Táto téma Pomocníka je venovaná hromadnému zasielaniu e-mailových správ v systéme OBERON - tzv. hromadnému mailingu, ktorý umožňuje rozposielať hromadné e-mailové správy konkrétnym skupinám príjemcov, napr. v rámci reklamnej kampane, informovania o rôznych podujatiach, zmenách (napr. adresy sídla firmy) a pod. Téma obsahuje postupy, ako vytvoriť automatickú úlohu v programe OBERON Center, zostaviť zoznam príjemcov správy, vytvoriť koncept a odoslať samotnú hromadnú správu. Téma zahŕňa aj príklad, ako má postupovať firma, ktorá chce svojich obchodných partnerov informovať o zmene adresy svojho sídla.

Vytvorenie automatickej úlohy OBERON Center

Nevyhnutným predpokladom používania funkcie hromadného mailingu je nastavenie automatickej úlohy v programe OBERON Center, ktorá bude vytvorené e-mailové správy fyzicky odosielať (viac informácií v téme Automatické odosielanie e-mailov). Na odosielanie e-mailov je potrebné zvoliť vhodný počítač, najčastejšie databázový server, na ktorom je potrebné nakonfigurovať automatickú úlohu podľa nasledujúceho postupu:

1. Otvorte program OBERON Center - odporúčame tak urobiť na počítači, na ktorom je umiestnený databázový server.
2. V oddiele Automatické úlohy kliknite na tlačidlo výberu  a vyberte databázu firmy.
3. Stlačte tlačidlo Pridať (prípadne Upraviť), zobrazí sa formulár Automatické úlohy, vyberte typ úlohy Automatické odosielanie e-mailov. Zadajte názov úlohy, v ktorom počítači sa má úloha spúšťať, prípadne pod akým používateľom.
4. Stlačte tlačidlo Nastaviť. Otvorí sa formulár Nastavenie automatickej úlohy Automatické odosielanie e-mailov.
5. V záložke Základné stlačte tlačidlo  a zadajte prihlasovacie údaje do SMTP servera. Viac informácií o SMTP serveri získate v téme Poštový klient.
6. V záložke Ostatné je možné zadať kadenciu odosielania. Pri väčšom počte e-mailových správ môže byť váš SMTP server zaradený na blacklist (čiernu listinu). Z tohto dôvodu je možné automatické odosielanie e-mailov obmedziť v počte zasielaných správ za určitý časový úsek (100 e-mailov za hodinu až 3 000 e-mailov za hodinu).
7. Po dokončení všetkých nastavení je potrebné spustiť server stlačením tlačidla .

Vytvorenie zoznamu príjemcov správy

Pred samotným hromadným zaslaním e-mailových správ je potrebné do evidencie Zoznam príjemcov správ (ponuka CRM) zadať príjemcov (adresátov) správ spolu s ich e-mailovými adresami. Zadať ich možno buď manuálne, alebo hromadným importom. Takýto import je možné vykonať z XML súboru, prípadne z iných evidencií OBERON-u (napr. z evidencie obchodných partnerov, prípadne pracovníkov), a to pomocou tlačidla Možnosti (alebo kontextovej ponuky).

• Import príjemcov z iných evidencií - sprievodca umožňuje naimportovať zoznam príjemcov z iných evidencií OBERON-u, najčastejšie z evidencie obchodných partnerov alebo pracovníkov (zamestnancov).
• XML komunikácia - hromadný import údajov - sprievodca umožňuje naimportovať údaje z XML súboru (formát XML súboru je podľa tejto evidencie).

Ako vytvoriť hromadnú správu - informovanie obchodných partnerov o zmene adresy

V tejto časti je uvedený postup, pomocou ktorého je možné hromadne vytvoriť e-mailové správy a hromadne ich zaslať jednotlivým príjemcom. 

1. V ponuke CRM vyberte možnosť Hromadné správy (kampane).
2. Stlačte tlačidlo Nový a zadajte názov hromadnej správy, napr. Zmena adresy. Vyberte typ správy, t. j. či budete posielať e-mailovú alebo SMS správu, prípadne zvoľte prevádzku, ak si prajete správy členiť podľa prevádzok.
3. Vyberte skupinu alebo skupiny adresátov, ktorým bude správa odoslaná.
4. Vyberte predlohu, podľa ktorej sa vytvorí koncept hromadnej správy, napr. Oznámenie o zmene. Ak chcete zobraziť náhľad predlohy alebo ju upraviť, stlačte tlačidlo . Otvorí sa formulár, v ktorom je možné predlohu upraviť - viac informácií v téme Predlohy e-mailov. Po ukončení upravovania predlohy stlačte tlačidlo OK.
5. Po stlačení tlačidla Dokončiť sa otvorí formulár Hromadná správa (kampaň).
6. Pomocou tlačidla Upraviť obsah správy je možné upraviť koncept správy - t. j. editovať obsah a vzhľad správy pred odoslaním. V prípade, že do hromadného e-mailu chcete pridať prílohu, stlačte tlačidlo Prílohy. V prípade potreby zložitejších dizajnových úprav, vzhľad správy je možné vytvoriť v ľubovoľnom html editore a následne ho vložiť ako html kód (Ctrl C/Ctrl V) do konceptu správy.
7. Pridať ďalších príjemcov je možné zadaním do poľa Ďalší príjemcovia - zadáva sa e-mailová adresa alebo telefónne číslo.
8. V záložke Stav je možné sledovať počet vytvorených správ, počet príjemcov, počet odoslaných správ, stav odosielania a dátum a čas odoslania poslednej správy.
9. Stlačením tlačidla OK sa koncept hromadnej správy (kampane) uloží - jednotlivé správy sa však ešte neodošlú. Namiesto toho vás program vyzve, či chcete pred odoslaním vytvorenú správu (jej obsah a dizajn) otestovať zaslaním na jednu alebo viac testovacích adries.
10. Až po kontrole testovacieho e-mailu odporúčame e-mailové správy zaslať hromadne - urobiť tak možno pomocou sprievodcu Hromadne odoslať správy (dostupný pomocou tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke). Správu je pritom možné hromadne odoslať ihneď, prípadne s určitým oneskorením. Po stlačení tlačidla Dokončiť v uvedenom sprievodcovi sa vygenerujú správy podľa daného konceptu hromadnej správy. Následne sa pomocou automatickej úlohy Automatické odosielanie e-mailov v programe OBERON Center postupne odošlú.

Obrázok č. 1: Úprava obsahu a vzhľadu hromadnej správy