Táto téma Pomocníka je venovaná číslovaniu dokladov, resp. záznamov (pohľadávky, záväzky, výdajky, príjemky, objednávky, skladové karty, záznamy v knihe Úlohy a udalosti, hotelové účty...) v systéme OBERON.

Základné informácie

• Pri vytváraní nového dokladu (záznamu) v systéme OBERON sa mu automaticky priradí číselné označenie tak, aby tvorilo súvislý číselný rad.
• Číselné označenie dokladov (záznamov) spravidla pozostáva z tzv. prefixu, ktorý môže obsahovať všetky alfanumerické znaky, a číselného indexu. Číselné označenie je potrebné zvoliť tak, aby číselný index, ktorý bude program automaticky navyšovať, bol na konci číselného označenia, napr. 2021VF0001 (kde 2021VF predstavuje alfanumerický prefix a 0001 číselný index) alebo 2021/0001 (kde 2021/ je alfanumerický prefix a 0001 číselný index). Nesprávnym číselným označením je napr. označenie 001/2021, pretože ďalší doklad nebude mať číslo 002/2021, ale 001/2022.
• Do číselného indexu prvého čísla dokladu (záznamu) je nutné doplniť potrebný počet núl podľa predpokladaného najvyššieho dosiahnutého čísla dokladu, napr. 2021VF0001 pri predpokladanom najvyššom počte dokladov 9 999. 
• Podobne, ako pri iných dokladoch (záznamoch), aj pred samotným číslovaním skladových kariet je potrebné mať na zreteli, koľko skladových kariet bude v budúcnosti účtovná jednotka približne mať a číslovanie začať s potrebným počtom núl podľa predpokladaného najvyššieho počtu skladových kariet, napr. pri predpokladanom najvyššom počte skladových kariet 9 999 je potrebné začať číslovanie číslami 0001, 0002, 0003... (nesprávne 1, 2, 3...).
• Nutnosť doplniť do čísel dokladov (záznamov) potrebný počet núl vyplýva zo skutočnosti, že číselné označenia záznamov, resp. dokladov v OBERON-e nepredstavujú čísla, ale textový reťazec. To znamená, že napr. číslo 200 je väčšie ako číslo 1000. Nasledujúce usporiadanie čísel (od najmenšieho po najväčšie) ilustruje, akým spôsobom program zoraďuje čísla skladových kariet:
      001
      002
      009
      020
      1000
      200
      2000
      220
      999

• Predpokladajme, že nebudete mať počet skladových kariet vyšší ako 999. Skladové karty očíslujte s úvodnými nulami. Pri vytvorení novej skladovej karty vyššej ako 999 program zisťuje, aké číslo bolo naposledy použité a zvýši ho o 1, teda 1000. Pri zadaní ďalšej skladovej karty znova zvýši číslo o 1 na 1001. Takto postupuje 100 krát až sa zastaví na čísle 1100. Po zadaní ďalšej skladovej karty ju už program nepridá automaticky, ale ju umožní vytvoriť už len manuálne. Možným riešením je na každej skladovej karte dodatočne pripísať ešte jednu alebo viac núl (napr. skladovú kartu s číslom 001 prepísať na 0001, 002 na 0002 atď.). Počet všetkých skladových kariet sa zvýši z pôvodných 999 na 9999. Iným riešením je vytvoriť skladovú kartu s číslom napr. 999000 - v tom prípade bude program pokračovať v číslovaní zvýšením tohto čísla o 1 (999001, 999002 atď.).
• Skladové karty je možné číslovať tak, že všetky skladové karty budú mať jeden číselný rad, alebo podľa skladových skupín. V tom prípade bude mať každá skladová skupina svoj rozsah čísiel skladových kariet (t. j. vlastný číselný rad). Napr. skladové karty v gastroprevádzke priradené ku skladovej skupine Predjedlá môžu mať čísla kariet 1100 až 1199, Polievky 1200 až 1299 atď., skladové karty priradené ku skladovej skupine Televízory môžu mať čísla TV-0001 až TV-9999 a pod. Viac informácií získate v téme Skladové karty - skladové skupiny.

Typy číselných radov 

Pri nastavení číslovania dokladov (záznamov) sú v OBERON-e dostupné nasledujúce spôsoby číslovania:

• Štandardný číselný rad - program pri vytvorení nového dokladu (záznamu) zistí najvyššie číslo dokladu, zvýši ho o 1 a toto číslo pridelí vytváranému dokladu. Tento postup je nemenný bez ohľadu na dátum dokladu.
  Príklad: Pri vytváraní dokladu (záznamu) so spätnou platnosťou (spätným dátumom) mu program pridelí najvyššie číslo tak, ako by to bol aktuálny doklad (záznam).
• Podľa dátumu - mesačne - program čísluje doklady vo formáte rrmmčččč. Napr. prvá príjemka v septembri 2021 bude označená číselným označením P21090001. Pri pridaní dokladu do daného mesiaca program zvýši posledné číslo dokladu v danom mesiaci.
  Príklad: V decembri 2021 bude pridaná príjemka s dátumom 25.9.2021. Napriek tomu, že aj v mesiaci október a november boli vytvárané príjemky, program zvýši posledné číslo príjemky v septembri a pridelí ho dokladu. Pridelené číslo bude P21090002.
• Podľa prevádzok - program pri vytváraní čísla dokladu (záznamu) medzi prefix roku a samotné číslo dokladu vkladá číslo prevádzky, napr. 21050001 - rok 2021, číslo prevádzky 05, číslo dokladu 0001. Číslo prevádzky program uplatňuje podľa prevádzky zvolenej v hornej časti evidencie. Ak je v danej evidencii (napr. v knihe pohľadávok) v hornej časti evidencie zvolená možnosť *** Všetky prevádzky ***, program novému dokladu (záznamu) priradí číslo podľa prevádzky priradenej používateľovi, ktorý daný doklad (záznam) vytvára (prevádzku je k používateľovi možné priradiť vo formulári Používateľ, záložka Podrobnosti), prípadne podľa predvolenej prevádzky (nastavenej vo formulári Údaje o firme, záložka Základné údaje). Viac informácií o prevádzkach získate v téme Prevádzky.

Nastavenia číslovania dokladov (záznamov)

• Spôsob číslovania dokladov v Knihe pohľadávok a v Knihe záväzkov sa nastavuje v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Účtovníctvo, záložka Fakturácia.
• V ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Sklad, záložka Skladové karty je možné nastaviť jeden číselný rad pre všetky sklady v prípade, že účtovná jednotka pracuje s viac ako jedným skladom. V záložke Číslovanie dokladov sa nastavuje spôsob číslovania príjemiek, výdajok a objednávok.
• Spôsob číslovania záznamov v knihách Úlohy a udalosti a CRM zložky je možné zvoliť v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, CRM a registratúra, záložka Úlohy a udalosti. V záložke Registratúra sa nastavuje spôsob číslovania záznamov v registratúrnom (podacom) denníku.
• V ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Hotelová recepcia, záložka Hotelové účty je možné nastaviť spôsob číslovania hotelových účtov.