Dátum evidencie
Zadáva sa dátum evidencie, spravidla je to dátum systémového času v počítači. Dátum evidencie môže byť odlišný od dátumu odoslania/doručenia.
Číslo spisu
Zadáva sa číslo spisu v prípade, že záznam patrí do konkrétneho spisu.
Spis je súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a sú zaevidované v registratúrnom denníku. Ak záznam nepatrí do žiadneho spisu, ponechajte toto pole prázdne.
Evidenčné číslo (značka)
Zadáva sa kód pre evidenciu zápisov v registratúrnom denníku. Evidenčné číslo program automaticky dopĺňa, v odôvodnených prípadoch je ho možné aj upraviť.
Typ záznamu
Typ záznamu predstavuje o aký záznam ide:
- došlý - napríklad došlá faktúra, objednávka, reklamácia atď..
- odoslaný - napríklad odoslaná pošta, vyjadrenia, žiadosti atď..
- interný záznam - napríklad interné smernice, záznamy z rokovaní, pracovných stretnutí atď..
Registratúrna značka
Registratúrna značka je numerický, prípadne alfanumerický symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov, určujúci ich miesto v registratúre. Registratúrna značka môže obsahovať napr. evidenčné číslo pridelené v podateľni, rok a organizáciou stanovený kód organizačného útvaru alebo referenta, ktorému bol spis pridelený.
Registratúrna značka sa načitáva z registratúrneho plánu. K záznamu je potrebné vybrať registratúrnu značku pomocou tlačidla
. Zobrazí sa registratúrny plán, kde je možné pomocou tlačidla Možnosti naimportovať registratúrny plán napríklad z predchádzajúceho obdobia, z inej firmy, prípadne zvoliť preddefinovaný registratúrny plán pre živnostníkov a obchodné spoločnosti. Bližšie informácie o registratúrnom pláne získate v téme Registratúrny plán.
V nastaveniach programu je možné nastaviť, či program bude vyžadovať zadať registratúrnu značku alebo nie.
Lehota uloženia
Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť. Vo všeobecnosti platí, že lehota uloženia začína plynúť 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom bol spis uzatvorený. Uvádza sa lehota uloženia podľa schváleného registratúrneho plánu v registratúrnom denníku. Lehota uloženia sa nesmie skrátiť, môže sa po prerokovaní s archívom predĺžiť.
Vec
Zadáva sa vecný obsah daného záznamu. V prípade, že je vybraná registratúrna značka, bude pole vyplnené textom z registratúrneho plánu.
Vybaviť do
Zadáva sa termín, do ktorého je potrebné záznam vybaviť. Ak nebude záznam do daného dňa vybavený, bude zobrazený v registratúrnom denníku červenou farbou.
Organizačný útvar
Vyberte
organizačný útvar.
Organizačné útvary umožňuje pridať organizačné útvary subjektu tak, aby vyhovovali registratúrnemu poriadku. Zo zoznamu útvarov potom možno vyberať pri pridávaní zápisu do
registratúrneho denníka.
Umiestnenie
Zadáva sa fyzické
umiestnenie registratúrneho záznamu (spisy, miestnosti, budovy), kde sa daný záznam nachádza.
V záložke Iné údaje je možné uviesť ďalšie informácie o jednotlivých záznamoch v registratúrnom denníku, napr. poštovné známky, alebo hotovosť.
Zaradenie
Prevádzka - umožňuje priradiť záznamu prevádzku. Od prevádzky sa môže odvodzovať číslovanie dokladov - v závislosti na zvolenom spôsobe číslovania, ktorý sa nastavuje v nastaveniach programu.
Vybavenie
Dátum vybavenia - záznam v registrtúrnom denníku možno označiť ako vybavený - dátum vybavenia a poznámku k vybaveniu. Záznam sa označuje za vybavený v Registratúrnom denníku po stalčení tlačidla Možnosti.