Pomocník systému OBERON
Formulár Udalosť

Formulár Udalosť je určený na zobrazenie a editáciu udalostí v module CRM. Pod pojmom udalosť rozumieme každú aktivitu v záujme efektívneho riadnia procesov vo firme (rôzne stretnutia, porady a pod.). Formulár Udalosť je dostupný z ponuky CRM, Úlohy a udalosti po stlačení tlačidla Nový alebo Oprava.

Popis formulára Udalosť 

Dátum a čas evidencie

Zadáva sa dátum, prípadne aj čas zaevidovania udalosti, teda čas vytvorenia novej udalosti.

Dátum a čas začiatku a ukončenia

Zadáva sa presný dátum a čas začiatku a ukončenia udalosti, alebo je možné zvoliť časový rozsah udalosti (dopoludnia, popoludní, prípadne celodenná udalosť).

Predmet

Zadáva sa pomenovanie udalosti.

Typ udalosti

Vyberte typ udalosti. Definovať typy udalostí je možné stlačením tlačidla , otvorí sa formulár Zoznam typov udalostí. K typu udalosti je možné priradiť obrázok, farbu a pomocou šípiek zmeniť poradie v zozname. Podľa nastavenej farby bude udalosť zobrazená v Kalendári udalostí. Prefix typu udalosti sa používa pri vytváraní čísla udalosti, napr. Obchodný prípad má prefix OP, číslo udalosti bude 15OP0001.

Stav udalosti

Udalosť môže mať rôzne stavy, napríklad plánovaná, vykonaná a nevykonaná.

Ďalšie možné nastavenia udalosti:

  • Zobrazovať v kalendári - udalosť môže, ale nemusí byť zobrazená v kalendári udalostí, napr. udalosti typu prijaté hovory nie je potrebné, aby boli  zobrazované v kalendári.
  • Súkromná udalosť - ak je udalosť označená ako súkromná, nebude sa zobrazovať iným používateľom, len tomu používateľovi, ktorý ju vytvoril, napr. preventívna prehliadka u lekára.

Popis udalosti

Zadáva sa bližší popis udalosti (detailnejšie informácie).

Pripomenutie

Pripomenutie znamená, že udalosť sa používateľovi pripomenie SMS-kou alebo e-mailom. Pripomenutie sa odošle používateľovi, ktorému je udalosť určená. Pripomenutie je možné nastaviť na ľubovoľný počet minút, hodín, dní alebo týždňov. Kliknutím na tlačidlo sa e-mail odošle ihneď. Štruktúra e-mailov a SMS správ sa nastavuje v nastaveniach programu v záložke Ostatné, tlačidlo Nastaviť. Ďalšie informácie o pripomenutiach získate v téme O automatických notifikáciách.

Priorita

Priorita udalosti umožňuje členiť udalosti na menej dôležité udalosti až po tie s najvyššou prioritou.

Udalosť zadal

Zadáva sa používateľ, ktorý udalosť vytvoril. Tento údaj sa môže využiť pri kategorizácii v knihe Úlohy a udalosti. Používateľ, ktorý udalosť zadal inému používateľovi, bude môcť sledovať stav rozpracovanosti udalosti.

Udalosť je určená pre

Udalosť možno prideliť jednému používateľovi, viacerým používateľom alebo skupine používateľov.

Automaticky vymazať po ... dňoch

Udalosť bude vymazaná po zadanom počte dní z knihy Úlohy a udalosti a z Kalendára udalostí, pričom udalosť musí byť buď vykonaná, alebo nevykonaná (nie v stave plánovania).
Udalosť môže byť určená konkrétnemu obchodnému partnerovi alebo konkrétnej osobe z danej firmy. Udalosť možno pripomenúť formou e-mailu alebo SMS správy. V prípade, že je zadaná osoba a má zadané kontaktné údaje, pripomenutie sa odošle priamo tejto osobe. Ak nie je zadaná žiadna osoba alebo nemá vyplnené kontaktné údaje, pripomenutie sa odošle na kontaktné údaje obchodného partnera.
Každej udalosti je možné zadať plánovaný čas, ktorý bude trvať, alebo skutočne odpracovaný čas. Tieto údaje sa môžu použiť v tlačových výstupoch, alebo ako podklad pre vytvorenie faktúry.
V záložke Členenie je možné priradiť udalosť určitej prevádzke, oddeleniu, prípadne udalosť inak začleniť.

Pôvodná úloha/udalosť

Vyberá sa pôvodná udalosť, z ktorej vychádza práve zadávaná udalosť. Napríklad pôvodnou udalosťou bol telefonát s klientom, kde z rozhovoru vyplynula ďalšia udalosť - "Inštalácia programu u klienta".

Nasledujúce úlohy/podudalosti

Udalosť môže vyvolať ďalšiu úlohu alebo udalosť. Napríklad "Vypracovanie cenovej ponuky" vyvolá udalosť "Podpis zmluvy".
Záložka Iné záznamy slúži na evidenciu doplňujúcich informácií o danej udalosti.

Tlačidlá vo formulári Udalosť

Šablóny

Šablóna obsahuje vybrané atribúty formulára (napr. členenie, prevádzka, typ udalosti) a umožňuje im preddefinovať hodnoty. Následne pri výbere tejto šablóny vo formulári program vyplní dané atribúty (polia) podľa preddefinovaných hodnôt uložených v šablóne. Viac informácií nájdete v téme Šablóny.

Dokumenty a obrázky

Systém OBERON umožňuje evidovať v Knižnici dokumentov a obrázkov ľubovoľné dokumenty alebo obrázky, napríklad zmluvu. Priložiť nový obrázok alebo dokument je možné stlačením tlačidla Nový. Otvorí sa formulár Dokument (obrázok), v ktorom pomocou tlačidla výberu je možné vybrať akýkoľvek obrázok uložený v počítači. Stlačením tlačidla  sa zobrazí Knižnica dokumentov a obrázkov. Stlačením tlačidla Možnosti je možné dokument oskenovať. Obrázok je možné zobraziť v náhľade, alebo upraviť v jednoduchom editore. V knihe Úlohy a udalosti bude položka s priloženými obrázkami a dokumentami zobrazená s príznakom (obrázkom) kancelárskej spinky.
Príbuzné témy
Úlohy a udalosti
Kalendár udalostí

EXALOGIC, s.r.o., www.exalogic.sk

26. 1. 2023