Táto téma Pomocníka je venovaná položke Úlohy a udalosti v ponuke CRM programu OBERON - Agenda firmy.
Základné informácie
- Výberom položky sa otvorí kniha Úlohy a udalosti, ktorá je určená na evidenciu úloh a udalostí - t. j. rôznych pracovných stretnutí, obchodných prípadov, projektov, porád, telefonátov, e-mailov, cenových ponúk a pod. zadaných rôznymi používateľmi a pridelených konkrétnym používateľom alebo skupinám používateľov. Jednotlivé typy úloh a udalostí je možné nadefinovať podľa charakteru účtovnej jednotky.
- V prípade používania prevádzok záznamy v evidencii možno zobraziť podľa príslušnosti k prevádzke, a to ako podmnožiny záznamov knihy Úlohy a udalosti. Možno tak urobiť pomocou filtra Prevádzka v hornej časti evidencie. Zoznam dostupných prevádzok (definujú sa v ponuke Firma, Údaje o firme) je možné v prípade potreby obmedziť pomocou používateľských práv.
- Pod pojmom úloha sa rozumie každá činnosť, ktorá je pridelená konkrétnej osobe na vykonanie. Ide vlastne o súbor informácií, ktorý obsahuje názov a popis úlohy, dátum začiatku a konca úlohy, dátum požadovaného konca úlohy, typ úlohy, stav úlohy (plánovaná, prebieha, ukončená, zamietnutá, zrušená...), prípadne ďalšie informácie. Ku každej úlohe možno evidovať stupeň dokončenia úlohy vyjadrený v %. Úloha sa nezobrazuje v Kalendári udalostí. Príkladom úlohy je vypracovanie cenovej ponuky, výmena žiarovky v izbe, potreba odoslať balík atď.
- Pod pojmom udalosť sa rozumie každá aktivita v záujme efektívneho riadenia procesov vo firme (stretnutie, porada, školenie, prijatý telefonát, e-mailová komunikácia), ktorá môže mať rôzny stav (plánovaná, vykonaná, nevykonaná, zrušená). Udalosti sa môžu a nemusia zobrazovať v Kalendári udalostí alebo môžu byť označené ako súkromné; vtedy sú dostupné len používateľovi, ktorý danú udalosť vytvoril, prípadne používateľom, pre ktorých sú určené. Udalosť má na rozdiel od úlohy svoj začiatok a koniec.
- Podúloha a podudalosť predstavuje takú úlohu alebo udalosť, ktorá vznikla z inej (pôvodnej) úlohy, resp. udalosti.
- Každej úlohe a udalosti je možné priradiť prioritu (dôležitosť). Priorita pomáha používateľom určiť správne poradie plnenia úloh.
- Úloha a udalosť môže vychádzať z pôvodnej úlohy, resp. udalosti, alebo naopak, z úlohy a udalosti vznikne ďalšia podúloha alebo podudalosť. Napríklad z udalosti Obchodné stretnutie vznikne úloha Zaslanie podkladov.
- Každej úlohe a udalosti je možné nastaviť pripomenutie formou e-mailovej alebo SMS správy. Pripomenutie sa odošle používateľovi, ktorému je úloha určená. Pripomenutie je možné nastaviť v rozsahu minút, hodín, dní alebo týždňov. Ďalšie informácie získate v téme O automatických notifikáciách.
- V ľavej časti formulára oddelenom rozdeľovacou lištou sa nachádza vstavaný filter, pomocou ktorého možno rýchlo filtrovať záznamy. Filtrovať úlohy a udalosti možno podľa druhu, stavu, času a osoby. Ďalšie možnosti filtrovania sú dostupné po stlačení tlačidla Vlastnosti, záložka Filtre.
- Spôsob číslovania záznamov v knihe Úlohy a udalosti je možné zvoliť v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, CRM a registratúra, záložka Úlohy a udalosti. V prípade používania prevádzok je možné nastaviť číslovanie podľa prevádzok - vtedy budú mať záznamy prislúchajúce rôznym prevádzkam odlišný číselný rad. Viac informácií o číslovaní záznamov získate v téme Číslovanie dokladov (záznamov).
- Úlohy a udalosti možno zoskupovať do tzv. CRM zložiek - viac informácií získate v téme CRM zložky.
- Systém OBERON umožňuje obojsmernú synchronizáciu úloh a udalostí medzi modulom CRM a registratúra (evidencia Úlohy a udalosti, Kalendár udalostí) a Kalendárom Google. Viac informácií získate v téme Synchronizácia s Kalendárom Google.
Ďalšie informácie
- Záznamy v knihe možno filtrovať alebo triediť. Nastaviť kritériá filtrovania alebo triedenia možno po stlačení tlačidla Vlastnosti.
- Na zvýšenie prehľadnosti v evidencii je v ľavom paneli oddelenom rozdeľovacou lištou dostupný vstavaný filter, pomocou ktorého možno rýchlo filtrovať záznamy podľa druhu, stavu, času a osoby.
- Z evidencie je možné po stlačení tlačidla Tlač tlačiť tlačové výstupy, napr. Zoznam úloh a udalostí atď.
Dostupné možnosti
Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov.
Zmeniť stav
Otvorí sa sprievodca, pomocou ktorého je možné zmeniť stav úlohy, resp. udalosti, zadať popis k zmene stavu a odoslať správu o zmene stavu elektronickou poštou na zadanú e-mailovú adresu. Napr. pri ukončení udalosti Školenie sa stav zmení z Plánovaná na Vykonaná. Pri úlohe možno v sprievodcovi zadať aj stupeň dokončenia úlohy vyjadrený v %.
Nová udalosť z reklamácie/servisu
Funkcia umožní vytvoriť novú udalosť z evidencie reklamácií a servisu.
Opakovať udalosť
Umožňuje nastaviť parametre opakovania udalosti (interval, počet opakovaní, opakovanie len v pracovné dni, dátum najbližšej udalosti atď.). Napr. štvrťročný platiteľ DPH si nastaví interval opakovania udalosti Platba DPH každý štvrťrok s počtom opakovaní 4.
Odoslať e-mail
Funkcia
Odoslať e-mail umožňuje na zadaný e-mailový kontakt manuálne odoslať jednoduchú e-mailovú správu. Správu je možné vytvoriť z preddefinovaných predlôh, ktoré možno podľa potreby upravovať, ďalšie predlohy je možné vytvárať podľa požiadaviek účtovnej jednotky. Viac informácií získate v téme
Odosielanie e-mailov v systéme OBERON.
Zobraziť väzby dokumentu
Vo formulári sa graficky zobrazia väzby k vybranému záznamu. Kliknutím pravým tlačidlom myši je možné záznam zobraziť, upraviť, resp. exportovať.
Zobraziť prílohy
Výberom možnosti sa otvorí formulár, v ktorom možno pridať dokument alebo obrázok (tlačidlo
). Použiť možno aj funkciu
Drag&Drop, prípadne prílohu oskenovať. Viac informácií získate v téme
Práca s prílohami.
XML komunikácia - export údajov
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje exportovať údaje z tejto evidencie do súboru typu XML. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii.
XML komunikácia - import dokladu
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje importovať údaje zo súboru typu XML do tejto evidencie. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii.
Import úloh a udalostí zo súboru typu XLSX
Funkcia umožňuje jednorazovo naimportovať do evidencie úlohy a udalosti zo súboru typu XLSX
. Import je možné vykonať len pomocou vzorového súboru XLSX, ktorý je možné získať pomocou
Správcu doplnkov. Bližšie informácie nájdete v téme
Import údajov zo súboru typu XLSX.
Príbuzné témy
