výstupov (Štatistika ubytovania, Daň za ubytovanie, Prehľad poskytovaných služieb a pod.).

Dokumenty a obrázky

Systém OBERON umožňuje ku každému ubytovaniu evidovať obrázok alebo iný dokument (napr. oskenované vízum). Priložiť nový obrázok alebo dokument je možné stlačením tlačidla Nový. Otvorí sa formulár Dokument (obrázok), v ktorom pomocou tlačidla výberu  možno vybrať akýkoľvek obrázok uložený v počítači. Stlačením tlačidla  sa zobrazí Knižnica dokumentov a obrázkov. Pod tlačidlom Možnosti je dostupná funkcia Oskenovať na oskenovanie obrázka (dokumentu). Obrázok je možné zobraziť v náhľade, prípadne upraviť v jednoduchom editore. V grafickom prehľade izieb bude ubytovanie s priloženými obrázkami a dokumentmi zobrazené s príznakom (obrázkom) kancelárskej sponky.

Záložka slúži na evidenciu identifikačných údajov (názov ubytovania) a doplňujúcich údajov (napr. účel pobytu, spôsob platby, evidenčné číslo vozidla atď.).

Ubytovaný (názov)

Zadáva sa názov ubytovania (napr. Lyžiarsky zájazd Ružomberok). Ak sa pole nevyplní, program doň automaticky doplní meno prvej ubytovanej osoby po zadaní údajov o ubytovanej osobe v záložke Ubytované osoby.

Účel pobytu

Vyberte účel pobytu z rozbaľovacieho zoznamu. Účel pobytu je dôležité zadať pri elektronickom posielaní hlásenia o pobyte cudzinca podľa číselníka cudzineckej polície. Číselník a ďalšie informácie získate v téme Formulár Zoznam účelov pobytu.
Ak je v ubytovacom zariadení ubytovaný pracovník (zamestnanec), priraďte mu účel pobytu Dočasné ubytovanie pracovníka. Takto zadaný pracovník nemusí byť následne zahrnutý do tlačového výstupu Štatistika ubytovania.

Spôsob platby

Vyberte spôsob platby za ubytovanie (Hotovosť, Platobná karta, Faktúra, Cestovná kancelária). Výber spôsobu platby je dôležitý na zvýšenie prehľadu o prijímaných platbách za ubytovanie pre prevádzkovateľa ubytovacieho zariadenia.

Len pre vnútornú evidenciu

Vnútorná evidencia znamená evidenciu ubytovaných hostí, ktorí za ubytovanie neplatia (napr. majiteľ, rodinní príslušníci, obchodný partner). Záznamy s týmto príznakom nebudú zahrnuté do výkazov a štatistík. Nastavenie je dostupné len v prípade, že je danému používateľovi v ponuke ServisNastavenia programuoddiel Používateľ, Hotelová recepcia povolené pracovať so záznamami s príznakom  Len pre vnútornú evidenciu.

Požiadavky hosťa

Zadávajú sa požiadavky hosťa (napr. detská postieľka, špeciálna strava, pes, kytica a pod.). Požiadavky hosťa je možné zobraziť v grafickom prehľade izieb v oddieloch Prichádzajúci hostia, Ubytovaní hostia a Odchádzajúci hostia a mať ich tak stále na zreteli. Uvedené požiadavky je zároveň možné vytlačiť (tlačový výstup Prehľad upratovania izieb k dátumu). Viac informácií získate v téme Požiadavky hosťa.

Odchod hosťa                

Skutočný čas odchodu

Zobrazuje odchod hosťa zadaný pri použití funkcie Odchod hosťa.

Ubytované osoby

Záložka umožňuje evidovať ubytované osoby spolu s ich detailnými identifikačnými údajmi vrátané víza.

  • Novú osobu je možné pridať po stlačení tlačidla Nový - otvorí sa formulár Osoba, ktorý umožňuje zaevidovať, resp. upraviť údaje o ubytovanej osobe (hosťovi). Viac informácií o jeho vyplnení získate v téme Formulár Osoba.
  • Ak počet pridaných osôb presiahne počet osôb evidovaných v hlavičke ubytovania, program automaticky upraví počet osôb v hlavičke tak, aby zodpovedal počtu zapísaných osôb.
  • Údaje o osobách sa preberajú z rezervácie ak v nej boli zaevidované.
  • Štát (občianstvo) - zadáva sa štát, podľa ktorého sa určuje štátna príslušnosť. Je potrebné, aby bol daný štát vybraný do zoznamu štátov stlačením tlačidla  a výberom daného štátu zo zoznamu (vo formulári Štát) - v tom prípade sa automaticky načítajú všetky príslušné údaje (Kód štátu, Názov, Skrátený názov a Štatistický úrad - kódy krajiny (Akronym 2 a Akronym 3)). Vtedy bude možné načítať údaje o osobe aj pomocou čítačky dokladov.
  • V záložke Sadzby je možné zvoliť spôsob odvedenia miestnej dane za ubytovanie:
    • odvádzať miestnu daň - za osobu bude odvedená daň za ubytovanie,
    • odvádzať miestnu daň (zníženú) - za osobu bude odvedená znížená daň za ubytovanie,
    • neodvádzať miestnu daň - za osobu nebude odvedená daň za ubytovanie (napr. osoba je zdravotne ťažko postihnutá a pod.).
  • Sadzby miestnej dane za ubytovanie sa nastavujú v ponuke ServisNastavenia programuoddiel Firma, Hotelová recepcia, záložka Základné.
  • Hlásenie pobytu cudzinca je možné posielať aj elektronicky. Bližšie informácie získate v téme Hlásenie pobytu cudzincov - export do XML.

Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov:

Presunúť hosťa na inú izbu - presunie zaevidovanú osobu na inú izbu. Presunú sa len údaje o osobe, vypočítaná daň za ubytovanie ani iné údaje sa nezmenia. Funkciu je možné použiť napr. pri rýchlom check-ine alebo pri skupinovej rezervácii, keď sa všetci hostia zaevidujú do jednej izby.

Aktivácia prístupovej karty pre dverové zámky (kópia) - kópia prístupovej karty znamená, že staršie aktivácie karty sa deaktivujú. Túto funkciu je možné použiť napríklad pri strate prístupovej karty hosťom - staršou aktiváciou prístupovej karty už nebude možné otvoriť hotelovú izbu. Bližšie informácie o dverových zámkoch získate v téme Dverové zámky.

Kontakt

Telefón, e-mail

Kontaktné údaje na osobu, ktorá rezerváciu vykonala. Ak je ubytovanie vytvorené z rezervácie, údaje sa automaticky preberú z danej rezervácie. Údaje sa používajú aj pri tzv. automatických notifikáciach, napr. hosťovi sa môže automaticky 2 dni po odchode zaslať ďakovná e-mailová alebo SMS správa.

Daň za ubytovanie

Program automaticky vypočíta miestnu daň za ubytovanie podľa nastavení v ponuke ServisNastavenia programuoddiel Firma, Hotelová recepcia, záložka Základné. Bližšie informácie o spôsobe výpočtu hodnoty dane získate v téme Miestna daň za ubytovanie.

Miestna daň za ubytovanie sa zahŕňa do automatického zápisu položiek do hotelového účtu pomocou funkcie Automaticky vytvoriť položky hotelového účtu (F9) (formulár Ubytovanie, záložka Hotelové účty). Táto funkcia na základe nastavených cenových hladín v cenotvorbe ubytovania, nastavených sadzieb miestnej dane za ubytovanie, počtu osôb, počtu dní ubytovania a objednaných služieb vytvorí položky cenovej kalkulácie: Ubytovanie, Miestna daň za ubytovanieSlužby (len základné služby).

Ubytovanie je možné zaevidovať aj na obchodného partnera. Obchodný partner sa môže tlačiť na daňových dokladoch, ktorými bude ubytovanie alebo hotelový účet vysporiadané.

Umožňuje rezervácii priradiť zdroj (priamy kontakt, zľavový rezervačný portál, cestovná agentúra atď.).

Umožňuje k ubytovaniu objednať, resp. zarezervovať služby poskytované ubytovacím zariadením. V záložke Základné služby možno pridať pravidelne sa opakujúce služby (raňajky, večere...), v záložke Rozšírené služby zase doplnkové služby, ktoré poskytuje ubytovacie zariadenie (wellness, prenájom tenisového kurtu, športového náčinia...). Viac informácií o službách v module Hotelová recepcia získate v téme Služby.           

V rámci ubytovania je možné ku každej osobe evidovať jeden alebo viac hotelových účtov.

  • Na hotelovom účte môžu byť okrem položiek ubytovania (ubytovanie, miestna daň za ubytovanie a služby) aj iné položky (skladové karty).
  • Položky účtu môžu byť automaticky vygenerované programom, a to pomocou funkcie Automaticky vytvoriť položky hotelového účtu (F9). Táto funkcia na základe nastavených cenových hladín v cenotvorbe ubytovania, nastavených sadzieb miestnej dane za ubytovanie, počtu osôb, počtu dní ubytovania a objednaných služieb vytvorí položky cenovej kalkulácie: Ubytovanie, Miestna daň za ubytovanie a Služby (len základné služby).

Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov:

Presun hotelového účtu na inú izbu - hotelový účet bude presunutý na inú izbu.

Manuálne uzatvorenie hotelového účtu - otvorí sa sprievodca, pomocou ktorého možno zaevidovať úhradu hotelového účtu, a tým ho manuálne uzatvoriť. Hotelový účet sa automaticky presunie medzi uhradené (neaktívne) hotelové účty. Manuálne uzatvorenie hotelového účtu sa používa len v odôvodnených prípadoch. Úhradu hotelového účtu je potrebné zaevidovať cez Pokladnicu OBERON, kde sa úhrada zapíše do pokladničnej knihy, prípadne vyfakturovať.

Zobrazujú sa údaje z rezervácie (najmä o celkovej sume za ubytovanie, požadovanej a prijatej zálohe atď.) v prípade, že dané ubytovanie bolo vytvorené z predtým zaevidovanej rezervácie. Stlačením tlačidla  pri poli Číslo rezervácie sa otvorí príslušný záznam rezervácie. Do poľa Kaucia je možné zadať peňažnú záruku, ktorá slúži ako peňažná zábezpeka pre prípad znehodnotenia interiéru izby alebo exteriéru ubytovacieho zariadenia. Kaucia býva na konci pobytu vrátená v prípade, že nedošlo k žiadnemu poškodeniu.

V prípade, že nebola vytvorená rezervácia, polia v záložke budú prázdne.

Záložka Iné záznamy slúži na evidenciu doplňujúcich informácií o danom ubytovaní. V prípade on-line rezervácií z manažéra rezervačných kanálov (channel manager) sa v záložke automaticky zobrazujú poznámky k cene.
Príbuzné témy