V tejto téme Pomocníka je uvedený postup, ako vytvoriť (otvoriť) hotelový účet v module Hotelová recepcia systému OBERON.

Základné informácie

• Pri zaevidovaní ubytovania (príchodu hosťa) sa automaticky hotelový účet nevytvára. V systéme OBERON je potrebné hotelový účet vytvoriť (otvoriť) manuálne. Možno tak urobiť z viacerých miest v programe:
  • z formulára Ubytovanie, záložka Hotelové účty - hotelový účet bude priradený k ubytovaniu (osobe). V tomto prípade môžu byť položky účtu automaticky vygenerované programom, a to pomocou funkcie Automaticky vytvoriť položky hotelového účtu. Táto funkcia na základe nastavených cenových hladín v cenotvorbe ubytovania, nastavených sadzieb miestnej dane za ubytovanie, počtu osôb, počtu dní ubytovania a objednaných služieb vytvorí položky cenovej kalkulácie: Ubytovanie, Miestna daň za ubytovanie a Služby (len základné služby).
  • z evidencie Hotelové účty - hotelový účet nebude priradený k ubytovaniu (osobe).
• V oboch prípadoch sa vytvorením hotelového účtu zapíše nový záznam do knihy Hotelové účty.
• Odporúčaný postup vytvorenia hotelového účtu je z formulára Ubytovanie, záložka Hotelové účty, po otvorení z grafického prehľadu izieb (ponuka Hotel).

Postup vytvorenia hotelového účtu

1. V ponuke Hotel otvorte Grafický prehľad izieb.
2. Otvorte ubytovanie, ku ktorému chcete vytvoriť hotelový účet.
3. Vo formulári Ubytovanie vyberte záložku Hotelové účty, stlačte tlačidlo Nový - otvorí sa formulár Hotelový účet. Hotelový účet sa automaticky vytvára na osobu, ktorá bola do ubytovania zadaná ako prvá. Zmeniť osobu možno v záložke Ostatné.
4. Zadajte (upravte) názov hotelového účtu. Do názvu hotelového účtu sa automaticky dopĺňa meno osoby, možno ho však upraviť aj manuálne. Zadajte ďalšie údaje, napr. o zaplatenej zálohe.
5. Zvoľte záložku Základné - Účtenky hotelového účtu. Na pridanie novej účtenky stlačte tlačidlo Nový. Otvorí sa formulár Otvorený hotelový účet.
6. Pridajte položky do otvoreného hotelového účtu. Po stlačení klávesu F3 možno zobraziť zoznam položiek, ktoré je možné pridať do hotelového účtu. Ak nepoužívate modul Skladová evidencia, v tomto formulári môžete nadefinovať jednotlivé predajné položky (akoby skladové karty). V prípade, že používate aj modul Skladová evidencia, v zozname sa zobrazia skladové karty.
7. Pridanie položky do hotelového účtu sa realizuje v poli Množstvo*Kód položky.
   • Pri predaji zapíšte kód položky priamo do poľa Množstvo*Kód položky a potvrďte klávesom Enter. Program pridá hľadanú položku v množstve jednej mernej jednotky.
   • Ak potrebujete predať iné množstvo, ako jedna merná jednotka, uveďte pred kód položky potrebné množstvo, napr. 2*1122, 0.5*1122 a pod. V prípade, že nepoznáte kód položky, môžete zobraziť zoznam položiek určených na predaj stlačením klávesu F3.
   • Zo zoznamu položiek vložených do hotelového účtu môžete ktorúkoľvek odstrániť (tlačidlo Vymazať alebo kláves Delete).
   • Ak potrebujete stornovať riadok, môžete použiť položku so záporným množstvom, napr. -1*1122, -2*1122, -0.5*1122 a pod.
8. Zadanie údajov potvrďte stlačením tlačidla OK. Vytvorenie hotelového účtu je ukončené. Jednotlivé položky je, samozrejme, možné dopĺňať aj neskôr (priebežne).

Postup presunu položiek z Pokladnice OBERON na hotelový účet

Ubytovaný hosť po konzumácií v hotelovom bare alebo reštaurácii nemusí svoj účet zaplatiť hneď, ale môže si ho nechať presunúť na hotelový účet a zaplatiť až pri odchode z hotela (check out). V nasledujúcej časti je uvedený návod, ako má postupovať obsluha (čašník) v Pokladnici OBERON po konzumácií hosťa v hotelovom bare alebo reštaurácii.

Najskôr je potrebné vytvoriť osobitný typ platby určený na presun účtu na hotelový účet:

1. V ponuke Sklad zvoľte položku Pokladnica OBERON.
2. V systémovom paneli Pokladnice OBERON stlačte tlačidlo Systém. V záložke Nastavenia v časti Typy platieb stlačte tlačidlo Definovať, otvorí sa zoznam typov platieb.
3. Stlačte tlačidlo Nový, otvorí sa formulár Typ platby. Zadajte náležitosti platby:
   Názov: Presun na hotelový účet
   Spôsob zaúčtovania: Presun na hotelový účet
   Mena: EUR
   Počet kópií dokladu: 1 (vytlačí sa jeden originál a jedna kópia pre zákazníka)
   Číslo platidla vo fiškálnom zariadení nastavte v závislosti od typu fiškálneho zariadenia na hodnotu, ktorá v inom type platidla nie je použitá. Viac informácií nájdete v téme Typ platby, časť Číslo platidla vo fiškálnom zariadení.
   V záložke Základné začiarknite možnosť Tlačiť v rozpise obratov podľa typu platby.
4. Stlačením tlačidla OK sa typ platby Presun na hotelový účet uloží.

Pri samotnom presune položiek z Pokladnice OBERON na hotelový účet postupujte takto:

1. V Pokladnici OBERON pridajte na účet položky, ktoré hosť skonzumoval, a to buď zo zoznamu položiek (F3) alebo z otvorených účtov.
2. Po ukončení konzumácie stlačte tlačidlo Tlač dokladu (F12) - otvorí sa formulár, v ktorom v záložke Všetky typy platieb vyberte typ platby Presun na hotelový účet.
3. Zobrazí sa zoznam všetkých aktívnych hotelových účtov, vyberte účet, na ktorý chcete položky presunúť, a stlačte tlačidlo OK.
4. Položky sa presunú na hotelový účet a vytlačí sa nedaňový doklad, v prípade nastavenia aj kópia nedaňového dokladu.