Eviduje základné informácie o rezervácii ubytovania, od ktorých sa odvíjajú rezervácie
izieb a výpočty cien za ubytovanie,
miestnej dane a služieb.
Tlačidlo Dokumenty a obrázky
Systém OBERON umožňuje ku každému ubytovaniu evidovať obrázok alebo iný dokument (napríklad oskenované víza). Priložiť nový obrázok alebo dokument je možné stlačením tlačidla
Nový. Otvorí sa formulár
Dokument (obrázok), v ktorom pomocou tlačidla výberu je možné vybrať akýkoľvek obrázok uložený v počítači. Stlačením tlačidla
sa zobrazí
Knižnica dokumentov a obrázkov. Pomocou možnosti (tlačidlo
Možnosti) je možné obrázok alebo dokument oskenovať. Obrázok je možné zobraziť v náhľade, alebo upraviť v jednoduchom editore. V grafickom prehľade izieb bude rezervácia s priloženými obrázkami a dokumentami zobrazená s príznakom (obrázkom) kancelárskej spinky.
Záložka slúži na evidenciu základných údajov o osobe, ktorá si rezervuje pobyt. Podľa týchto údajov bude ďalej rezervácia identifikovaná. Údaje nie je potrebné vypĺňať manuálne, ak budú k rezervácii evidované osoby - v takomto prípade budú údaje automaticky prebrané od prvej pridanej osoby.
Telefón, e-mail
Kontaktné údaje na osobu, ktorá rezerváciu vykonala. Údaje sú použité aj pri tzv.
automatických notifikáciach, napr. hosťovi sa môže automaticky 3 dni pred príchodom zaslať e-mail alebo SMS.
Počet predchádzajúcich návštev
Pri zadaní e-mailu do rezervácie sa automaticky vyhľadáva v histórii ubytovaných hostí a automaticky sa do tohto poľa doplní. Počet predchádzajúcich návštev je možné zadať aj manuálne.
Stav rezervácie
Stav rezervácie sa zadáva podľa potreby, prípadne sa môže zmeniť aj automaticky, napríklad po zaevidovaní zálohy. Stav rezervácie môže mať nasledovné stavy:
- Dopyt - dopyt je nezáväzné informovanie hosťa ohľadom obsadenosti na určitý dátum
- Nová On-line rezervácia - on-line rezervácie sa automaticky vytvárajú z webového formulára na internetovej stránke ubytovacieho zariadenia. Bližšie informácie získate v téme Hotelová recepcia - rezervačný formulár ubytovania.
- On-line rezervácia (vybavuje sa) - on-line rezervácie, ktorá ešte nie je potvrdená a je vybovovaná personálom ubytovacieho zariadenia
- Nepotvrdená rezervácia - rezervácia, ktorá nebola zo strany hosťa ešte potvrdená, napríklad potvrdzujúcim e-mailom
- Potvrdená rezervácia - rezervácia, ktorá bola potvrdená hosťom
- Rezervácia so zálohou - rezervácia, ktorej bola zaplatená záloha
- Zrušená rezervácia - po zrušení sa rezervácia nebude zobrazovať v grafickom prehľade izieb, v knihe rezervácií bude rezervácia prečiarknutá
V grafickom prehľade izieb môže byť rezervácia zobrazená ako zmluvná rezervácia (ružovou farbou). Zmluvné rezervácie sa vytvárajú automaticky z Knihy zmluvných rezervácií.
Poznámka
Zadáva sa poznámka k rezervácii, poznámka je obmedzená na počet znakov 256. Dlhší text je možné zadať v záložke Iné záznamy.
Požiadavky hosťa
Zadávajú sa požiadavky hosťa, napr. Detská postieľka, Pes, Kvety. Požiadavky sa zobrazujú v oddieli
Prichádzajúci hostia, prípadne v tlačovom výstupe
Prehľad upratovania izieb. Viac informácií získate v téme
Formulár Požiadavky hosťa.
Rezervovať do
Zadáva sa časová platnosť rezervácie - dátum, do ktorého bude platiť rezervácia, napríklad v prípade očakávania zálohy alebo opätovného potvrdenia. Po uplynutí tejto doby bude rezervácia v zozname rezervácií vyznačená červenou farbou.
Záložka umožňuje rezervovať potrebný počet izieb na pobyt. Pri rozdeľovaní osôb na izby program automaticky obsadí pevné lôžka a následne prístelky. Začiarknutím možnosti Zakázať presuny izieb nebude možné zmeniť izby za iné. V grafickom prehľade izieb bude takáto rezervácia zobrazená s príznakom (obrázkom) zámku.
Po vybratí izby a stlačení tlačidla Oprava sa otvorí formulár Rezervácia - izba, v ktorom je v záložke Prístupový systém možné zadať PIN. Ten sa môže odoslať hosťovi na otvorenie izby pomocou dverového prístupového systému inštalovaného v ubytovacom zariadení, ktorý nemusí byť prepojený s OBERON-om. Spôsob generovania PIN-u pre dverový prístupový systém je možné zvoliť v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Hotelová recepcia, záložka Ostatné.
Obchodný partner
Rezervovať pobyt je možné aj na Obchodného partnera, ktorého následne môže prebrať ubytovanie vytvorené z rezervácie. Obchodný partner môže byť tlačený na daňových dokladoch, ktorými bude ubytovanie alebo hotelový účet vysporiadaný.
Zdroj rezervácie
Pod pojmom zdroj rezervácie je možné si predstaviť pôvod, odkiaľ rezervácia na ubytovanie prišla. Zdroje rezervácie slúžia na vytvorenie prehľadu o tom, z akých miest prichádzajú rezervácie. Ďalšie informácie získate v téme Zdroje rezervácie.
Externé číslo rezervácie - pole pre zadanie externého čísla rezervácie, napr. číslo rezervácie vytvorenej na Booking.com.
V záložke
Osoby je možné pridať konkrétne
osoby k rezervácii. Ak počet pridaných osôb presiahne počet osôb evidovaných v hlavičke rezervácie, program počet osôb v hlavičke automaticky upraví. Údaje o osobách budú z rezervácie prebrané do ubytovania vytvoreného z rezervácie. Osobu je možné pridať aj z
Histórie ubytovaných osôb.
Umožňuje k rezervácii objednať
služby poskytované ubytovacím zariadením. Služby evidované v rezervácii sa využívajú predovšetkým pri automatickej kalkulácii predbežnej ceny za ubytovanie. Služby sa taktiež prenášajú z rezervácie do ubytovania. Bližšie informácie o rezerváciách, prebiehajúcich a poskytovaných službách získate v téme
Grafický prehľad poskytovaných služieb.
Slúži na predbežnú kalkuláciu ceny za ubytovanie. Je možné využiť funkciu
Automaticky vytvoriť položky kalkulácie ceny dostupnej po stlačení tlačidla
Možnosti, alebo klávesa F9. Táto funkcia na základe počtu osôb, počtu dní ubytovania a objednaných služieb vytvorí položky cenovej kalkulácie:
Ubytovanie, Miestna daň z ubytovania a Služby.
Zaradenie položky do kalkulácie ceny sa realizuje v poli Množstvo*Kód položky nasledovne:
- pri predaji sa kód položky zapíše priamo do poľa Množstvo*Kód položky a potvrdí klávesou Enter. Program pridá hľadanú položku v množstve jednej mernej jednotky.
- ak potrebujete predať iné množstvo ako jedna merná jednotka, uveďte pred kód položky potrebné množstvo, napr. 2*1122, 0.5*1122 a pod. V prípade, že obsluha nepozná kód položky môže zobraziť zoznam položiek určených na predaj po stlačení klávesy F3.
- zo zoznamu položiek vložených do hotelového účtu možno ktorúkoľvek odstrániť klávesou Del (klávesou ŠÍPKA DOLE sa nastavte na položku ktorú chcete vymazať a stlačte klávesu Delete).
- ak potrebujete stornovať riadok môžete použiť položku so záporným množstvom, napr. -1*1122, -2*1122, -0.5*1122 a pod.
V záložke Cena a záloha je možné zaevidovať údaje o cene pobytu, spôsobe platby a prijatej zálohe. Suma prijatej zálohy bude prenesená do ubytovania a odpočítaná od celkovej ceny ubytovania.
Variabilný symbol je doplnený podľa nastavenia:
- Nečíslovať - nebude doplnený žiadny variabilný symbol
- Použiť číslo rezervácie - variabilný symbol bude vytvorený z čísla rezervácie, napr. 0003
- Podľa dátumu príchodu a čísla izby - napr. 1603030111, dátum 3.3.2016 a izba číslo 111
Variabilný symbol sa generuje automaticky, ak je zadaná suma požadovanej zálohy. Podľa variabilného symbolu je možné spárovať platbu za ubytovanie s rezerváciou.
Záložka
Iné záznamy slúži na evidenciu doplňujúcich informácii o danej rezervácii. V prípade on-line rezervácii z
channel manageru sa text automaticky dopĺňa.
