Pomocník systému OBERON
Formulár Rezervácia

Formulár Rezervácia umožňuje zaevidovať, resp. upraviť už zaevidovanú rezerváciu ubytovania, t. j. všetky potrebné údaje pre rezerváciu pobytu v ubytovacom zariadení v module Hotelová recepcia. Sú to predovšetkým informácie o izbe, počte osôb (dospelých a detí), dátume príchodu a odchodu, prípadne identifikačné údaje o osobe, ktorá si ubytovanie rezervuje. Okrem toho formulár umožňuje aj objednanie, resp. rezerváciu služieb poskytovaných ubytovacím zariadením a vytvorenie kalkulácie ceny za ubytovanie. Formulár je dostupný z dvoch miest v programe OBERON - Agenda firmy, a to z Knihy rezervácií, tlačidlo Nový, alebo z Grafického prehľadu izieb (ponuka Hotel).

Popis formulára Rezervácia

Eviduje základné informácie o rezervácii ubytovania - Dátum príchodu, Dátum odchodu, Počet dospelých, Počet detí, Počet nocí..., od ktorých sa odvíjajú rezervácie izieb a výpočty cien za ubytovanie, miestnej dane a služieb.

Dokumenty a obrázky

Systém OBERON umožňuje ku každej rezervácii ubytovania evidovať obrázok alebo iný dokument (napr. oskenované vízum). Priložiť nový obrázok alebo dokument je možné stlačením tlačidla Nový. Otvorí sa formulár Dokument (obrázok), v ktorom pomocou tlačidla výberu  možno vybrať akýkoľvek obrázok uložený v počítači. Stlačením tlačidla  sa zobrazí Knižnica dokumentov a obrázkov. Pod tlačidlom Možnosti je dostupná funkcia Oskenovať na oskenovanie obrázka (dokumentu). Obrázok je možné zobraziť v náhľade, prípadne upraviť v jednoduchom editore. V grafickom prehľade izieb bude rezervácia s priloženými obrázkami a dokumentmi zobrazená s príznakom (obrázkom) kancelárskej sponky.

Záložka slúži na evidenciu základných údajov o osobe, ktorá si rezervuje pobyt. Podľa týchto údajov bude ďalej rezervácia identifikovaná. Údaje nie je potrebné vypĺňať manuálne - ak sa k rezervácii zaevidujú osoby, program automaticky preberie údaje prvej zaevidovanej osoby.

E-mail, telefón

Kontaktné údaje osoby, ktorá si rezervuje pobyt. Údaje sa používajú aj pri tzv. automatických notifikáciach, napr. hosťovi sa môže automaticky 3 dni pred príchodom zaslať e-mailová alebo SMS správa.

Počet predchádzajúcich návštev

Pri zadaní e-mailovej adresy program vyhľadáva v histórii ubytovaných hostí a automaticky doplní do poľa počet predchádzajúcich návštev (možno ho zadať aj manuálne).

Stav rezervácie

Stav rezervácie sa zadáva podľa potreby, prípadne sa môže zmeniť aj automaticky, napr. po zaevidovaní zálohy. Program umožňuje evidovať nasledujúce stavy:

  • Nový on-line dopyt - nezáväzný on-line dopyt hosťa ohľadom dostupnosti izby v určitom dátume (napr. z webového rezervačného formulára alebo manažéra rezervačných kanálov).
  • Dopyt (vybavuje sa) - nezáväzný dopyt hosťa ohľadom dostupnosti izby v určitom dátume, ktorý sa vybavuje personálom ubytovacieho zariadenia.
  • Nová on-line rezervácia - on-line rezervácia izby, ktorá ešte nie je potvrdená hosťom (napr. z webového rezervačného formulára alebo manažéra rezervačných kanálov).
  • On-line rezervácia (vybavuje sa) - on-line rezervácia izby, ktorá ešte nie je potvrdená hosťom a vybavuje sa personálom ubytovacieho zariadenia.
  • Nepotvrdená rezervácia - rezervácia, ktorá ešte nie je potvrdená hosťom.
  • Potvrdená rezervácia - rezervácia, ktorá bola potvrdená hosťom.
  • Rezervácia so zálohou - rezervácia so zaplatenou zálohou.
  • Zrušená rezervácia - po zrušení sa rezervácia nebude zobrazovať v grafickom prehľade, v knihe rezervácií bude prečiarknutá.

V grafickom prehľade izieb môže byť rezervácia zobrazená ako zmluvná rezervácia (lososovou farbou). Zmluvné rezervácie sa vytvárajú automaticky z Knihy zmluvných rezervácií.

Poznámka

K rezervácii je možné zadať ľubovoľnú poznámku, ktorá je obmedzená na 256 znakov. Dlhší text je možné zadať v záložke Iné záznamy.

Požiadavky hosťa

Zadávajú sa požiadavky hosťa, napr. detská postieľka, špeciálna strava, kytica a pod. Požiadavky hosťa je možné zobraziť v Grafickom prehľade izieb v oddieloch Prichádzajúci hostia, Ubytovaní hostia a Odchádzajúci hostia a mať ich tak stále na zreteli. Uvedené požiadavky je zároveň možné vytlačiť (tlačový výstup Prehľad upratovania izieb k dátumu). Viac informácií získate v téme Požiadavky hosťa.

Rezervovať do

Izbu je možné rezervovať do zvoleného dátumu, t. j. je možné nastaviť, dokedy má byť izba rezervovaná (napr. v prípade očakávania zálohy alebo opätovného potvrdenia). Ak nastavený časový úsek uplynie, v zozname rezervácií sa takáto rezervácia zvýrazní červenou farbou.

Záložka umožňuje rezervovať potrebný počet izieb na pobyt. Pri rozdeľovaní osôb na izby program automaticky obsadí pevné lôžka a následne prístelky. Začiarknutím možnosti Zakázať presuny izieb nebude možné zmeniť izby za iné. V grafickom prehľade izieb bude takáto rezervácia zobrazená s príznakom (obrázkom) zámku.

Po vybratí izby a stlačení tlačidla Oprava sa otvorí formulár Rezervácia - izba, v ktorom je v záložke Prístupový systém možné zadať PIN. Ten sa môže odoslať hosťovi na otvorenie izby pomocou dverového prístupového systému inštalovaného v ubytovacom zariadení, ktorý nemusí byť prepojený s OBERON-om. Spôsob generovania PIN-u pre dverový prístupový systém je možné zvoliť v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Hotelová recepcia, záložka Ostatné.

Obchodný partner

Rezervovať pobyt je možné aj na obchodného partnera, ktorý sa následne môže prebrať do ubytovania vytvoreného z rezervácie. Obchodný partner sa môže tlačiť na daňových dokladoch, ktorými bude ubytovanie alebo hotelový účet vysporiadaný.

Zdroj rezervácie

Pod pojmom zdroj rezervácie sa rozumie pôvod, odkiaľ rezervácia na ubytovanie prišla (cestovná agentúra, provízny rezervačný portál, reklamný katalóg atď.). Evidencia zdrojov rezervácií slúži na kontrolnú činnosť, napr. vyúčtovanie provízií pre konkrétnu cestovnú agentúru, prípadne ako zdroj údajov pre efektívnejší marketing. Ďalšie informácie získate v téme Zdroje rezervácie.

Externé číslo rezervácie - pole na zadanie externého čísla rezervácie, napr. číslo rezervácie vytvorenej na rezervačnom portáli Booking.com.

V záložke Osoby je možné v rámci danej rezervácie zaevidovať konkrétne osoby. Ak počet pridaných osôb presiahne počet osôb evidovaných v hlavičke rezervácie, program počet osôb v hlavičke automaticky upraví. Údaje o osobách sa z rezervácie preberajú do ubytovania vytvoreného z rezervácie. V prípade, že daná osoba bola v ubytovacom zariadení už v minulosti ubytovaná, možno danú osobu do rezervácie jednoducho pridať aj z Histórie ubytovaných osôb.
Umožňuje k rezervácii objednať, resp. zarezervovať služby poskytované ubytovacím zariadením. V záložke Základné služby možno pridať pravidelne sa opakujúce služby (raňajky, večere...), v záložke Rozšírené služby zase doplnkové služby, ktoré poskytuje ubytovacie zariadenie (wellness, prenájom tenisového kurtu, športového náčinia...). Základné služby evidované v rezervácii sa využívajú predovšetkým pri automatickej tvorbe položiek kalkulácie ceny za ubytovanie (záložka Kalkulácia ceny, tlačidlo Možnosti). Služby (základné aj rozšírené) možno preniesť z rezervácie do ubytovania. Viac informácií o službách v module Hotelová recepcia získate v téme Služby.
Slúži na predbežnú kalkuláciu ceny za ubytovanie. Umožňuje využiť funkciu Automaticky vytvoriť položky kalkulácie ceny (tlačidlo Možnosti), ktorá na základe počtu osôb, počtu dní ubytovania a objednaných služieb vytvorí položky cenovej kalkulácie: Ubytovanie, Miestna daň za ubytovanie a Služby (len základné služby).                

Zaradenie položky do kalkulácie ceny sa realizuje v poli Množstvo*Kód položky takto:

  • Pri predaji sa kód položky zapíše priamo do poľa Množstvo*Kód položky a potvrdí klávesom Enter. Program pridá hľadanú položku v množstve jednej mernej jednotky.
  • Ak potrebujete predať iné množstvo, ako jedna merná jednotka, uveďte pred kód položky potrebné množstvo, napr. 2*1122, 0.5*1122 a pod. V prípade, že nepoznáte kód položky, môžete zobraziť zoznam položiek určených na predaj stlačením klávesu F3.
  • Zo zoznamu položiek vložených do hotelového účtu môžete ktorúkoľvek odstrániť (tlačidlo Vymazať alebo kláves Delete).
  • Ak potrebujete stornovať riadok, môžete použiť položku so záporným množstvom, napr. -1*1122, -2*1122, -0.5*1122 a pod.

V záložke Cena a záloha je možné zaevidovať údaje o cene pobytu, spôsobe platby a prijatej zálohe. Suma prijatej zálohy sa prenesie do ubytovania a odpočíta od celkovej ceny ubytovania.

Variabilný symbol - zadáva sa variabilný symbol na identifikáciu prijatých zálohových platieb. Program umožňuje nastaviť spôsob generovania variabilného symbolu (v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Hotelová recepcia, záložka Ostatné):

  • Nečíslovať - nebude doplnený žiadny variabilný symbol,
  • Použiť číslo rezervácie - variabilný symbol bude vytvorený z čísla rezervácie, napr. 0003,
  • Podľa dátumu príchodu a čísla izby - napr. 1603030111, dátum 3.3.2016 a izba číslo 111.

Variabilný symbol sa generuje automaticky, ak je zadaná suma požadovanej zálohy. Podľa variabilného symbolu je možné spárovať platbu za ubytovanie s rezerváciou.

Záložka Iné záznamy slúži na evidenciu doplňujúcich informácií o danej rezervácii. V prípade on-line rezervácií z manažéra rezervačných kanálov (channel manager) sa v záložke automaticky zobrazujú poznámky k cene.

Tlačidlo vo formulári Rezervácia

Dokumenty a obrázky

Systém OBERON umožňuje ku každej rezervácii ubytovania evidovať obrázok alebo iný dokument (napr. oskenované vízum). Priložiť nový obrázok alebo dokument je možné stlačením tlačidla Nový. Otvorí sa formulár Dokument (obrázok), v ktorom pomocou tlačidla výberu  možno vybrať akýkoľvek obrázok uložený v počítači. Stlačením tlačidla  sa zobrazí Knižnica dokumentov a obrázkov. Pod tlačidlom Možnosti je dostupná funkcia Oskenovať na oskenovanie obrázka (dokumentu). Obrázok je možné zobraziť v náhľade, prípadne upraviť v jednoduchom editore. V grafickom prehľade izieb bude rezervácia s priloženými obrázkami a dokumentmi zobrazená s príznakom (obrázkom) kancelárskej sponky.
Príbuzné témy
Grafický prehľad izieb
Kniha rezervácií
Zaevidovanie rezervácie
Formulár Osoba
Cenotvorba ubytovania

EXALOGIC, s.r.o., www.exalogic.sk

26. 1. 2023