Táto téma Pomocníka obsahuje informácie o funkcii modulu Hotelová recepcia, pomocou ktorej je možné zo systému OBERON vyexportovať údaje o ubytovaných osobách vo formáte XML pre tzv. hlásenie pobytu cudzincov.

Základné informácie

• Podľa zákona č. 404/2011 Z. z. o pobyte cudzincov sú ubytovatelia v súvislosti s ubytovaním cudzincov povinní:
  • pri zaevidovaní ubytovania overiť totožnosť cudzinca,
  • v knihe ubytovaných uviesť pri cudzincovi meno a priezvisko, štátnu príslušnosť a dátum narodenia,
  • zabezpečiť vyplnenie úradného tlačiva o hlásení pobytu cudzinca a doručiť ho policajnému útvaru (oddelenie cudzineckej polície),
  • umožniť policajnému útvaru vstup do ubytovacieho zariadenia s cieľom kontroly plnenia povinností ustanovených týmto zákonom.
• Ubytovateľ je povinný vyplniť a doručiť úradné tlačivo o hlásení pobytu cudzinca do piatich dní od jeho ubytovania (§ 113 písm. c) zákona o pobyte cudzincov). Doručenie je možné vykonať osobne na policajný útvar, poštou alebo je možné využiť elektronickú službu zavedenú na tento účel, ktorá je dostupná po prihlásení občianskym preukazom s čipom na portáli slovensko.sk. Informácie o službe je možné nájsť na webovej stránke Elektronické služby MV SR.
• Po prihlásení na portáli slovensko.sk možno hlásenie pobytu cudzinca vykonať dvomi spôsobmi:
     - manuálnym vyplnením elektronického formulára - jednotlivo zapisovať cudzincov (vhodné pri malom počte hostí),
     - importom zo súboru XML - hromadné zapísanie hostí zo súboru XML vyexportovaného zo systému OBERON pomocou funkcie Hlásenie pobytu cudzincov - export do XML, ktorá je dostupná v Knihe ubytovaných, resp. Grafickom prehľade izieb, tlačidlo Možnosti (postup exportu pozri nižšie).

Čo je potrebné

Na to, aby ubytovatelia (resp. osoby ktoré budú splnomocnené vykonávať služby za ubytovateľa) mohli elektronicky hlásiť a odhlasovať ubytovaných cudzincov, musia splniť tieto podmienky:

• musia byť držiteľmi elektronického občianskeho preukazu (eID karta) s aktivovaným kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP),
• ďalšou podmienkou je registrácia ubytovateľa v agende hlásenia pobytu ministerstva vnútra - žiadosť o registráciu  je potrebné doručiť na riaditeľstvo hraničnej a cudzineckej polície podľa sídla ubytovateľa,
• po registrácii bude ubytovaciemu zariadeniu pridelený identifikátor zariadenia (ID),
• archivácia papierového tlačiva podpísaného cudzincom - ani v prípade, že sa podnikateľ rozhodne údaje o hlásení pobytu cudzincov zasielať polícii prostredníctvom elektronickej služby, nezaniká jeho povinnosť zabezpečiť vyplnenie úradného papierového tlačiva o hlásení pobytu cudzincov. To je potrebné vyplniť v spolupráci s cudzincom, ktorý ho musí podpísať. Ubytovateľ má povinnosť uschovať tlačivo po dobu dvoch rokov a na požiadanie predložiť jeho originál na kontrolu polícii. Tlačivo Hlásenie pobytu (pre cudzineckú políciu) je v systéme OBERON dostupné vo formulári Ubytovanie, tlačidlo Tlač.

Nastavenie v systéme OBERON

V programe OBERON - Agenda firmy je potrebné vykonať nasledujúce nastavenia:

• v ponuke Firma, Údaje o firme v oddiele Výkazy a štatistika je potrebné zadať identifikátor zariadenia (ID). V prípade, že ubytovacie zariadenie má viacero prevádzok a viacero identifikátorov zariadenia, identifikátor je potrebné zadať ku každej prevádzke (Obrázok č. 1): v ponuke Firma, Údaje o firme otvorte zoznam prevádzok, vyberte prevádzku, ktorej chcete zadať identifikátor, stlačte tlačidlo Oprava a v záložke Ostatné zadajte identifikátor.
  Príklad:
  Na Obrázku č. 1 je zobrazený príklad firmy, ktorá má dve rôzne prevádzky, a to v Ružomberku a v Jasnej, pričom prevádzka Jasná sa ešte skladá z dvoch objektov - apartmánových domov. Identifikátor zariadenia je naviazaný na prevádzku, preto je ho potrebné zadať tak pre prevádzku Ružomberok, ako aj pre prevádzku Jasná.
• v ponuke Firma, Údaje o firme v oddiele Základné údaje v poli Štát stlačte tlačidlo výberu . Zobrazí sa zoznam štátov, skontrolujte, či sú v zozname všetky štáty, prípadne, či majú zadaný kód štátu (ISO). Kód štátu sa musí zadať a možno ho zistiť na tejto webovej stránke.
• vo formulári Ubytovanie v záložke Základné v poli Účel pobytu stlačte tlačidlo výberu . Zobrazí sa zoznam účelov pobytu, ktorý je potrebné nastaviť podľa číselníka MV SR. Viac informácií získate v téme Formulár Zoznam účelov pobytu.

Obrázok č. 1: Zobrazenie viacerých ubytovacích zariadení pre jednu firmu (databázu)

Postup exportu a importu údajov pre hlásenie pobytu cudzincov

1. Export údajov o ubytovaných osobách pre hlásenie pobytu cudzincov sa v systéme OBERON vykonáva pomocou sprievodcu Hlásenie pobytu (pre cudzineckú políciu) - export do XML, ktorý je dostupný z dvoch miest v programe:
   • z Knihy ubytovaných, tlačidlo Možnosti,
   • z Grafického prehľadu izieb, tlačidlo Možnosti.
2. V sprievodcovi v prvom kroku vyberte ubytovacie zariadenia (objekty) a následne obdobie, za ktoré sa vykoná export údajov. V prípade, že export ešte nebol nikdy vykonaný, zadajte dátum, od ktorého sa majú údaje exportovať.
3. Začiarknite políčko Po exporte otvoriť webovú stránku pre zaslanie výkazu.
4. Po stlačení tlačidla Dokončiť sa vytvorí súbor XML s údajmi o ubytovaných osobách a otvorí sa webová stránka na zaslanie výkazu.
5. Prihláste sa na portáli elektronických služieb MV SR pomocou občianskeho preukazu s čipom. V hornom menu vyberte položku Cudzinci.
6. V oddiele Zápis do knihy ubytovaných vyberte možnosť Import knihy ubytovaných zo súboru. V ďalšom kroku nalistujte súbor XML vyexportovaný zo systému OBERON a stlačte tlačidlo Odoslať.