Táto téma Pomocníka je venovaná položke Registratúrny (podací) denník v ponuke CRM programu OBERON - Agenda firmy.
Základné informácie
- Výberom položky sa otvorí Registratúrny (podací) denník - základná evidenčná pomôcka správy registratúry, ktorá obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní registratúrnych záznamov a uložení a vyradení spisov. V ľavej časti denníka oddelenej rozdeľovacou lištou sa zobrazuje stromová štruktúra registratúrneho plánu. V pravej časti sa nachádzajú záznamy registratúrneho denníka prislúchajúce vybranej vetve registratúrneho plánu.
- V registratúrnom denníku sa evidujú registratúrne záznamy pochádzajúce z činnosti účtovnej jednotky, t. j. doručené, odoslané záznamy. Registratúrny denník sa vedie tak, aby priebežne poskytoval úplné a presné údaje o evidovaných registratúrnych záznamoch.
- Pre každý kalendárny rok sa vytvára nový registratúrny denník. Všetky položky denníka možno zobraziť kliknutím na najvyššiu (kmeňovú) položku v registratúrnom pláne.
- Niektoré tlačové výstupy je možné vyexportovať do súboru vo formáte PDF, ktorý možno ďalej upravovať a meniť, napr. v poštovom podacom hárku je možné upraviť adresáta, pridať sumu dobierky a poistenia.
-
V ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, CRM a registratúra, záložka Registratúra je možné zvoliť spôsob číslovania záznamov v registratúrnom (podacom) denníku:
- Štandardné (jeden číselný rad) - program pri vytvorení nového záznamu zistí najvyššie číslo záznamu, zvýši ho o 1 a pridelí vytváranému záznamu. Tento postup je nemenný bez ohľadu na dátum záznamu. Pri vytváraní záznamu so spätnou platnosťou (spätným dátumom) program pridelí záznamu najvyššie číslo tak, akoby to bol aktuálny záznam.
- Podľa organizačných útvarov - program pri vytváraní čísla záznamu vkladá medzi prefix roku a samotné číslo záznamu číslo organizačného útvaru. Príklad: číslo záznamu 2023/xx001, kde xx je kód organizačného útvaru.
- Podľa prevádzok a organizačných útvarov - program pri vytváraní čísla záznamu vkladá medzi prefix roku a samotné číslo záznamu číslo prevádzky a kód organizačného útvaru. Príklad: 23/1/D/0001 - rok/číslo prevádzky/kód organizačného útvaru/číslo záznamu.
- Viac informácií o číslovaní záznamov získate v téme Číslovanie dokladov (záznamov).
- V ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Používateľ, CRM a registratúra možno pre aktuálne prihláseného používateľa nastaviť automatické otváranie Registratúrneho (podacieho) denníka po spustení programu OBERON - Agenda firmy.
Dostupné možnosti
Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov.
Označiť ako vybavený
Pomocou tejto funkcie je možné označiť registratúrny záznam za vybavený, prípadne mu priradiť poznámku k vybaveniu. Vybavené záznamy sú označené fialovou farbou.
Zrušiť vybavenie
Pomocou tejto funkcie je možné zrušiť označenie vybavenia registratúrneho záznamu.
Presun medzi archívne zložky
Otvorí sa sprievodca, pomocou ktorého sa záznamy presunú do
registratúrneho archívu. Po presunutí do registratúrneho archívu budú záznamy označené
sivou farbou a nebude možné ich meniť.
Obnoviť vymazaný záznam
Záznam, ktorý bol vymazaný presunutím do koša, je možné obnoviť. Ďalšie informácie o mazaní a obnove záznamov získate v téme
Kôš - vymazanie a obnova záznamov.
Príbuzné témy
