Táto téma Pomocníka je venovaná položke Grafický prehľad izieb v ponuke Hotel programu OBERON - Agenda firmy.

Základné informácie

• Výberom položky sa otvorí Grafický prehľad izieb - interaktívny formulár, ktorý v grafickej podobe zobrazuje prehľad voľných, rezervovaných a obsadených izieb ubytovacieho zariadenia. Údaje čerpá z knihy rezervácií, zmluvných rezervácií a ubytovaných. Formulár zároveň umožňuje aktívne pracovať s celým radom funkcií modulu Hotelová recepcia - zaevidovať dopyt, rezerváciu a ubytovanie (príchod hosťa), založiť otvorený hotelový účet, uskutočňovať presuny medzi izbami a pod. Viac informácií o izbách a ich definovaní získate v téme Izby.
• Stlačením pravého tlačidla myši program umožňuje vyvolať kontextovú ponuku, kde je možné priamo veľmi jednoducho a rýchlo pracovať s jednotlivými rezerváciami a zápismi ubytovania. V ľavom paneli oddelenom rozdeľovacou lištou sa nachádzajú zoznamy on-line rezervácií, očakávaných záloh, prichádzajúcich, aktuálne ubytovaných a odchádzajúcich hostí, kde je opäť možné pracovať s kontextovou ponukou (viac informácií o ľavom paneli pozri nižšie).
• V hornej časti formulára je situovaný osobitný riadok, v ktorom sa zobrazujú jednotlivé podujatia a udalosti evidované v Kalendári podujatí. Ide o také podujatia a udalosti (sviatky, prázdniny, športové, spoločenské, kultúrne a iné podujatia a pod.), ktoré môžu mať vplyv na zvýšený záujem o ubytovacie, stravovacie, rekreačné, prípadne ďalšie služby, ktoré ubytovacie zariadenie poskytuje. Evidencia podujatí umožňuje ubytovaciemu zariadeniu primerane reagovať na potenciálny dopyt po ubytovaní a poskytovaných službách v konkrétnych úsekoch ubytovacej sezóny a zvýšený záujem premietnuť napr. do cenotvorby ubytovania a poskytovaných služieb. Viac informácií získate v téme Kalendár podujatí.
• V grafickom prehľade izieb sa zobrazujú aj informácie o údržbe izieb, a to vo forme príslušných obrázkov alebo farebného odlíšenia príslušných polí kalendára. Na Obrázku č. 1 sú v grafickom prehľade izieb vyznačené dni na údržbu izieb počas prevádzky (Izba štandard A102) a mimo prevádzky (Izba štandard A103 a Izba štandard A104). Pridať nový záznam správy údržby je možné aj priamo v grafickom prehľade izieb (v kontextovej ponuke tabuľky záznamov). Viac informácií získate v téme Správa údržby.
• Z grafického prehľadu izieb je možné vyexportovať údaje o ubytovaných hosťoch (cudzincoch) do súboru XML (tlačidlo Možnosti). Vyexportovaný súbor XML je následne možné importovať na portáli Ministerstva vnútra SR. Ďalšie informácie o hlásení pobytu získate v téme Hlásenie pobytu cudzincov - export do XML.
• V grafickom prehľade je možné meniť výšku riadkov a šírku stĺpcov jednoduchým posunutím trojuholníka v pravom hornom rohu formulára.

Obrázok č. 1:  Formulár Grafický prehľad izieb

Ľavý panel formulára

V ľavej časti formulára sa nachádza panel oddelený rozdeľovacou lištou. V jeho hornej časti je dostupný tzv. okupometer (z lat. occupatio), ktorý graficky zobrazuje obsadenosť ubytovacieho zariadenia za určité obdobie.

Zelená šípka - denná obsadenosť (za dnešný deň). Tmavomodrá šípka - obsadenosť za posledných 7 dní. Svetlomodrá zóna - obsadenosť za posledných 365 dní. Zobrazenie 7-dňovej a ročnej obsadenosti je možné zakázať právom Prehľad obsadenosti izieb (podrobný rozbor). Okupometer zobrazuje obsadenosť podľa dátumu spracovania. Ak bude dátum spracovania v budúcnosti, obsadenosť sa bude počítať nielen z ubytovania, ale aj z rezervácií. Obsadenosť sa počíta podľa počtu osôb ubytovaných (alebo rezervovaných) na izbe. Pri výpočte obsadenosti izieb s prístelkami je použitá nasledujúca metodika: pri izbe napr. izba 2+2 obsadenosť 1+0 = 50 %, 2+0 = 100 %, 2+1 = 125 %, 2+2 = 150 %.

V spodnej časti panela sú dostupné záložky:

• Hostia - obsahuje niekoľko ďalších záložiek (ich bližší popis pozri nižšie).
• Filtre - tu je dostupný vstavaný filter, pomocou ktorého možno rýchlo filtrovať záznamy v grafickom prehľade izieb podľa objektov (napr. budov) a typov izieb.
• Hľadať - slúži na fulltextové vyhľadávanie (napr. podľa mena, priezviska, e-mailu a pod.).

Záložka Hostia

V záložke Hostia v ľavom paneli sú dostupné nasledujúce záložky:

	On-line rezervácie - zobrazí zoznam rezervácií so stavom Nová on-line rezervácia alebo Nový on-line dopyt (pričom dátum príchodu je vyšší ako aktuálny dátum). On-line rezerváciu je možné vykonať priamo z webového rezervačného formulára alebo automaticky z rezervačných portálov prostredníctvom manažéra rezervačných kanálov. Status Channel Managera - zobrazuje stav manažéra rezervačných kanálov signalizovaný nasledujúcimi farbami: sivá - nie je nastavený žiadny manažér rezervačných kanálov, zelená - manažér rezervačných kanálov pracuje korektne, oranžová - automatická úloha nepracuje korektne, červená - manažér rezervačných kanálov nepracuje korektne, rezervácie sa neprenášajú do OBERON-u.
	Očakávané zálohy - zobrazí zoznam rezervácií, ktoré majú zadanú požadovanú zálohu vo formulári Rezervácia.
	Prichádzajúci hostia - zobrazí zoznam rezervácií hostí k danému dátumu. V prípade, že sa z takejto rezervácie vytvorí ubytovanie, daný hosť sa presunie do záložky Ubytovaní hostia.
	Ubytovaní hostia - zobrazí zoznam ubytovaní k danému dátumu.
	Odchádzajúci hostia - zobrazí zoznam ubytovaní s odchodom k danému dátumu.

Ďalšie informácie

• Počet dní, s ktorými má grafický prehľad pracovať, je možné nastaviť v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Hotelová recepcia, záložka Grafické prehľady.
• V grafickom prehľade izieb sú dostupné najčastejšie používané tlačové výstupy v rámci modulu Hotelová recepcia. Ďalšie tlačové výstupy sa nachádzajú v príslušných knihách, napr. v knihe ubytovaných, v knihe hotelových účtov a pod.
• Na zvýšenie prehľadnosti a orientácie sa odporúča k jednotlivým izbám priradiť farby. Možno tak urobiť vo formulári Izba, záložka Rozšírené.
• Evidované ubytovania zvýraznené tučným písmom (pozri Obrázok č. 1) znázorňujú ubytovania hostí, ktorí ešte neuhradili sumu za ubytovanie, prípadne majú neuhradený hotelový účet. To isté platí aj pre rezervácie a sumu zaplatenej zálohy.
• Ku každej rezervácii, resp. ubytovaniu je možné evidovať požiadavky hosťa (napr. detská postieľka, špeciálna strava, kytica a pod.). Požiadavky hosťa si môže nadefinovať každé ubytovacie zariadenie podľa svojich požiadaviek. Viac informácií získate v téme Požiadavky hosťa.
• Nadstavbová webová aplikácia OBERON Web umožňuje pristupovať ku grafickému prehľadu izieb z ľubovoľného počítača, tabletu či mobilného telefónu, a tak získať prehľad o obsadenosti ubytovacieho zariadenia kdekoľvek a kedykoľvek, kde je prístup k internetu.
• Z grafického prehľadu izieb je dostupný formulár Prehľad obsadenosti izieb, ktorý poskytuje informácie o voľných, rezervovaných a obsadených izbách členených podľa jednotlivých dní a typov izieb.
• Z knihy rezervácií alebo z grafického prehľadu izieb je možné vytlačiť tlačové výstupy Darčekový poukaz, resp. Darčekový certifikát (tlačidlo Tlač). Ďalšie typy darčekových poukazov budú dostupné po nainštalovaní doplnku Sada darčekových poukazov pre ubytovacie zariadenia v Správcovi doplnkov (oddiel Tlačové výstupy).

Upratovanie a drobné závady

• Grafický prehľad izieb umožňuje evidovať a zobrazovať stav upratania jednotlivých izieb. V kontextovej ponuke tabuľky záznamov je možné stav upratania danej izby zmeniť. K dispozícii sú tieto stavy upratania: Izba uprataná, Výmena bielizne, Izba neuprataná, Upratuje sa, Označiť všetky za upratané, Označiť všetky pre výmenu bielizne, Označiť všetky za neupratané, Označiť automaticky výmenu bielizne.
• Po zmene stavu sa pri danej izbe zobrazí príslušná ikona (pozri Obrázok č. 1). Ikonu, a tým aj stav upratania, je možné zmeniť aj jednoduchým kliknutím na ikonu.
• Výberom možnosti Označiť automaticky výmenu bielizne sa príslušné izby označia ikonou vankúša na výmenu uterákov a posteľnej bielizne na základe nastavenia pri danom type izby vo formulári Typ izby, záložka Základné. Zároveň budú údaje o výmene uterákov a bielizne dostupné v tlačovom výstupe Prehľad upratovania izieb k dátumu...
• Podobne grafický prehľad umožňuje evidovať a zobrazovať stav drobnej závady (výmena žiarovky a pod.). V kontextovej ponuke tabuľky záznamov je možné stav drobnej závady zmeniť. K dispozícii sú tieto stavy drobnej závady: Bez závad, Zadanie závady, Zadanie odstránenia závady.
• Po zmene stavu sa pri danej izbe zobrazí príslušná ikona (pozri Obrázok č. 1). Ikonu, a tým aj stav drobnej závady, je možné zmeniť aj jednoduchým kliknutím na ikonu.
• V tlačovom výstupe Zoznam drobných opráv je možné drobné poruchy vytlačiť, a tak ich jednoducho predložiť zodpovednej osobe na odstránenie.

Dostupné možnosti

Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov.

Zobraziť prehľad obsadenosti izieb

Zobraziť väzby dokumentu

Hlásenie pobytu cudzincov - export do XML

Grafický prehľad izieb - export do HTML

Zobraziť nastavenie farieb

Presunúť na izbu

Zameniť izby

Odoslať e-mail

Zaslať SMS

Odchod hosťa

Zmeniť stav upratania

Zmeniť stav drobnej závady

Správa údržby (nový záznam)

Export e-mailových adries

Prečítanie prístupovej karty