Základné informácie

• Podľa § 130 ods. 5 zákona č. 311/2002 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov je zamestnávateľ povinný poskytnúť zamestnancovi výplatnú pásku v písomnej forme, ak sa zamestnávateľ so zamestnancom nedohodnú na jeho poskytovaní elektronickými prostriedkami. Ak sa ale zamestnávateľ so zamestnancom dohodnú na jej poskytovaní elektronickými prostriedkami, môže zamestnávateľ výplatnú pásku posielať zamestnancovi na jeho e-mailovú adresu. Vtedy ako doklad o prevzatí výplatnej pásky slúži práve odoslaný e-mail, ktorý zamestnávateľ archivuje na účely preukázania vydania výplatnej pásky. Pri doručovaní elektronickými prostriedkami musí zamestnávateľ zabezpečiť ochranu osobných údajov, čo je možné zaheslovaním výplatnej pásky.
• Každý pracovník, ktorý má záujem o posielanie výplatnej pásky na e-mail, odovzdá svoj e-mail a heslo, ktoré je potrebné zapísať na kartu pracovníka. Po spracovaní mzdy pracovníkovi je možné výplatnú pásku poslať na mailovú adresu, výplatná páska bude zabezpečená heslom.

Nastavenie poštového klienta

Pri malom počte pracovníkov (do 10) sa môže používať aj bežný poštový klient (Outlook, Thundebird). Pri väčšom počte pracovníkov je však potrebné nastaviť poštového klienta Webmail (SMTP Server). Viac informácií je možné získať v téme Pomocníka Poštový klient.

Nastavenie e-mailovej adresy a hesla pracovníkovi

K správnemu zasielaniu výplatných pások je potrebné aby pracovník mal zadanú e-mailovú adresu (prípadne aj heslo k zašifrovaniu výplatnej pásky). Heslo bude pracovník používať pri otváraní svojej výplatnej pásky. Doporučujeme zadávať heslo o dĺžke niekoľko znakov z dôvodu jednoduchosti jeho zadávania pri otváraní PDF dokumentu.  Zadané heslo je možné kedykoľvek zobraziť. E-mailová adresa a heslo sa zadáva v ponuke Mzdy, Pracovníci (záložka Kontakty). Heslo je potrebné doručiť pracovníkovi, napr. zaslaním SMS.

Obrázok č. 1: Formulár Pracovník 

 

Zaslanie výplatnej pásky jednému pracovníkovi

1. V ponuke Mzdy zvoľte ponuku Tvorba miezd.
2. Vyberte pracovníka, ktorý má spracovanú mzdu.
3. Stlačte tlačidlo Tlač, vyberte tlačový výstup Výplatné listy (s grafom) alebo Výplatné pásky.
4. Stlačte tlačidlo E-mail.
5. Otvorí sa sprievodca, v ktorom vyberte možnosť Len vybranú spracovanú mzdu.
6. Stlačte tlačidlo E-mail. Otvorí sa formulár, v prílohe bude priložený PDF dokument.
7. Stlačením tlačidla Odoslať bude e-mail odoslaný pracovníkovi.

Hromadné odoslanie výplatných pások e-mailom

Aby bolo možné zaslať výplatné pásky, je potrebné aby boli mzdy spracované a bola vykonaná mesačná uzávierka miezd.

1. V ponuke Mzdy zvoľte ponuku Tvorba miezd.
2. Stlačte tlačidlo Možnosti, vyberte možnosť Hromadné zaslanie výplatných pások.
3. Otvorí sa sprievodca. Pre každého pracovníka bude automaticky vytvorení e-mail, v ktorom sa bude nachádzať výplatná páska (ako súbor PDF - príloha). Ak má pracovník zadané heslo pre zasielanie dokumentov, príloha bude automaticky chránená heslom (zašifrovaná).
4. Môžete vybrať prevádzku, prípadne ktorý tlačový výstup bude použitý.
5. Vyberte predlohu (šablónu) e-mailovej správy. Šablóna je vlastne preddefinovaný text e-mailovej správy, v prípade potreby si je možné ju upraviť. Doporučujeme zvoliť aj skrytú kópiu (napr. archiv@firma.sk), nakoľko pri použití typu poštového klienta Webmail (SMTP Server) to bude slúžiť ako doklad o zaslaní výplatnej pásky.
6. V ďalšom kroku sa zobrazí kontrola pred samotným zaslaním výplatných pások.
7. Stlačením tlačidla Dokončiť bude e-mail odoslaný všetkým pracovníkovi so zadanou e-mailovou adresou.