Modul Hotelová recepcia systému OBERON podporuje hotel on-line check-in - webový on-line registračný formulár určený na vyplnenie osobných údajov potrebných na registráciu hosťa pred, resp. po príchode do ubytovacieho zariadenia na zrýchlenie procesu ubytovania. V závislosti od toho, kedy sa použije, zahŕňa tzv. Pre check-in alebo Rýchly check-in. Táto téma Pomocníka je venovaná funkcii Rýchly check-in.

Základné informácie

• Rýchly check-in predstavuje elektronickú registráciu hosťa (on-line check-in) bezprostredne po jeho príchode do ubytovacieho zariadenia a prevzatí izby. Realizuje sa na základe pripojenia mobilným zariadením (smartfónom, tabletom) do lokálnej počítačovej WiFi siete a zadaním identifikačných údajov hosťa, prípadne aj ďalších osôb do osobitného on-line registračného formulára. Tým sa výrazne skráti proces ubytovania hosťa po jeho príchode do ubytovacieho zariadenia, prípadne sa celý proces môže aj úplne zautomatizovať (bez nutnosti asistencie pracovníka recepcie).
• Po príchode do ubytovacieho zariadenia a následnom prevzatí izby sa hosť na svojom mobilnom zariadení (smartfóne, tablete) nasnímaním QR kódu z osobitného tlačového výstupu, ktorý je vytlačený k dispozícii na každej izbe, pripojí do lokálnej počítačovej siete WiFi a následným nasnímaním ďalšieho QR kódu z toho istého tlačového výstupu otvorí v internetovom prehliadači svojho mobilného zariadenia on-line registračný formulár.
• Tlačový výstup s QR kódom na pripojenie do lokálnej počítačovej WiFi siete a QR kódom s odkazom na on-line registračný formulár je dostupný v ponuke Hotel, Izby (tlačidlo Tlač).
• On-line registračný formulár obsahuje polia na zadanie identifikačných údajov ubytovaných hostí v danej izbe, ktoré hosť vyplní a odošle priamo do modulu Hotelová recepcia. Zápis údajov sa vykoná v závislosti od konkrétnej situácie (bližie informácie pozri nižšie v časti Ďalšie informácie).
• Ak ide o ubytovanie cudzinca, ubytovacie zariadenie by malo dodatočne vytlačiť tlačivo Hlásenie pobytu, ktoré by mal hosť počas pobytu (prípadne pri odchode) podpísať - tlačivo sa následne zasiela na cudzineckú políciu, pričom je možné využiť aj možnosť jeho elektronického zaslania.
• On-line registračný formulár je dostupný v slovenskom, anglickom, nemeckom, českom a poľskom jazyku. Ďalšie jazyky si môže ubytovacie zariadenie doplniť aj vo vlastnej réžii - stačí upraviť tzv. jazykové súbory formulára (adresár \\OBERON\WebServices).
• On-line registračný formulár s identifikačnými údajmi môže hosť vyplniť ešte pred jeho príchodom do ubytovacieho zariadenia, a to spravidla z pohodlia jeho domova (Pre check-in). Realizuje sa na základe výzvy zasielanej v rámci notifikácie pre hosťa pred jeho príchodom do ubytovacieho zariadenia (formou e-mailovej správy) s odkazom na on-line registračný formulár na webovej stránke ubytovacieho zariadenia na zadanie identifikačných údajov hosťa, prípadne aj ďalších osôb. Viac informácií je možné získať v téme Pre check-in.

Ďalšie informácie

• Z hľadiska evidencie hostí do OBERON-u môžu pri rýchlom check-ine nastať tieto situácie:
  a) ubytovanie už bolo vytvorené - v evidencii už na danú izbu bolo vytvorené ubytovanie pracovníkom recepcie (je vytvorený zápis v knihe ubytovaných bez údajov o hosťoch) - vtedy sa identifikačné údaje o hosťoch zapíšu do tohto ubytovania (do formulára Ubytovanie),
  b) hosť má rezerváciu - identifikačné údaje o hosťoch sa zapíšu do danej rezervácie (do formulára Rezervácia),
  c) hosť nemá rezerváciu - v tomto prípade hosť nemá rezerváciu a ani neexistuje zápis v knihe ubytovaných. Tento prípad môže nastať vtedy, keď sa hosť v ubytovacom zariadení ubytuje sám aj bez prítomnosti pracovníka recepcie, prípadne podľa jeho telefonických pokynov. V tomto prípade sa pri odoslaní identifikačných údajov prostredníctvom on-line registračného formulára automaticky vytvorí zápis v knihe ubytovaných s dĺžkou pobytu 1 noc. Tým sa izba obsadí, pričom sa obsadenosť môže ihneď zaslať prostredníctvom manažéra rezervačných kanálov (channel manager) do externých rezervačných systémov. Pri ubytovaní na viac nocí obsluha podľa potreby upraví dĺžku pobytu manuálne.
• On-line registračný formulár by mal byť (na rozdiel od režimu Pre check-in) technicky dostupný len z lokálnej počítačovej siete (interná URL). Dôvodom je fakt, že odkaz na formulár obsahuje číslo izby, čo by mohlo byť hosťom po skončení ubytovania (alebo kedykoľvek neskôr) zneužité (hosť by mohol zasielať SPAM údaje).

 Obrázok č. 1: Tlačový výstup s QR kódom na pripojenie do lokálnej počítačovej WiFi siete (obsahuje SSID siete a heslo) a s QR kódom s odkazom na on-line registračný formulár pre každú izbu osobitne

 Obrázok č. 2: On-line registračný formulár na zadanie identifikačných údajov