Táto téma Pomocníka obsahuje informácie o základných možnostiach, užitočných funkciách a zaujímavých vlastnostiach modulu Hotelová recepcia systému OBERON.

Základné informácie

• Modul je možné prepojiť s inými modulmi systému OBERON:
  • Skladová evidencia - so skladovými položkami je možné pracovať na hotelových účtoch či v rezerváciách pri kalkulácii ceny,
  • Pokladnica OBERON - umožňuje zapísať položky z pokladnice na hotelový účet a následne hotelový účet zúčtovať (zaevidovať daňový doklad), možnosť zúčtovať poskytnuté služby,
  • Fakturácia - umožňuje jednoducho fakturovať rezerváciu ubytovania, ubytovanie, hotelový účet či poskytnutú službu.
• Možnosť aktívnej práce s celým radom funkcií modulu Hotelová recepcia v interaktívnom grafickom prehľade izieb (možnosť zaevidovať dopyt, rezerváciu a ubytovanie (príchod hosťa), vytvoriť hotelový účet, uskutočňovať presuny medzi izbami a pod.).
• V jednom zázname rezervácie je možné rezervovať aj viac izieb (tzv. skupinová rezervácia). Pri takejto rezervácii je do jednej rezervácie zahrnutých viac izieb, pričom je možné presne definovať rozdelenie osôb na jednotlivé izby.
• Možnosť evidovať zmluvné rezervácie ubytovacieho zariadenia na základe zmluvného vzťahu (najčastejšie s cestovnou kanceláriou).
• Možnosť práce s dvomi typmi služieb: základné (služby, ktoré sa pravidelne opakujú, napr. raňajky, večere, parkovanie a pod.) a rozšírené (doplnkové služby ubytovacieho zariadenia, napr. wellness, tenis, biliard a pod.).
• Možnosť aktívnej práce s rozšírenými službami v interaktívnom grafickom prehľade poskytovaných služieb a v knihe poskytovaných služieb.
• Automatický výpočet ceny za ubytovanie na základe nastavených cenových hladín v číselníku Cenotvorba ubytovania.
• Zobrazenie prehľadu cenových hladín ubytovacieho zariadenia platných v danom čase v interaktívnom grafickom prehľade cien.
• Možnosť používať hotelové účty v prípade, že hosť neplatí za ubytovanie a poskytnuté služby hneď, ale až pri odchode. Pri odchode hosťa z hotela (check out) sa uzatvára hotelový účet jeho vyúčtovaním a zaplatením.
• Možnosť v Kalendári podujatí evidovať a v grafickom prehľade izieb zobraziť rôzne podujatia alebo udalosti ako sú sviatky, prázdniny, športové, spoločenské, kultúrne a iné podujatia a pod., ktoré sú dôležité z hľadiska prevádzky ubytovacieho zariadenia.
• Možnosť v knihe Správa údržby evidovať a spravovať a v grafickom prehľade izieb zobraziť predmety údržby ubytovacích jednotiek (izieb, ale i celých objektov, vybavenia izieb), rozšírených služieb, resp. priestorov (bazénov, wellness, sáun, reštauračných zariadení...) a ostatných súčastí ubytovacieho zariadenia (dverových zámkov, trezoru, vozidiel, športového náradia...).
• Možnosť nastaviť zasielanie notifikácií na automatické informovanie o určitých skutočnostiach (napr. notifikácie pre hosťa pred jeho príchodom).
• Pomocou tzv. okupometra možnosť graficky zobraziť obsadenosť ubytovacieho zariadenia za určité obdobie.
• Možnosť evidovať zdroje rezervácií, t. j. pôvod rezervácií ubytovania (napr. rezervačný formulár ubytovania na webovej stránke ubytovacieho zariadenia, cestovnú agentúru, provízny rezervačný portál - napr. Booking.com atď.).
• Viacero spôsobov zaevidovania úhrady za ubytovanie.
• Možnosť evidovať a v  grafickom prehľade izieb zobrazovať stav upratania jednotlivých izieb a stav drobných závad (výmena žiarovky a pod.). V tlačovom výstupe Zoznam drobných opráv je možné drobné poruchy vytlačiť, a tak ich jednoducho predložiť zodpovednej osobe na odstránenie.
• Možnosť nastaviť počet dní, po koľkých sa má uskutočniť výmena uterákov a posteľnej bielizne. Výmena uterákov a bielizne sa zobrazí v grafickom prehľade izieb (ikonka vankúša), prípadne v tlačovom výstupe Prehľad upratovania izieb k dátumu...
• Možnosť evidovať rezervácie izieb a rezervácie poskytovaných služieb s rôznym stavom (Nepotvrdená rezervácia, Potvrdená rezervácia, Rezervácia so zálohou...). Jednotlivé stavy rezervácie sú v grafických prehľadoch farebne odlíšené.
• Jednoduché presuny, resp. zámeny izieb, služieb.
• Modul umožňuje nastaviť dve rôzne sadzby dane za ubytovanie pre dospelú osobu a dve rôzne sadzby dane pre dieťa.
• Pri zmene sadzby dane za ubytovanie možnosť spätne prepočítať miestnu daň za ubytovanie za zvolené obdobie.
• Veľké množstvo tlačových výstupov z jednotlivých evidencií (výkazy a štatistiky, rôzne prehľady a grafy, napr. Štatistika ubytovania, Prehľad ubytovaných osôb k dátumu, Prehľad vyťaženosti izieb, Hostia (analýza podľa krajiny pôvodu), Darčekový poukaz...).

Užitočné funkcie

• Možnosť jednorazového importu údajov z inej účtovnej jednotky (databázy) do aktuálnej pri zmene prevádzkovateľa ubytovacieho zariadenia, resp. zmene firmy (čísla IČO) daného prevádzkovateľa ubytovacieho zariadenia.
• Podpora priamej on-line rezervácie izieb pomocou rezervačného formulára ubytovania (tzv. web booking engine) na webovej stránke ubytovacieho zariadenia.
• Možnosť prepojenia s províznymi rezervačnými portálmi ubytovania (Booking.com, HRS.com, Hotel.cz, Hotel.de, Hotele.pl, Expedia.com, HotelClub.com, BookYourHotel.org atď.), a to pomocou manažéra rezervačných kanálov (napr. Beds24, D-EDGE). Prepojenie spočíva v automatickom odosielaní obsadenosti z modulu Hotelová recepcia (evidovaných rezervácií a zaevidovaných ubytovaní) a v prijímaní rezervácií ubytovania z rezervačných platforiem.
• Podpora viacerých rezervačných formulárov ubytovania (rezervačný formulár Beds24, rezervačný formulár Bigeron...).
• Pomocou formulára Prehľad obsadenosti izieb možnosť zobraziť za zvolené obdobie (rozsah dátumov) komplexné údaje o obsadenosti izieb (aj v členení podľa typov izieb), ako aj presné informácie o ubytovaných a rezervovaných osobách a údaje o jednotlivých obratoch (tržbách) vyjadrených sumách s DPH.
• Odosielanie e-mailových alebo SMS správ s použitím rôznych predlôh, napr. potvrdenie rezervácie, informácia o prijatej zálohe, poďakovanie po odchode hosťa. Viac informácií je možné získať v téme Odosielanie e-mailov v systéme OBERON, resp. SMS správy.
• Podpora viacerých zámkových systémov. Bližšie informácie získate v téme Dverové zámky.

Zaujímavé vlastnosti

•    
• Možnosť vyexportovať údaje o ubytovaných osobách vo formáte XML pre tzv. hlásenie pobytu cudzincov.
• Možnosť priradiť každú izbu k objektu (napr. komplexu, budove, apartmánovému domu a pod.). Podľa objektov možno v grafickom prehľade izieb rýchlo filtrovať záznamy, ale aj tlačiť rôzne tlačové výstupy. K objektu je možné priradiť prevádzku, ktorej názov a adresa sa budú tlačiť na tlačových výstupoch, napr. Hlásenie pobytu (pre cudzineckú políciu) alebo Ubytovací poukaz (VOUCHER).
• Možnosť evidencie rôznych požiadaviek hosťa - od detskej postieľky, cez špeciálnu stravu až po kyticu či fľašu sektu na izbe.
• Interaktívne grafické znázornenie väzieb medzi dokumentmi (záznamami) na kontrolu správnosti zaevidovania záznamov - napr. medzi rezerváciou, ubytovaním, poskytnutými službami a hotelovým účtom.
• Export e-mailových adries z histórie ubytovaných osôb.
• Sledovanie činností - automaticky zaznamenáva činnosti a udalosti obsluhy pri práci so systémom OBERON, napr. zmenu dátumu v rezervácii, vymazanie ubytovania a pod.
• Celý rad funkcií dostupných vďaka webovým službám - viac informácií v téme Hotelová recepcia - všeobecne o koncepcii.