Táto téma Pomocníka obsahuje informácie o zaraďovaní registratúrnych záznamov do spisov v module CRM a registratúra.

Základné informácie

• Registratúrne záznamy, ktoré sú priradené do rôznych skupín v registratúrnom pláne, ale logicky k sebe patria, sa zaraďujú do spisov. Spis predstavuje registratúrny záznam alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a účtovná jednotka ich zaevidovala v registratúrnom (podacom) denníku.
• Začleňovanie registratúrnych záznamov do spisov tak poskytuje na jednom mieste vysoký prehľad o rôznych dlhodobých konaniach. Vybratím spisu sa všetky navzájom súvisiace registratúrne záznamy zobrazia vedľa seba bez ohľadu na ich zaradenie v registratúrnom pláne.
• Spisy sa v programe zobrazujú v stromovej štruktúre, ktorú možno utvárať podľa potrieb účtovnej jednotky. V rámci stromovej štruktúry je možné definovať skupiny (vetvy) a k nim priradené spisy (listy).
• Do spisu v stromovej štruktúre možno zaradiť každý záznam v registratúrnom (podacom) denníku. Možno tak urobiť vo formulári Záznam v registratúrnom (podacom) denníku, tlačidlo   pri poli Číslo spisu.
• Na zobrazenie registratúrnych záznamov zaradených do konkrétneho spisu je potrebné v stromovej štruktúre začiarknuť políčko pred názvom spisu.

Vytváranie skupín a spisov

• Spisy možno definovať a upravovať buď priamo v stromovej štruktúre v Registratúrnom (podacom) denníku (pravé tlačidlo myši), alebo vo formulári Záznam v registratúrnom (podacom) denníku, tlačidlo   pri poli Číslo spisu (tlačidlo Nový).
  • Nová skupina - pridá skupinu (vetvu stromu),
  • Nový spis - vytvorí položku (list stromu) pod kurzorom označenou skupinou.

Obrázok č. 1: Vytváranie nových skupín a spisov v Registratúrnom (podacom)denníku