Táto téma Pomocníka je venovaná hromadnému zasielaniu e-mailových správ v systéme OBERON - tzv. hromadnému mailingu - jednému zo spôsobov odosielania e-mailových správ v systéme OBERON.

Základné informácie

• Hromadné zasielanie e-mailov (hromadný mailing) v systéme OBERON je nástrojom, ktorý umožňuje rozposielať hromadné e-mailové správy konkrétnym skupinám príjemcov (stovkám až tisícom adresátov), napr. v rámci marketingovej kampane, informovania o rôznych podujatiach, zmenách (napr. adresy sídla firmy) a pod.
• Hromadné e-mailové správy sa vytvárajú v programe OBERON – Agenda firmy v ponuke CRM, Hromadné správy (kampane).
• E-mailové správy vytvorené (vygenerované) pomocou hromadného mailingu (kampaní) sa evidujú v evidencii E-mailové správy. Pri hromadnom odoslaní e-mailov sa vytvorené (vygenerované) e-mailové správy pre všetkých príjemcov (adresátov) uložia v tejto evidencii a následne sa pomocou SMTP servera fyzicky odošlú. Na základe toho je možné spätne overiť, či bola správa danému adresátovi odoslaná.
• Automatická úloha Automatické odosielanie e-mailov zabezpečuje fyzické odosielanie e-mailových správ z evidencie E-mailové správy. Ak sa v danej evidencii objaví nová e-mailová správa (alebo viac správ), vzápätí sa odošle (do cca 15 sekúnd).
• Fyzické odosielanie e-mailových správ z evidencie E-mailové správy zabezpečuje Automatické odosielanie e-mailov - jedna z automatických úloh systému OBERON. Ak sa v evidencii E-mailové správy objaví nová e-mailová správa (alebo viac správ), vzápätí sa odošle (do cca 15 sekúnd). Viac informácií o automatickej úlohe získate v téme Automatické odosielanie e-mailov.
• Na odosielanie e-mailových správ je potrebné nastaviť SMTP server - účtovná jednotka spravidla používa SMTP server svojho poskytovateľa webhosting-u (e-mail hosting-u). Na zadanie prihlasovacích údajov do SMTP servera slúži formulár Nastavenia automatickej úlohy Automatické odosielanie e-mailov (nie je potrebné nastaviť poštového klienta v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Všeobecné, záložka E-mail .
• Pri hromadnom odosielaní e-mailov je dôležité aj nastavenie kadencie odosielania správ, t. j. koľko e-mailov je možné zaslať za 1 hodinu. Dôvodom je, že poskytovateľ e-mail hostingu môže vyhodnotiť hromadné zasielanie ako nekalú činnosť a zaradiť vás na čiernu listinu (black list). Odporúčame sa informovať u svojho poskytovateľa e-mail hostingu ohľadom obmedzení hromadného zasielania e-mailových správ. Bežne je možné zasielať minimálne 200 - 300 e-mailov za hodinu, spravidla nie je problém navýšiť tento počet na 1000 e-mailov za hodinu, prípadne aj viac.
• Pred samotným zaslaním hromadnej správy je potrebné do evidencie Zoznam príjemcov správ (ponuka CRM) zadať príjemcov (adresátov) správy spolu s ich e-mailovými adresami, resp. telefónnymi číslami. Zadať ich možno buď manuálne, alebo hromadným importom. Takýto import je možné vykonať zo súboru XML, prípadne z iných evidencií OBERON-u (napr. z evidencie obchodných partnerov, prípadne pracovníkov), a to pomocou tlačidla Možnosti (alebo kontextovej ponuky).
  • Import príjemcov z iných evidencií - sprievodca umožňuje naimportovať zoznam príjemcov z iných evidencií OBERON-u, najčastejšie z evidencie obchodných partnerov alebo pracovníkov (zamestnancov).
  • XML komunikácia - hromadný import údajov - sprievodca umožňuje naimportovať údaje z XML súboru (formát XML súboru je podľa tejto evidencie).
• Systém OBERON umožňuje evidovať kontaktné údaje aj tých príjemcov e-mailových, resp. SMS správ, ktorí boli zakázaní (vymazaní zo zoznamu príjemcov). Ku každému príjemcovi je možné priradiť dôvod zakázania (odhlásenie z e-mailov, nežiaduci príjemca, neudelený súhlas atď.). Viac informácií získate v téme Zoznam zakázaných príjemcov správ.
• Na každý úspešne zaslaný e-mail sa zapíše dátum a čas jeho odoslania. Hromadné odoslanie e-mailov je možné aj odložiť, napr. pri generovaní e-mailov je možné zadať, od akého dátumu a času sa majú začať posielať.

Obrázok č. 1: Úprava konceptu hromadnej správy