Táto téma Pomocníka obsahuje informácie o pravidlách spracovania bankových výpisov (transakcií) tak v systéme podvojného, ako aj jednoduchého účtovníctva spolu s príkladmi pravidiel.

Základné informácie

• Pravidlá spracovania bankových výpisov sa v systéme OBERON používajú:
  • pri zaúčtovaní položiek bankových výpisov (transakcií) do účtovného, resp. peňažného denníka, a to buď pri manuálnom zaúčtovaní v knihe Spracovanie bankových výpisov (ponuka Účtovníctvo) alebo pri automatickom zaúčtovaní pomocou automatickej úlohy Automatické spracovanie bankových výpisov,
  • pri zápise úhrady do iných evidencií - napr. zápis úhrady objednávky do knihy Objednávky prijaté alebo zápis úhrady za ubytovanie do Knihy rezervácií.
• Pravidlá spracovania bankových výpisov určujú, akým spôsobom má program spracovať (zaúčtovať, zaevidovať) jednotlivé položky bankových výpisov (transakcií). Z tohto dôvodu si každá účtovná jednotka definuje vlastné pravidlá v závislosti od toho, aké položky daný bankový výpis obsahuje. Tie sa môžu v čase meniť, preto je potrebné zoznam pravidiel v pravidelných intervaloch (napr. mesačne) aktualizovať tak, aby zodpovedal aktuálnej skladbe položiek bankového výpisu.    
• Pravidlá sa odporúča nadefinovať po vykonaní importu položiek bankových výpisov (transakcií) do OBERON-u (ukladajú sa do evidencie Spracovanie bankových výpisov). Systém OBERON umožňuje viaceré spôsoby importu, viac informácií získate v téme Spôsoby importu bankových výpisov.
• Pravidlá sa definujú pre každý bankový účet samostatne. V prípade viacerých bankových účtov je potrebné vytvoriť viacero rôznych typov pravidiel.
• Pri vytváraní nového pravidla je potrebné mať na zreteli, že poradové číslo pravidla predstavuje aj poradie (prioritu), podľa ktorého bude program párovať položky bankového výpisu s pravidlami. Znamená to, že pravidlo s nižším poradovým číslom má vyššiu prioritu ako pravidlo s vyšším poradovým číslom, preto bude spracované skôr. Napr. pravidlo s poradovým číslom 1, a teda s vyššou prioritou, bude spracované skôr, ako pravidlo s poradovým číslom 3.
• Pravidlá spracovania bankových výpisov (transakcií) je možné v OBERON-e vytvárať buď manuálne, alebo podľa aktuálne vybranej položky. Oba postupy sú uvedené nižšie. Pri vytváraní pravidla je potrebné zvoliť správny typ pravidla podľa toho, na zaúčtovanie, resp. zápis ktorej položky bankového výpisu má byť určené:
  • Štandardné pravidlo - určené na zaúčtovanie bežných položiek bankového výpisu iných ako faktúra, napr. poplatok za vedenie účtu a pod.
  • Zaúčtovanie úhrady pohľadávky - určené na zaúčtovanie úhrady vystavenej faktúry do účtovného/peňažného denníka. Pri tomto type pravidla možno bližšie určiť podmienky na určenie predkontácie, a to na základe cieľového (uhrádzaného) dokladu.
  • Zápis úhrady do objednávky - určené na zápis úhrady objednávky do knihy Objednávky prijaté.
  • Zápis úhrady do rezervácie ubytovania - určené na zápis úhrady za ubytovanie do Knihy rezervácií.
  • Zaúčtovanie úhrady záväzku - určené na zaúčtovanie úhrady prijatej faktúry do účtovného/peňažného denníka. Pri tomto type pravidla možno bližšie určiť podmienky na určenie predkontácie, a to na základe cieľového (uhrádzaného) dokladu.

Zaúčtovanie úhrady pohľadávky alebo záväzku

• Okrem základných pravidiel na spracovanie bankovej transakcie je možné v odôvodnených prípadoch určiť podmienky na určenie predkontácie, a to na základe cieľového (uhrádzaného) dokladu (vo formulári Nastavenie pravidla pre faktúry, záložka Predkontácie).
• Typickým príkladom je zaúčtovanie úhrady faktúry (pohľadávky alebo záväzku), kde pre zaúčtovanie zálohovej faktúry možno nastaviť inú predkontáciu ako pri bežnej faktúre.
• V jednoduchom účtovníctve výber predkontácie na zaúčtovanie úhrady faktúry bude takýto:
  1. ak je na faktúre zadaná predkontácia, použije sa táto predkontácia z faktúry (hlavná predkontácia nastavená v pravidle sa bude ignorovať),
  2. ak sú nastavené podmienky na bližšie určenie predkontácie v pravidle spracovania bankových výpisov, použije sa predkontácia nastavená v prvej platnej podmienke,
  3. ak sa žiadna z podmienok nevyhodnotí ako kladná, použije sa hlavná predkontácia nastavená v pravidle.
• V podvojnom účtovníctve výber predkontácie na zaúčtovanie úhrady faktúry bude takýto:
  1. ak sú nastavené podmienky na bližšie určenie predkontácie v pravidle spracovania bankových výpisov, použije sa predkontácia nastavená v prvej platnej podmienke,
  2. ak sa žiadna z podmienok nevyhodnotí ako kladná, použije sa hlavná predkontácia nastavená v pravidle.
• Jednotlivé podmienky sa vyhodnocujú v poradí, v akom sú zotriedené pomocou panela na zmenu poradia položiek zoznamu (modrých šípok). Ak sa nájde prvá platná podmienka, použije sa predkontácia nastavená v tejto podmienke. Ak nebude žiadna podmienka vyhodnotená kladne, použije sa hlavná predkontácia nastavená v pravidle.

Obrázok č. 1: Určenie predkontácie na základe uhrádzaného dokladu

Manuálne vytvorenie pravidla

1. V programe OBERON - Agenda firmy otvorte knihu Spracovanie bankových výpisov (ponuka Účtovníctvo) a stlačte tlačidlo Pravidlá.
2. V zobrazenom formulári Pravidlá spracovania bankových výpisov stlačte tlačidlo Nový. Zobrazí sa formulár Pravidlo spracovania, v ktorom v záložke Základné zadajte poradové číslo, názov, typ pravidla a predkontáciu, podľa ktorej sa budú položky výpisu automaticky spracúvať. V prípade, že začiarknete pole Umožniť použiť aj ďalšie pravidlá spracovania, program pri spracovaní danej položky bankového výpisu (transakcie) bude vyhľadávať aj v ďalších definovaných pravidlách. Nastavenie má význam pri zápise úhrad (objednávky, do rezervácie ubytovania), keď je potrebné danú transakciu spracovať dvakrát, najprv ako zápis úhrady do príslušnej evidencie a potom ako zaúčtovanie úhrady pohľadávky do účtovného/peňažného denníka.
3. V záložke Položky pravidla stlačte tlačidlo Nový. V zobrazenom okne Položka pravidla vyberte Pole, Podmienku a Hodnotu podľa charakteru platieb, na ktoré sa bude pravidlo vzťahovať. Rozbaľovací zoznam Pole obsahuje položky Len debet, Len kredit, pri ktorých sa Podmienka a Hodnota nezadávajú. Pri výbere ďalších položiek z rozbaľovacieho zoznamu Pole je potrebné zadať podmienku (sa rovná, obsahuje, začína textom) a hodnotu položky pravidla. Na základe zvolenej podmienky systém porovnáva pole výpisu s hodnotou zadanou v pravidle. Položka výpisu vyhovuje pravidlu, ak sú splnené všetky podmienky, ktoré sú v pravidle definované.

Vytvorenie pravidla podľa aktuálnej položky

1. Otvorte knihu Spracovanie bankových výpisov (ponuka Účtovníctvo).
2. Označte kurzorom položku, podľa ktorej sa pravidlo vytvorí.
3. Stlačte tlačidlo Možnosti a kliknite na ponuku Vytvoriť pravidlo (podľa aktuálnej položky). Po spustení danej funkcie program automaticky vytvorí pravidlo, podľa ktorého sa zvolená položka spracuje. Položky pravidla, ktoré nebudú obsahovať všetky položky bankového výpisu, na ktoré sa bude vzťahovať, možno vymazať (napr. úhrada záväzku: suma, číslo účtu, VS...).

Príklad č. 1: Poplatok za vedenie účtu

Príklad č. 1 zobrazuje situáciu, keď číslo protiúčtu je rovné 0 (na obrázku číslo 0000000000). Táto situácia znamená, že položka bankového výpisu bola poslaná z banky. Väčšinou ide o rôzne poplatky, úroky, daň z úrokov a pod.

V príklade je vytvorené pravidlo, podľa ktorého je možné účtovať mesačné poplatky banke za vedenie účtu. Program zaúčtuje položku bankového výpisu vtedy, keď sa poznámka bude rovnať textu Poplatok za vedenie účtu. 

  

Príklad č. 2: Úhrada faktúry konkrétnemu dodávateľovi

Príklad č. 2 zobrazuje pravidlo, podľa ktorého je možné zaúčtovať úhradu záväzku, ak daný variabilný symbol obsahuje viac dokladov v knihe pohľadávok alebo záväzkov.

V príklade je znázornené pravidlo, podľa ktorého je možné zaúčtovať záväzok voči SPP za dodávku plynu. V tomto prípade účtovná jednotka pozná číslo účtu, kód banky, aj variabilný symbol, lebo tieto údaje sa nemenia.

  

Príklad č. 3: Úhrada pohľadávky

Po vytvorení pravidiel, ktoré sú jasne definované, je možné pristúpiť k vytvoreniu pravidiel, ktoré nie sú také konkrétne, napr. pravidlo na zaúčtovanie úhrady pohľadávky alebo záväzku. Príklad č. 3 zobrazuje pravidlo na zaúčtovanie úhrady vystavenej faktúry (pohľadávky). Keďže ide o zaúčtovanie úhrady pohľadávky, v záložke Položky pravidla je potrebné zvoliť možnosť Len kredit (pravidlo sa použije len pri kreditných transakciách). Rozhodujúcim nastavením je typ pravidla Úhrada pohľadávky - na základe neho bude program pri spracovaní bankových výpisov vyhľadávať príslušný záznam v knihe pohľadávok. Pri nájdení zhody variabilného symbolu vykoná zaúčtovanie úhrady pohľadávky do účtovného/peňažného denníka.

  

Príklad č. 4: Zápis úhrady do objednávky

Príklad č. 4 zobrazuje pravidlo na zápis úhrady prijatej objednávky. Keďže ide o zápis úhrady objednávky, v záložke Položky pravidla je potrebné zvoliť možnosť Len kredit (pravidlo sa použije len pri kreditných transakciách). Rozhodujúcim nastavením je typ pravidla Zápis úhrady do objednávky - na základe neho bude program pri spracovaní bankových výpisov vyhľadávať príslušný záznam v knihe prijatých objednávok. Pri nájdení zhody čísla objednávky vykoná zápis úhrady objednávky do knihy prijatých objednávok.