V tejto téme Pomocníka je uvedený postup, ako zaevidovať novú rezerváciu ubytovania v module Hotelová recepcia. Rezerváciu je možné zaevidovať dvoma spôsobmi, a to z grafického prehľadu izieb (odporúčaný postup) alebo priamo zápisom do knihy rezervácií.

Postup zaevidovania rezervácie ubytovania v grafickom prehľade izieb

1. Na zaevidovanie rezervácie z grafického prehľadu izieb v ponuke Hotel otvorte Grafický prehľad izieb. Kurzorom sa nastavte na izbu a dátum, na ktoré chcete zaevidovať rezerváciu. V prípade rozsahu dátumov je možné viac buniek označiť stlačením ľavého tlačidla myši a jednoduchým potiahnutím do strany. Označiť bunky môžete aj pre viac izieb (stlačením klávesov Ctrl alebo Shift a označením príslušných dátumov kurzorom), čím je možné vytvoriť rezerváciu viacerých izieb súčasne (hromadná, skupinová rezervácia). Následne stlačte pravé tlačidlo myši a zvoľte položku Nová rezervácia. Otvorí sa formulár Rezervácia.
2. V záložke Základné zadajte (skontrolujte) dátum príchodu a odchodu, počet osôb - tieto údaje sú povinné. Zadajte ďalšie údaje, napr. meno a priezvisko, kontaktné údaje, stav rezervácie, požiadavky hosťa atď.
3. V záložke Obchodný partner je možné zadať údaje o obchodnom partnerovi a rezervácii priradiť zdroj (priamy kontakt, zľavový rezervačný portál, cestovná agentúra atď.).
4. V záložke Služby je možné zadať jednotlivé objednané služby, napr. raňajky, wellness a pod. (služby je možné doplniť aj neskôr, po príchode hosťa).
5. V záložke Kalkulácia ceny je možné na predbežnú kalkuláciu ceny za ubytovanie využiť funkciu Automaticky vytvoriť položky kalkulácie ceny (tlačidlo Možnosti), ktorá na základe platného cenníka, nastavených sadzieb miestnej dane za ubytovanie, počtu osôb, počtu dní ubytovania a objednaných služieb vytvorí položky cenovej kalkulácie: Ubytovanie, Miestna daň za ubytovanie a Služby (len základné služby). Podporovaná je aj skladová karta typu sada, keď po zadaní kódu skladovej položky sa do kalkulácie automaticky vložia všetky položky sady.
6. V záložke Cena a záloha je možné zaevidovať údaje o cene pobytu, spôsobe platby a prijatej zálohe. Suma prijatej zálohy sa prenesie do ubytovania a odpočíta od celkovej ceny ubytovania.
7. Po stlačení tlačidla OK je zaevidovanie rezervácie ukončené, do knihy rezervácie sa zapíše nový záznam.

Postup zaevidovania rezervácie ubytovania zápisom do knihy rezervácií   

1. Na zaevidovanie rezervácie priamo do knihy rezervácií v ponuke Hotel otvorte Knihu rezervácií a stlačte tlačidlo Nový. Otvorí sa formulár Rezervácia.
2. V záložke Základné zadajte dátum príchodu a odchodu, počet osôb - tieto údaje sú povinné. Zadajte ďalšie údaje, napr. meno a priezvisko, kontaktné údaje, stav rezervácie, požiadavky hosťa atď.
3. Pri vytváraní rezervácie zápisom do knihy rezervácií je potrebné v záložke Rezervované izby vybrať izbu, prípadne viac izieb, ktoré si osoba rezervuje.
4. V záložke Obchodný partner je možné zadať údaje o obchodnom partnerovi a rezervácii priradiť zdroj (priamy kontakt, zľavový rezervačný portál, cestovná agentúra atď.).
5. V záložke Služby je možné zadať jednotlivé objednané služby, napr. raňajky, wellness a pod. (služby je možné doplniť aj neskôr, po príchode hosťa).
6. V záložke Kalkulácia ceny je možné na predbežnú kalkuláciu ceny za ubytovanie využiť funkciu Automaticky vytvoriť položky kalkulácie ceny (tlačidlo Možnosti), ktorá na základe platného cenníka, nastavených sadzieb miestnej dane za ubytovanie, počtu osôb, počtu dní ubytovania a objednaných služieb vytvorí položky cenovej kalkulácie: Ubytovanie, Miestna daň za ubytovanie a Služby (len základné služby). Podporovaná je aj skladová karta typu sada, keď po zadaní kódu skladovej položky sa do kalkulácie automaticky vložia všetky položky sady.
7. V záložke Cena a záloha je možné zaevidovať údaje o cene pobytu, spôsobe platby a prijatej zálohe. Suma prijatej zálohy sa prenesie do ubytovania a odpočíta od celkovej ceny ubytovania.
8. Po stlačení tlačidla OK je zaevidovanie rezervácie ukončené, do knihy rezervácie sa zapíše nový záznam.

On-line rezervácie

V systéme OBERON existuje možnosť automatického prijímania on-line rezervácií, a to:

• z rezervačného formulára ubytovania na internetovej stránke ubytovacieho zariadenia - viac informácií v téme Rezervačný formulár ubytovania.
• z províznych rezervačných portálov ubytovania (napr. Booking.com) prostredníctvom manažéra rezervačných kanálov - viac informácií v téme Všeobecne o manažéri rezervačných kanálov (Hotel Channel Manager).