Táto téma Pomocníka je venovaná položke Úlohy a udalosti v ponuke CRM programu OBERON - Agenda firmy.

Základné informácie

• Výberom položky sa otvorí kniha Úlohy a udalosti, ktorá je určená na evidenciu úloh a udalostí - t. j. rôznych pracovných stretnutí, obchodných prípadov, projektov, porád, telefonátov, e-mailov, cenových ponúk a pod. zadaných rôznymi používateľmi a pridelených konkrétnym používateľom alebo skupinám používateľov. Jednotlivé typy úloh a udalostí je možné nadefinovať podľa charakteru účtovnej jednotky.
• V prípade používania prevádzok záznamy v evidencii možno zobraziť podľa príslušnosti k prevádzke, a to ako podmnožiny záznamov knihy Úlohy a udalosti. Možno tak urobiť pomocou filtra Prevádzka v hornej časti evidencie. Zoznam dostupných prevádzok (definujú sa v ponuke Firma, Údaje o firme) je možné v prípade potreby obmedziť pomocou používateľských práv.
• Pod pojmom úloha sa rozumie každá činnosť, ktorá je pridelená konkrétnej osobe na vykonanie. Ide vlastne o súbor informácií, ktorý obsahuje názov a popis úlohy, dátum začiatku a konca úlohy, dátum požadovaného konca úlohy, typ úlohy, stav úlohy (plánovaná, prebieha, ukončená, zamietnutá, zrušená...), prípadne ďalšie informácie. Ku každej úlohe možno evidovať stupeň dokončenia úlohy vyjadrený v %. Úloha sa nezobrazuje v Kalendári udalostí. Príkladom úlohy je vypracovanie cenovej ponuky, výmena žiarovky v izbe, potreba odoslať balík atď.
• Pod pojmom udalosť sa rozumie každá aktivita v záujme efektívneho riadenia procesov vo firme (stretnutie, porada, školenie, prijatý telefonát, e-mailová komunikácia), ktorá môže mať rôzny stav (plánovaná, vykonaná, nevykonaná, zrušená). Udalosti sa môžu a nemusia zobrazovať v Kalendári udalostí alebo môžu byť označené ako súkromné; vtedy sú dostupné len používateľovi, ktorý danú udalosť vytvoril. Udalosť má na rozdiel od úlohy svoj začiatok a koniec.
• Podúloha a podudalosť predstavuje takú úlohu alebo udalosť, ktorá vznikla z inej (pôvodnej) úlohy, resp. udalosti.
• Každej úlohe a udalosti je možné priradiť prioritu (dôležitosť). Priorita pomáha používateľom určiť správne poradie plnenia úloh.
• Úloha a udalosť môže vychádzať z pôvodnej úlohy, resp. udalosti, alebo naopak, z úlohy a udalosti vznikne ďalšia podúloha alebo podudalosť. Napríklad z udalosti Obchodné stretnutie vznikne úloha Zaslanie podkladov.
• Každej úlohe a udalosti je možné nastaviť pripomenutie formou e-mailovej alebo SMS správy. Pripomenutie sa odošle používateľovi, ktorému je úloha určená. Pripomenutie je možné nastaviť v rozsahu minút, hodín, dní alebo týždňov. Ďalšie informácie získate v téme O automatických notifikáciách.
• V ľavej časti formulára oddelenom rozdeľovacou lištou sa nachádza vstavaný filter, pomocou ktorého možno rýchlo filtrovať záznamy. Filtrovať úlohy a udalosti možno podľa druhu, stavu, času a osoby. Ďalšie možnosti filtrovania sú dostupné po stlačení tlačidla Vlastnosti, záložka Filtre.
• Spôsob číslovania záznamov v knihe Úlohy a udalosti je možné zvoliť v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, CRM a registratúra, záložka Úlohy a udalosti. V prípade používania prevádzok je možné nastaviť číslovanie podľa prevádzok - vtedy budú mať záznamy prislúchajúce rôznym prevádzkam odlišný číselný rad. Viac informácií o číslovaní záznamov získate v téme Číslovanie dokladov (záznamov).
• Úlohy a udalosti možno zoskupovať do tzv. CRM zložiek - viac informácií získate v téme CRM zložky.
• Systém OBERON umožňuje obojsmernú synchronizáciu úloh a udalostí medzi modulom CRM a registratúra (evidencia Úlohy a udalosti, Kalendár udalostí) a Kalendárom Google. Viac informácií získate v téme Synchronizácia s Kalendárom Google.

Ďalšie informácie

• Záznamy v knihe možno filtrovať alebo triediť. Nastaviť kritériá filtrovania alebo triedenia možno po stlačení tlačidla Vlastnosti.
• Na zvýšenie prehľadnosti v evidencii je v ľavom paneli oddelenom rozdeľovacou lištou dostupný vstavaný filter, pomocou ktorého možno rýchlo filtrovať záznamy podľa druhu, stavu, času a osoby.
• Z evidencie je možné po stlačení tlačidla Tlač tlačiť tlačové výstupy, napr. Zoznam úloh a udalostí atď.

Dostupné možnosti

Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov.

Zmeniť stav

Nová udalosť z reklamácie/servisu

Odoslať e-mail

Zobraziť väzby dokumentu

Zobraziť prílohy

Výberom možnosti sa otvorí formulár, v ktorom možno pridať dokument alebo obrázok (tlačidlo ). Použiť možno aj funkciu Drag&Drop, prípadne prílohu oskenovať. Viac informácií získate v téme Práca s prílohami.

XML komunikácia - export údajov

XML komunikácia - import dokladu

Import úloh a udalostí zo súboru typu XLSX