Pomocník systému OBERON
Formulár Záznam v registratúrnom (podacom) denníku
Pomocou formulára Zápis v registratúrnom denníku je možné pridať pripadne opraviť zápis v registratúrnom denníku. Formulár je dostupný z ponuky CRM, Registratúrny denník, tlačidlo Nový alebo Oprava. Na pridanie zápisu v registratúrnom denníku je potrebné vyplniť aspoň tieto polia: Typ záznamu, Evidenčné číslo (značka), Dátum evidencie a Vec.

Popis formulára Záznam v registratúrnom (podacom) denníku

Dátum evidencie

Zadáva sa dátum evidencie, spravidla je to dátum systémového času v počítači. Dátum evidencie môže byť odlišný od dátumu odoslania/doručenia.

Číslo spisu

Zadáva sa číslo spisu v prípade, že záznam patrí do konkrétneho spisu. Spis je súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a sú zaevidované v registratúrnom denníku. Ak záznam nepatrí do žiadneho spisu, ponechajte toto pole prázdne.

Evidenčné číslo (značka)

Zadáva sa kód pre evidenciu zápisov v registratúrnom denníku. Evidenčné číslo program automaticky dopĺňa, v odôvodnených prípadoch je ho možné aj upraviť.

Typ záznamu

Typ záznamu predstavuje o aký záznam ide:

  • došlý - napríklad došlá faktúra, objednávka, reklamácia atď..
  • odoslaný - napríklad odoslaná pošta, vyjadrenia, žiadosti atď..
  • interný záznam - napríklad interné smernice, záznamy z rokovaní, pracovných stretnutí atď..

Registratúrna značka

Registratúrna značka je numerický, prípadne alfanumerický symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov, určujúci ich miesto v registratúre. Registratúrna značka môže obsahovať napr. evidenčné číslo pridelené v podateľni, rok a organizáciou stanovený kód organizačného útvaru alebo referenta, ktorému bol spis pridelený.

Registratúrna značka sa načitáva z registratúrneho plánu. K záznamu je potrebné vybrať registratúrnu značku pomocou tlačidla . Zobrazí sa registratúrny plán, kde je možné pomocou tlačidla Možnosti naimportovať registratúrny plán napríklad z predchádzajúceho obdobia, z inej firmy, prípadne zvoliť preddefinovaný registratúrny plán pre živnostníkov a obchodné spoločnosti. Bližšie informácie o registratúrnom pláne získate v téme Registratúrny plán.

V nastaveniach programu je možné nastaviť, či program bude vyžadovať zadať registratúrnu značku alebo nie.

Lehota uloženia

Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť. Vo všeobecnosti platí, že lehota uloženia začína plynúť 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom bol spis uzatvorený. Uvádza sa lehota uloženia podľa schváleného registratúrneho plánu v registratúrnom denníku. Lehota uloženia sa nesmie skrátiť, môže sa po prerokovaní s archívom predĺžiť.

Vec

Zadáva sa vecný obsah daného záznamu. V prípade, že je vybraná registratúrna značka, bude pole vyplnené textom z registratúrneho plánu.

Vybaviť do

Zadáva sa termín, do ktorého je potrebné záznam vybaviť. Ak nebude záznam do daného dňa vybavený, bude zobrazený v registratúrnom denníku červenou farbou.

Organizačný útvar

Vyberte organizačný útvar. Organizačné útvary umožňuje pridať organizačné útvary subjektu tak, aby vyhovovali registratúrnemu poriadku. Zo zoznamu útvarov potom možno vyberať pri pridávaní zápisu do registratúrneho denníka.  

Umiestnenie

Zadáva sa fyzické umiestnenie registratúrneho záznamu (spisy, miestnosti, budovy), kde sa daný záznam nachádza.
V záložke Iné údaje je možné uviesť ďalšie informácie o jednotlivých záznamoch v registratúrnom denníku, napr. poštovné známky, alebo hotovosť.

Zaradenie

Prevádzka - umožňuje priradiť záznamu prevádzku. Od prevádzky sa môže odvodzovať číslovanie dokladov - v závislosti na zvolenom spôsobe číslovania, ktorý sa nastavuje v nastaveniach programu.

Vybavenie

Dátum vybavenia - záznam v registrtúrnom denníku možno označiť ako vybavený - dátum vybavenia a poznámku k vybaveniu. Záznam sa označuje za vybavený v Registratúrnom denníku po stalčení tlačidla Možnosti.

Tlačidlo Prílohy

Stlačením tlačidla Prílohy je možné v elektronickej podobe vyhotoviť a pripojiť kópiu evidovaného dokumentu zo skenera prípadne pripojiť textový alebo tabuľkový dokument. Ku každému jednotlivému záznamu v registratúrnom denníku môžete pripojiť ľubovoľný počet snímok zo skenera alebo súborov.

Postup na pripojenie dokumentu zo súbora

  1. Stlačte tlačidlo Nový, otvorí sa formulár Dokument (obrázok).
  2. Stlačením tlačidla  sa otvorí knižnica obrázkov, kde je možné súbor nalistovať. Stlačením tlačidla  sa otvorí Knižnica dokumentov a obrázkov, v ktorom vyberte súbor, ktorý bude k registratúrnemu záznamu pripojený.
  3. Priložený dokument uložte.

Postup na pripojenie dokumentu zo skenera

  1. Stlačte tlačidlo Možnosti a vyberte položku Oskenovať.
  2. Otvorí sa formulár, v ktorom stlačením tlačidla Skenovať sa otvorí formulár ovládača daného skenera. Stlačením tlačidla Vybrať zdroj bude zase možné vybrať konkrétne skenovacie zariadenie, ktoré má byť použité.
  3. Oskenovaný dokument uložte.
Príbuzné témy
Pridanie zápisu do registratúrneho denníka
Registratúrny denník
Registratúrny plán

EXALOGIC, s.r.o., www.exalogic.sk

7. 5. 2021