Táto téma Pomocníka je venovaná položke Hromadné účtovanie bankových výpisov v ponuke Účtovníctvo programu OBERON - Agenda firmy.

Základné informácie

• Výberom položky sa otvorí kniha Hromadné účtovanie bankových výpisov. V nej sa ukladajú záznamy o hromadnom účtovaní bankových výpisov - funkcii, ktorá slúži na automatické zaúčtovanie bankových výpisov v elektronickom formáte do účtovného alebo peňažného denníka. Podmienkou je export bankových výpisov z banky do súboru, ktorý je následne možné naimportovať do OBERON-u. Ostatné doklady je možné hromadne zaúčtovať v evidencii Hromadné účtovanie dokladov.
• Záznamy v knihe Hromadné účtovanie bankových výpisov možno zobraziť podľa príslušnosti k bankovému účtu, a to ako podmnožiny záznamov knihy. Možno tak urobiť pomocou filtra Bankový účet v hornej časti evidencie. Bankové účty účtovnej jednotky sa definujú v ponuke Firma, Vlastné bankové účty.
• Aby program vedel korektne zaúčtovať jednotlivé položky importovaného bankového výpisu, je potrebné zadefinovať tzv. pravidlá, ktoré určujú spôsob zaúčtovania daných položiek.
• Následne sa pomocou funkcie Hromadné účtovanie bankových výpisov na základe importovaného bankového výpisu a definovaných pravidiel vytvoria záznamy v účtovnom/peňažnom denníku. Tieto vytvorené záznamy sa nelíšia od ostatných záznamov, je s nimi možné pracovať tak, ako keby boli vytvorené manuálne. Existujú však aj určité špeciálne prípady zaevidovania úhrady, ako napr. pri evidencii úhrad do prijatých objednávok - tu sa úhrada neúčtuje do účtovného/peňažného denníka, len sa zaeviduje prijatie platby do objednávky.
• Záznamy v knihe možno filtrovať alebo triediť. Nastaviť kritériá filtrovania alebo triedenia možno po stlačení tlačidla Vlastnosti.

Princíp fungovania

Po naimportovaní bankového výpisu program zistí, aké pravidlá sú vytvorené, a vykoná spárovanie medzi položkami bankového výpisu a pravidlami. Program prejde všetky položky bankového výpisu a dohľadá k nim zodpovedajúce predkontácie. Následne podľa týchto predkontácií vytvorí záznamy v účtovnom/peňažnom denníku. Tie položky bankového výpisu, ktoré program nedokáže zaúčtovať, sa zvýraznia červenou farbou.

Prehľad podporovaných bánk

Niektoré banky umožňujú zasielanie informatívnych súborov (napr. s príponou stm, html atď.), ktoré nie sú exportmi zo systému internetbanking alebo homebanking. Takéto výpisy nie je možné importovať priamo do účtovného programu, je potrebné mať zakúpený a nainštalovaný špeciálny softvér do banky, ktorý tento exportovaný súbor dekryptuje. V nasledujúcej tabuľke sú uvedené banky a formáty, ktoré je možné importovať do systému OBERON.

Prehľad podporovaných platobných brán

Postup hromadného účtovania bankových výpisov

1. Skôr, ako začnete používať hromadné (automatické) účtovanie položiek bankových výpisov, je nutné mať v banke sprístupnenie bankového výpisu v elektronickej forme vo formátoch napr. SEPA XML, ABO, CSV, Gemini a pod.
2. Zvoľte ponuku Účtovníctvo, Hromadné účtovanie bankových výpisov, a v hornej časti evidencie pomocou tlačidla  vyberte bankový účet.
3. Ďalším krokom je import bankového výpisu (tlačidlo Nový alebo tlačidlo Možnosti, Import bankového výpisu). Zobrazí sa sprievodca, v ktorom je nutné zvoliť typ importovaného súboru (zoznam podporovaných bánk a formátov je uvedený vyššie). Do formulára Hromadné účtovanie bankových výpisov sa naimportujú jednotlivé položky bankového výpisu. Pokiaľ je položka správne naimportovaná, zobrazí sa tučným písmom, chybne naimportovaná položka sa zobrazí červenou farbou.
4. Po naimportovaní položiek je potrebné zadefinovať pravidlá pre zaúčtovanie bankových výpisov, a to podľa aktuálnej položky (vyberte kontrétnu položku a stlačte tlačidlo Možnosti - Vytvoriť pravidlo (podľa aktuálnej položky)). Pri vytváraní pravidiel je nutné začať s pravidlami, ktoré sa v priebehu roka nemenia a je ich možné jasne identifikovať (napr. poplatok za vedenie účtu, kreditný úrok atď.) a takýmto pravidlám priradiť najnižšie poradové číslo (na základe toho budú mať najvyššiu prioritu, t. j. program ich bude spracovávať ako prvé). Vyššie poradové číslo prideľte pravidlám na zaúčtovanie položiek ako napr. úhrada pohľadávky, záväzku, pretože program považuje všetko ostatné za úhrady. V prípade, že bude vytvorené pravidlo na úhradu pohľadávky a bude mať nízke poradové číslo, program nebude účtovať bankové výpisy správne.
5. V ďalšom kroku môžete pristúpiť k zaúčtovaniu naimportovaných položiek podľa vytvorených pravidiel. Stlačením tlačidla Možnosti sa otvorí sprievodca Hromadne zaúčtovať do účtovného/peňažného denníka; zaúčtujú sa všetky správne naimportované položky, ku ktorým boli vytvorené pravidlá.
6. V prípade, že sa niektoré položky automaticky nezaúčtujú do účtovného/peňažného) denníka (napr. z dôvodu chýbajúceho pravidla), je možné použiť funkciu Zaúčtovať vybranú položku do účtovného/peňažného denníka (tlačidlo Možnosti). V podvojnom účtovníctve sa zobrazí formulár Zápis v účtovnom denníku, v jednoduchom účtovníctve formulár Zápis v peňažnom denníku.
7. Po zaúčtovaní položiek bankového výpisu je možné skontrolovať správnosť zaúčtovania položiek v účtovnom denníku, resp. v peňažnom denníku.
8. Po zaúčtovaní všetkých položiek bankového výpisu je možné kvôli lepšej prehľadnosti položky naimportovaného bankového výpisu vymazať (tlačidlo Možnosti, Hromadne vymazať položky).

Položky bankových výpisov môžu mať rôznu farbu, resp. typ písma, ktoré závisia od stavu, v akom sa nachádzajú.

Ďalšie možnosti

Ďalšie možnosti sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov.

Import bankového výpisu

Hromadne zaúčtovať do účtovného/peňažného denníka

Zaúčtovať vybranú položku do účtovného/peňažného denníka

Vytvoriť pravidlo (podľa aktuálnej položky)

Hromadne vymazať položky