Táto téma Pomocníka je venovaná položke Hromadné správy (kampane) v ponuke CRM programu OBERON - Agenda firmy.
Základné informácie
- Systém OBERON umožňuje odosielať e-mailové správy, ale aj SMS správy hromadne, t. j. veľkému počtu príjemcov (stovkám až tisícom adresátov). Hromadné správy je možné zasielať konkrétnym skupinám príjemcov napr. v rámci reklamnej kampane, informovania o rôznych podujatiach, zmenách (napr. adresy sídla firmy) a pod.
- Hromadné správy (kampane) sa vytvárajú v tejto evidencii. Vytvorením hromadnej správy (kampane) rozumieme najmä vytvorenie obsahu správy na zaslanie (na základe predlohy alebo priamo) a určenie adresátov (príjemcov). Hromadná správa (kampaň) bude slúžiť ako koncept e-mailovej, resp. SMS správy, ktorá sa následne rozošle všetkým určeným príjemcom.
- Hromadné odoslanie správ pozostáva z dvoch krokov - z hromadného vytvorenia (vygenerovania) jednotlivých správ jednotlivým príjemcom a ich následného (alebo odloženého) fyzického odoslania.
- E-mailové správy vytvorené (vygenerované) pomocou hromadného mailingu sa evidujú v evidencii E-mailové správy. Pri hromadnom odoslaní e-mailov sa vytvorené (vygenerované) e-mailové správy pre všetkých príjemcov (adresátov) uložia v tejto evidencii a následne sa pomocou SMTP servera (spravidla poskytovateľa webhostingu) fyzicky odošlú. Na základe toho je možné spätne overiť, či bola správa danému adresátovi odoslaná.
- Fyzické odosielanie e-mailových správ zabezpečuje Automatické odosielanie e-mailov ako jedna z automatických úloh systému OBERON.
- Na zasielanie SMS správ sa používa automatická úloha Posielanie SMS správ cez EuroSMS, ktorá umožňuje posielať SMS správy v rámci alebo mimo firmy. Na využitie služby je potrebné sa zaregistrovať na stránke www.eurosms.com. Po zaregistrovaní získate prihlasovacie údaje a integračné údaje potrebné pre odosielanie SMS. Služba je spoplatnená podľa cenníka poskytovateľa. Bližšie informácie získate v témach EuroSMS a SMS správy.
- Ďalšie informácie vrátane postupu, ako zostaviť zoznam príjemcov správy, vytvoriť koncept a odoslať samotnú hromadnú správu sú k dispozícii v téme Hromadné zasielanie e-mailov.
Výhodou použitia vlastného SMTP servera je skutočnosť, že nie je nutné používať softvér tretej strany, čím je možné ušetriť nemalé finančné prostriedky.
Postup vytvorenia hromadnej správy (na príklade informovania obchodných partnerov o zmene adresy)
V tejto časti je uvedený postup, podľa ktorého je možné vytvoriť hromadnú správu a zaslať ju skupine adresátov (príjemcov).
- V programe OBERON - Agenda firmy v ponuke CRM vyberte položku Hromadné správy (kampane).
- Stlačte tlačidlo Nový a zadajte názov hromadnej správy, napr. Zmena adresy. Vyberte typ správy, t. j. či budete posielať e-mailovú alebo SMS správu, prípadne zvoľte prevádzku, ak si prajete členiť správy podľa prevádzok.
- Vyberte skupinu alebo skupiny adresátov, ktorým bude správa odoslaná.
- Vyberte predlohu, podľa ktorej sa vytvorí koncept hromadnej správy, napr. Oznámenie o zmene. Ak chcete zobraziť náhľad predlohy alebo ju upraviť, stlačte tlačidlo
. Otvorí sa formulár, v ktorom je možné predlohu upraviť - viac informácií v téme Predlohy e-mailov. Po ukončení upravovania predlohy stlačte tlačidlo OK.
- Po stlačení tlačidla Dokončiť sa otvorí formulár Hromadná správa (kampaň).
- Pomocou tlačidla Upraviť obsah správy je možné upraviť koncept správy - t. j. editovať obsah a vzhľad správy pred odoslaním. V prípade, že do hromadného e-mailu chcete pridať prílohu, stlačte tlačidlo Prílohy. V prípade potreby zložitejších dizajnových úprav vzhľad správy je možné vytvoriť v ľubovoľnom html editore a následne ho vložiť ako html kód (Ctrl C/Ctrl V) do konceptu správy.
- Pridať ďalších príjemcov je možné zadaním do poľa Ďalší príjemcovia - zadáva sa e-mailová adresa alebo telefónne číslo.
- V záložke Stav je možné sledovať počet vytvorených správ, počet príjemcov, počet odoslaných správ, stav odosielania a dátum a čas odoslania poslednej správy.
- Stlačením tlačidla OK sa koncept hromadnej správy (kampane) uloží - jednotlivé správy sa však ešte neodošlú. Namiesto toho vás program vyzve, či chcete pred odoslaním vytvorenú správu (jej obsah a dizajn) otestovať zaslaním na jednu alebo viac testovacích adries.
- Až po kontrole testovacieho e-mailu odporúčame e-mailové správy zaslať hromadne - urobiť tak možno pomocou sprievodcu Hromadne odoslať správy (dostupný pomocou tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke). Správu je pritom možné hromadne odoslať ihneď, prípadne s určitým oneskorením. Po stlačení tlačidla Dokončiť v uvedenom sprievodcovi sa vygenerujú správy podľa daného konceptu hromadnej správy. Následne sa pomocou automatickej úlohy Automatické odosielanie e-mailov postupne odošlú.
Obrázok č. 1: Úprava konceptu hromadnej správy
Dostupné možnosti
Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov.
Odoslať testovaciu správu
Pomocou tohto sprievodcu je možné otestovať hromadnú správu, t. j. zaslať skúšobný e-mail (prípadne viac e-mailov) vybraným adresátom.
Hromadne odoslať správy
Pomocou tohto sprievodcu je možné hromadne zaslať správy vybraným adresátom podľa hromadnej správy (kampane). Hromadné odoslanie správ pozostáva z dvoch krokov - z hromadného vytvorenia (vygenerovania) jednotlivých správ a ich následného (alebo odloženého) zaslania jednotlivým príjemcom.
Zobraziť prílohy
Výberom možnosti sa otvorí evidencia Prílohy, v ktorej je možné napríklad oskenovať dokument (tlačidlo Možnosti) alebo priradiť k záznamu dokument z vybraného miesta v počítači.
Zobraziť správy vybratej hromadnej správy
Zobrazí sa zoznam správ vybratej hromadnej správy.
XML komunikácia - export údajov
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje exportovať údaje z tejto evidencie do súboru typu XML. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii.
XML komunikácia - import údajov
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje importovať údaje zo súboru typu XML do tejto evidencie. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii.
Príbuzné témy
