Eviduje základné informácie o rezervácii ubytovania - Dátum príchodu, Dátum odchodu, Počet dospelých, Počet detí, Počet nocí..., od ktorých sa odvíjajú rezervácie izieb a výpočty cien za ubytovanie, miestnej dane a služieb.

Záložka slúži na evidenciu základných údajov o osobe, ktorá si rezervuje pobyt. Podľa týchto údajov bude ďalej rezervácia identifikovaná. Údaje nie je potrebné vypĺňať manuálne - ak sa k rezervácii zaevidujú osoby, program automaticky preberie údaje prvej zaevidovanej osoby.

E-mail, telefón

Počet predchádzajúcich návštev

Stav rezervácie

Poznámka

Požiadavky hosťa

Rezervovať do

Záložka umožňuje rezervovať potrebný počet izieb na pobyt. Pri rozdeľovaní osôb na izby program automaticky obsadí pevné lôžka a následne prístelky. Začiarknutím možnosti Zakázať presuny izieb nebude možné zmeniť izby za iné. V grafickom prehľade izieb bude takáto rezervácia zobrazená s príznakom (obrázkom) zámku.

Po vybratí izby a stlačení tlačidla Oprava sa otvorí formulár Rezervácia - izba, v ktorom je v záložke Prístupový systém možné zadať PIN. Ten sa môže odoslať hosťovi na otvorenie izby pomocou dverového prístupového systému inštalovaného v ubytovacom zariadení, ktorý nemusí byť prepojený s OBERON-om. Spôsob generovania PIN-u pre dverový prístupový systém je možné zvoliť v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Hotelová recepcia, záložka Ostatné.

Obchodný partner

Rezervovať pobyt je možné aj na obchodného partnera, ktorý sa následne môže prebrať do ubytovania vytvoreného z rezervácie. Obchodný partner sa môže tlačiť na daňových dokladoch, ktorými bude ubytovanie alebo hotelový účet vysporiadaný.

Zdroj rezervácie

Pod pojmom zdroj rezervácie sa rozumie pôvod, odkiaľ rezervácia na ubytovanie prišla (cestovná agentúra, provízny rezervačný portál, reklamný katalóg atď.). Evidencia zdrojov rezervácií slúži na kontrolnú činnosť, napr. vyúčtovanie provízií pre konkrétnu cestovnú agentúru, prípadne ako zdroj údajov pre efektívnejší marketing. Ďalšie informácie získate v téme Zdroje rezervácie.

Externé číslo rezervácie - pole na zadanie externého čísla rezervácie, napr. číslo rezervácie vytvorenej na rezervačnom portáli Booking.com.

V záložke Osoby je možné v rámci danej rezervácie zaevidovať konkrétne osoby. Ak počet pridaných osôb presiahne počet osôb evidovaných v hlavičke rezervácie, program počet osôb v hlavičke automaticky upraví. Údaje o osobách sa z rezervácie preberajú do ubytovania vytvoreného z rezervácie. V prípade, že daná osoba bola v ubytovacom zariadení už v minulosti ubytovaná, možno danú osobu do rezervácie jednoducho pridať aj z Histórie ubytovaných osôb.

Umožňuje k rezervácii objednať, resp. zarezervovať služby poskytované ubytovacím zariadením. V záložke Základné služby možno pridať pravidelne sa opakujúce služby (raňajky, večere...), v záložke Rozšírené služby zase doplnkové služby, ktoré poskytuje ubytovacie zariadenie (wellness, prenájom tenisového kurtu, športového náčinia...). Základné služby evidované v rezervácii sa využívajú predovšetkým pri automatickej tvorbe položiek kalkulácie ceny za ubytovanie (záložka Kalkulácia ceny, tlačidlo Možnosti). Služby (základné aj rozšírené) možno preniesť z rezervácie do ubytovania. Viac informácií o službách v module Hotelová recepcia získate v téme Služby.

Slúži na predbežnú kalkuláciu ceny za ubytovanie. Umožňuje využiť funkciu Automaticky vytvoriť položky kalkulácie ceny (tlačidlo Možnosti), ktorá na základe počtu osôb, počtu dní ubytovania a objednaných služieb vytvorí položky cenovej kalkulácie: Ubytovanie, Miestna daň za ubytovanie a Služby (len základné služby). Podporovaná je aj skladová karta typu sada, keď po zadaní kódu skladovej položky sa do kalkulácie automaticky vložia všetky položky sady.               

Zaradenie položky do kalkulácie ceny sa realizuje v poli Množstvo*Kód položky takto:

• Pri predaji sa kód položky zapíše priamo do poľa Množstvo*Kód položky a potvrdí klávesom Enter. Program pridá hľadanú položku v množstve jednej mernej jednotky.
• Ak potrebujete predať iné množstvo, ako jedna merná jednotka, uveďte pred kód položky potrebné množstvo, napr. 2*1122, 0.5*1122 a pod. V prípade, že nepoznáte kód položky, môžete zobraziť zoznam položiek určených na predaj stlačením klávesu F3.
• Zo zoznamu položiek vložených do hotelového účtu môžete ktorúkoľvek odstrániť (tlačidlo Vymazať alebo kláves Delete).
• Ak potrebujete stornovať riadok, môžete použiť položku so záporným množstvom, napr. -1*1122, -2*1122, -0.5*1122 a pod.

V záložke Cena a záloha je možné zaevidovať údaje o cene pobytu, spôsobe platby a prijatej zálohe. Suma prijatej zálohy sa prenesie do ubytovania a odpočíta od celkovej ceny ubytovania.

Variabilný symbol - zadáva sa variabilný symbol na identifikáciu prijatých zálohových platieb. Program umožňuje nastaviť spôsob generovania variabilného symbolu (v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Hotelová recepcia, záložka Ostatné):

• Nečíslovať - nebude doplnený žiadny variabilný symbol,
• Použiť číslo rezervácie - variabilný symbol bude vytvorený z čísla rezervácie, napr. 0003,
• Podľa dátumu príchodu a čísla izby - napr. 1603030111, dátum 3.3.2016 a izba číslo 111.

Variabilný symbol sa generuje automaticky, ak je zadaná suma požadovanej zálohy. Podľa variabilného symbolu je možné spárovať platbu za ubytovanie s rezerváciou.

Záložka Iné záznamy slúži na evidenciu doplňujúcich informácií o danej rezervácii. V prípade on-line rezervácií z manažéra rezervačných kanálov (channel manager) sa v záložke automaticky zobrazujú poznámky k cene.