Táto téma Pomocníka je venovaná problematike odosielania e-mailových správ v systéme OBERON. Obsahuje prehľad informácií o dostupných spôsoboch odosielania e-mailov: manuálnom, hromadnom a formou automatických notifikácií.

Základné informácie

Jednou z možností systému OBERON je aj odosielanie e-mailových správ. To sa môže realizovať ako:

1. manuálne odosielanie e-mailových správ - funkcia je dostupná z viacerých miest v programe (napr. z knihy pohľadávok, z evidencie obchodných partnerov, z knihy ubytovaných, z evidencie reklamácií a servisu atď.). Systém OBERON umožňuje manuálne odosielať e-mailové správy ako:
   • jednoduchú správu pomocou funkcie Odoslať e-mail (tlačidlo Možnosti alebo kontextová ponuka po stlačení pravého tlačidla myši na príslušnom zázname) - napr. v module Hotelová recepcia je možné pri dopyte na voľný termín veľmi jednoducho odoslať e-mail s informáciou o dostupnosti daného termínu a kalkuláciou ceny za ubytovanie, prípadne aj služby. Iným príkladom je odoslanie výzvy na vyzdvihnutie tovaru po ukončení reklamačného konania, resp. servisného zásahu z Evidencie reklamácií a servisu v module CRM a registratúra.
   • správu s príslušným tlačovým výstupom ako prílohou vo formáte PDF podpísanou elektronickým podpisom po stlačení tlačidla Tlač - otvorí sa formulár Tlačové výstupy, v ktorom stlačte tlačidlo E-mail. Tlačová zostava sa odošle na e-mailovú adresu obchodného partnera, resp. používateľa z e-mailovej adresy nastavenej v ponuke Údaje o firme. V prípade, že sú vykonané potrebné nastavenia, dokument sa aj automaticky elektronicky podpíše - viac v téme Čo je elektronický podpis. V prípade, že stlačíte tlačidlo E-mail (šifrovanie), tlačová zostava sa odošle ako príloha vo formáte PDF (v prípade vykonaných potrebných nastavení aj podpísaná elektronickým podpisom) na e-mailovú adresu obchodného partnera, resp. používateľa podobne ako v predchádzajúcom prípade s tým rozdielom, že bude chránená heslom. Heslo pre zasielanie príloh sa zadáva vo formulári Obchodný partner, záložka Kontakt, resp. vo formulári Používateľ, záložka Podrobnosti. Šifrovanie príloh je možné využiť aj napr. pri hromadnom zasielaní výplatných pások (vtedy je potrebné, aby mali pracovníci vo formulári Pracovník, záložka Kontakty, zadané heslo pre zasielanie príloh) - viac informácií v téme Zasielanie výplatných pások e-mailom. Každá e-mailová správa zaslaná z formulára Tlačové výstupy sa automaticky uloží do evidencie E-mailové správy v module CRM a registratúra, napr. emailová správa s priloženou faktúrou sa uloží. Tak je možné jednoduchšie overiť, či a komu bola e-mailová správa zaslaná a v prípade potreby jej zaslanie zopakovať. Predpokladom ukladania e-mailových správ je povolenie používania modulu CRM a registratúra v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Moduly.
   Postup odoslania faktúry podpísanej elektronickým podpisom e-mailom je uvedený v téme Ako poslať faktúru e-mailom?
2. hromadné odosielanie e-mailových správ (hromadný mailing) - funkcia umožňuje rozposielať hromadné e-mailové správy (ale aj SMS správy) konkrétnym skupinám príjemcov, napr. v rámci reklamnej kampane, informovania o rôznych podujatiach, zmenách (napr. adresy sídla firmy) a pod. Hromadné e-mailové správy sa vytvárajú v programe OBERON – Agenda firmy v ponuke CRM, Hromadné správy (kampane). Fyzické odosielanie e-mailových správ zabezpečuje Automatické odosielanie e-mailov ako jedna z automatických úloh systému OBERON. Viac informácií získate v téme Hromadné zasielanie e-mailov.
3. automatické notifikácie - prostredníctvom automatických notifikácií, ktoré sa môžu realizovať tak formou e-mailových, ako aj SMS správ, je možné používateľov OBERON-u, obchodných partnerov a prípadne aj ďalšie osoby automaticky informovať o určitých udalostiach (napr. odoslanie tržby za pokladnicu po vykonaní dennej uzávierky majiteľovi podniku, odoslanie informácie o meškaní pracovníka zamestnávateľovi, pripomenutie úlohy alebo udalosti z modulu CRM a registratúra atď.). Generovanie jednotlivých notifikácií zabezpečuje Generátor notifikácií ako jedna z automatických úloh systému OBERON. Viac informácií získate v téme O automatických notifikáciách.

Nastavenie poštového klienta

• Nevyhnutnou podmienkou na korektné odosielanie e-mailových správ v systéme OBERON je správne nastavenie poštového klienta, ktorého funkciou je aj sprostredkovanie odosielania nových správ.
• Poštový klient môže byť iný pre firmu a iný pre používateľa. V oboch prípadoch sa nastavuje v programe OBERON - Agenda firmy:
  • pre firmu v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Všeobecné, záložka E-mail,
  • pre používateľa v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Používateľ, Všeobecné, záložka E-mail.
• Systém OBERON podporuje niekoľko typov poštového klienta. Viac informácií získate v téme Poštový klient.

 Predlohy e-mailov

• Proces vytvárania e-mailových správ v systéme OBERON je možné zefektívniť pomocou tzv. predlôh e-mailov. Predloha predstavuje šablónu (vzor, prototyp, mustru) e-mailu, ktorý je možné poslať v podobných prípadoch alebo v podobných situáciách (napr. v ubytovacom zariadení, keď sa hosť dopytuje na voľný termín, obsluha na recepcii nemusí vytvárať novú správu, ale na odpoveď hosťovi môže použiť predlohu o obsadenosti ubytovacieho zariadenia).
• Systém OBERON umožňuje meniť preddefinované a vytvárať nové predlohy e-mailov podľa požiadaviek účtovnej jednotky. Viac informácií o predlohách e-mailov vrátane postupu ich tvorby získate v téme Predlohy e-mailov.

Editor predlohy

• Preddefinovaná predloha (šablóna, vzor) e-mailovej a SMS správy existuje v OBERON-e aj pre každý typ automatickej notifikácie.
• V prípade potreby je možné preddefinovaný tvar (formát) jednotlivých predlôh notifikácií ďalej upravovať pomocou tzv. editora predlohy. Viac informácií získate v téme Editor predlohy.