Základné informácie
- Kniha rezervácií je doplnková kniha modulu Hotelová recepcia, ktorá umožňuje evidovať rezervácie. V jednom zázname rezervácie je možné rezervovať aj viac izieb (tzv. skupinová rezervácia).
- Z knihy rezervácií a knihy ubytovaných je možné zobraziť tlačový výstup Príchody a odchody hostí, kde sú zobrazení hostia, ktorých príchod sa v daný deň očakáva (majú rezerváciu) a odchody hostí, ktorým v daný deň dátum pobytu končí.
- Tu evidované rezervácie je možné prezerať v grafickom prehľade izieb, v ktorom sa zobrazujú spolu so zmluvnými rezerváciami a aktuálnym obsadením izieb.
- V knihe rezervácií je možné evidovať rezervácie s rôznym stavom - nepotvrdená rezervácia, rezervácia so zálohou, potvrdená rezervácia. Jednotlivé stavy rezervácie sú potom farebne odlíšené v grafickom prehľade izieb.
- Rezerváciám je možné určiť dátum platnosti, t. j. dokedy má hosť izbu rezervovanú, napr. v prípade očakávania zálohy alebo opätovného potvrdenia. Ak časová platnosť uplynie, takáto rezervácia sa v zozname rezervácií zvýrazní červenou farbou.
- Rezervovať je možné na ľubovoľný termín bez časového obmedzenia, napr. aj viac ako o jeden rok.
- Pridať alebo opraviť zápis v knihe rezervácií je možné priamo v tejto knihe alebo z grafického prehľadu izieb (čiže bez otvorenia knihy rezervácií). Z dôvodu vyššej prehľadnosti odporúčame využívať spôsob práce priamo z grafického prehľadu izieb.
- Z knihy rezervácií alebo z grafického prehľadu izieb je možné vytlačiť tlačové výstupy Darčekový poukaz, resp. Darčekový certifikát. Ďalšie typy darčekových poukazov budú dostupné po nainštalovaní doplnku v Správcovi doplnkov.
- Bližšie informácie o formulári získate v téme Formulár Rezervácia.
Okrem základných údajov rezervácia umožňuje:
- Evidovať niekoľko stavov rezervácie - Dopyt, On-line rezervácia, Nepotvrdená rezervácia, Potvrdená rezervácia, Rezervácia so zálohou a Zrušená rezervácia.
- Evidovať dátum platnosti rezervácie.
- Evidovať skupinovú rezerváciu - v jednej rezerácii je viac izieb, pričom je možné presne definovať rozdelenie osôb na jednotlivé izby.
- Objednať služby k rezervácii - najčastejšie sú to reštauračné služby ako raňajky, večere, polpenzia a pod.
- Vytvoriť kalkuláciu ceny za ubytovanie (aj so službami) aj s prípadným automatickým výpočtom ceny za ubytovanie.
- Pri rezervácii je možné zadať požadovanú zálohu a, samozrejme, aj zaevidovať prijatú zálohu.
Dostupné možnosti
Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov.
Zobraziť dokumenty a obrázky
Program zobrazí evidenciu
Dokumenty a obrázky rezervácií, v ktorej je možné napríklad oskenovať doklad totožnosti a priradiť k záznamu z
Knihy rezervácií.
Zobraziť väzby dokumentu
Väzby k dokumentu slúžia na kontrolu správnosti zaevidovania rezervácie. Vo formulári sa graficky zobrazia väzby k vybranému záznamu (rezervácia, ubytovanie, hotelový účet atď.). Kliknutím pravým tlačidlom myši je možné zápis v Knihe rezervácií vytlačiť, upraviť a exportovať.
Odoslať e-mail
Funkcia
Odoslať e-mail znamená, že na zadaný e-mailový kontakt sa zašle predvolený e-mail. E-mail môže byť vytvorený z rôznych predlôh, predlohy je možné vytvárať a meniť podľa požiadaviek firmy. Ďalšie informácie získate v téme
Predlohy e-mailov.
Import údajov do modulu Hotelová recepcia
Import údajov umožňuje naimportovať údaje z inej účtovnej jednotky (databázy) do aktuálnej. Import je určený na jednorazový import údajov, napríklad pri prenájme ubytovacieho zariadenia inému subjektu. Pred samotným importom odporúčame zálohovať údaje, pretože údaje v aktuálnej databáze sa prepíšu. Otvorí sa sprievodca, v ktorom je potrebné vybrať firmu a evidencie, z ktorých sa údaje importujú.
Obrázok č. 1: Sprievodca importom údajov
Obnoviť vymazaný záznam
Záznam, ktorý bol vymazaný presunutím do koša, je možné obnoviť. Ďalšie informácie o mazaní a obnove záznamov získate v téme
Kôš - vymazanie a obnova záznamov.
Príbuzné témy
