Základné informácie
- Kniha Evidencia reklamácií a servisu umožňuje evidovať a riadiť všetky činnosti súvisiace s reklamáciami a servisom v ľubovoľnom podnikateľskom odbore.
- Evidencia pracuje s preddefinovanými typmi záznamu: Reklamácia, Predzáručný, Záručný a Pozáručný servis. Jednotlivé typy záznamu je možné ľubovoľne nadefinovať. Viac informácií získate v téme Prvé kroky – Reklamácia/Servis.
- Pri reklamácii alebo servise je možné evidovať udalosti, napr. zaevidovanie, prijatie, presun do interného servisu, prijatie z interného servisu atď. a udržiavať tak prehľad o úkonoch spojených s reklamáciami a servisom a sledovať históriu jednotlivých reklamácií a servisu v čase. Jednotlivé typy stavov udalostí je možné ľubovoľne nadefinovať. Viac informácií získate v téme Prvé kroky – Reklamácia/Servis.
- K danému záznamu je možné evidovať položky na vyúčtovanie, a to v členení podľa toho, či ich zákazník uhrádza alebo nie, prípadne členiť položky na vyúčtovanie na materiál, prácu a dopravu.
- Reklamáciu alebo servis je možné vyúčtovať na Pokladnici OBERON, prípadne priamo vyfakturovať. Bližšie informácie nájdete v téme Vyúčtovanie reklamácie/servisu.
- Podrobné informácie o formulári získate v téme Formulár Reklamácia/Servis.
Obrázok č. 1: Kniha Evidencia reklamácií a servisu
Ďalšie informácie
- Evidencia ďalej umožňuje:
- prepojenie so skladom, s evidenciou výrobných čísiel, s evidenciou obchodných partnerov,
- nastaviť rozsah kódov položiek za prácu a dopravu pre potreby evidencie vyúčtovania,
- preddefinovať texty (popisy chýb, podmienky reklamácie/servisu, popisy spôsobov vybavenia),
- evidovanie vykonaných servisných prác podľa jednotlivých servisných technikov,
- možnosť odoslať SMS, resp. e-mail po vybavení reklamácie alebo servisu,
- možnosť odoslať e-mail s príslušným tlačovým výstupom ako prílohou v pdf formáte,
- možnosť oskenovať napr. pokladničný doklad potrebný k reklamácii/servisu, resp. načítať fotografie poškodeného tovaru.
- Evidencia umožňuje načítať údaje z dokladu o zakúpenom tovare alebo službe (dokladu vystaveného na Pokladnici OBERON, vydanej alebo prijatej faktúry, príjemky alebo výdajky) na základe Čísla dokladu nákupu.
- Na zvýšenie prehľadnosti v evidencii je možné využívať viaceré filtre, pomocou ktorých je možné jednotlivé záznamy členiť podľa:
- typu (reklamácia, predzáručný, záručný a pozáručný servis, prípadne ďalšie, resp. iné nadefinované typy záznamov),
- stavu (všetky, ukončené a neukončené záznamy),
- lehoty vybavenia (záznamy potrebné vybaviť do 7 dní, záznamy po lehote vybavenia).
- Z knihy je možné po stlačení tlačidla Tlač tlačiť rozličné tlačové výstupy – dokumenty spojené s reklamáciou/servisom, resp. protokoly technikov za isté obdobie, napr. je možné vytlačiť Reklamačný/servisný list, Potvrdenie o prijatí reklamácie/servisu, Sprievodný list (pri odoslaní do externého servisu), Výzvu na vyzdvihnutie, Protokol technika (za vybrané obdobie) atď.
Rozlíšenie záznamov iným typom písma
- Záznamy sa zobrazujú odlišným typom písma v závislosti od stavu vybavenia.
- Tučným typom písma sa zobrazujú všetky neukončené záznamy, t. j. tie záznamy, ktoré nemajú stav Oznámenie o vybavení, Vybavenie, Vybavenie (zamietnutie).
- Obyčajným typom písma sa zobrazujú všetky ukončené záznamy.
Farebné rozlíšenie záznamov
- Záznamy sa zobrazujú odlišnou farbou v závislosti od toho, koľko dní ostáva do konca reklamačnej/servisnej lehoty.
- Pri predzáručnom a pozáručnom servise (pri ktorých nie sú žiadne zákonné lehoty), sa fialovou farbou zobrazujú všetky tie záznamy, pri ktorých zostáva do konca servisnej lehoty 0 dní alebo sú po servisnej lehote.
- Pri záručnom servise a reklamácii (pri ktorých existujú zákonné lehoty), sa fialovou farbou zobrazujú všetky tie záznamy, pri ktorých zostáva do konca reklamačnej/servisnej lehoty 7 až 0 dní. Červenou farbou sa zobrazujú tie záznamy, pri ktorých zostáva do konca reklamačnej/servisnej lehoty 0 dní alebo sú po reklamačnej/servisnej lehote.
Dostupné možnosti
Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov.
Zmena stavu reklamácie/servisu
Funkcia umožní manuálne zmeniť stav reklamácie/servisu. Predvolené stavy udalostí reklamácie/servisu:
- zaevidovanie
- prijatie
- presun do interného servisu
- prijatie z interného servisu
- odoslanie do externého servisu
- prijatie z externého servisu
- oznámenie
- oznámenie o vybavení
- vybavenie
- vybavenie (zamietnutie)
Posledná zmena stavu sa automaticky zobrazí aj ako posledná udalosť v formulári Reklamácia/servis, záložke Udalosti.
Vytvoriť úlohu alebo udalosť z reklamácie/servisu
Funkcia umožní vytvoriť novú úlohu alebo udalosť z evidencie reklamácií a servisu. Otvorí sa sprievodca, v ktorom sa nastavujú základné nastavenia (úloha alebo udalosť, dátum a čas začiatku a ukončenia). Vytvorená úloha/udalosť bude zobrazená v Kalendári udalostí, prípadne v knihe Úlohy a udalosti.
Odoslať e-mail
Funkcia
Odoslať e-mail znamená, že sa na zadaný e-mailový kontakt zašle predvolený e-mail. E-mail sa môže vytvoriť z rôznych predlôh, predlohy je možné vytvárať a meniť podľa požiadaviek firmy. Ďalšie informácie získate v téme
Predlohy e-mailov.
Zobraziť väzby dokumentu
Medzi jednotlivými evidenciami si systém OBERON udržiava väzby - tak je možné k vybranej reklamácii/servisu zostaviť grafický prehľad väzieb záznamov, ktorý je zároveň aj interaktívny - jednotlivé záznamy je možné ihneď zobraziť, prípadne aj upraviť.
Zobraziť prílohy
Výberom možnosti sa otvorí evidencia Prílohy, v ktorej je možné napríklad oskenovať dokument (tlačidlo Možnosti) alebo priradiť k záznamu dokument z vybraného miesta v počítači.
XML komunikácia - export údajov
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje exportovať údaje z tejto evidencie do súboru typu XML. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii.
XML komunikácia - import údajov
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje importovať údaje zo súboru typu XML do tejto evidencie. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii.
Príbuzné témy