Skôr, ako začnete s modulom Hotelová recepcia pracovať, je potrebné, aby ste v programe OBERON - Agenda firmy založili novú firmu. Viac informácií nájdete v téme Vytvorenie účtovnej jednotky (databázy). Zároveň je potrebné povoliť v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Moduly účtovnej jednotke a v oddiele Používateľ, Moduly danému používateľovi prácu s modulom Hotelová recepcia.

1. Údaje o firme

• V ponuke Firma, Údaje o firme je potrebné zadať základné informácie o účtovnej jednotke. Ak je adresa sídla firmy iná, ako adresa ubytovacieho zariadenia, vyplňte údaje o prevádzke účtovnej jednotky.

2.  Nastavenia programu

• V ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Všeobecné, záložka Základné sa nastavuje najmä:
  • hlavná mena systému,
  • umožnenie práce s cudzími menami,
  • nastavenie platiteľa DPH a interval (mesačný, štvrťročný),          
  • vyššia a nižšia sadzba DPH.
• V prípade, že budete používať webové služby a notifikácie V ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Všeobecné, záložka Rozšírené povoľte používanie webových služieb a v záložke Ostatné používanie notifikácií.
• V ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Hotelová recepcia, záložka Základné nastavte spôsob výpočtu a sadzby miestnej dane za ubytovanie a nastavenie ohľadom maximálneho počtu 60 prenocovaní v jednom kalendárnom roku.
• Na automatický výpočet ceny za ubytovanie v rovnakej záložke zadajte rozsah rokov veku dieťaťa, spôsob automatického výpočtu ceny za ubytovanie a nastavte uvádzanie ubytovania so zníženou sadzbou DPH.
• V záložke Grafické prehľady skontrolujte, prípadne upravte predvolené nastavenia grafického prehľadu izieb a grafického prehľadu poskytovaných služieb.
• V záložke Hostia zadajte predvolené časy príchodu (check-in) a odchodu (check-out) hostí.
• V záložke Hotelové účty vykonajte nastavenia týkajúce sa hotelových účtov (kódy položiek, nulový hotelový účet, číslovanie).
• V záložke Rýchly predaj vyberte, ktoré nastavenia skladu (zoskupenia skladov) a cenovej hladiny sa majú uplatniť: buď z nastavení Pokladnice OBERON, alebo vlastné nastavenia.
• V záložke Ostatné nastavte spôsob generovania variabilného symbolu v rezerváciách ubytovania, spôsob generovania PIN-u pre systém dverových zámkov. Ďalej môžete nastaviť schvaľovanie pokladničných dokladov a vyžadovanie zadávania zdroja rezervácií.

3. Izby

• V ponuke Hotel, Izby je potrebné nadefinovať jednotlivé izby ubytovacieho zariadenia.

4. Cenotvorba ubytovania

• Nadefinujte predvolenú cenovú kategóriu hostí, ktorá sa bude používať pre bežných hostí (tzv. pultové ceny). Viac informácií získate v téme Cenové kategórie hostí.
• V prípade používania automatického výpočtu ceny za ubytovanie je potrebné v ponuke Hotel, Cenotvorba ubytovania nastaviť cenové hladiny a ceny. Odporúčame zadať základné ceny, sofistikovanejšie nastavenia je možné vykonať aj neskôr.

5. Služby

• V ponuke Hotel, Služby nadefinujte služby, ktoré bude ubytovacie zariadenie poskytovať. V systéme OBERON rozlišujeme nasledujúce typy služieb:
  • základné - služby, ktoré sa pravidelne opakujú, napr. raňajky, večere, parkovanie a pod.,
  • rozšírené - predstavujú doplnkové služby ubytovacieho zariadenia, napr. wellness, tenis, biliard a pod.
• Podrobné informácie získate v téme Služby.

6. Nastavenie zariadenia

• V prípade používania pripojiteľných zariadení (fiškálna tlačiareň, registračná pokladnica, čítačka dokladov, snímač čiarového kódu atď.) je potrebné tieto zariadenia nainštalovať do systému OBERON v ponuke Servis, Zariadenia. Bližšie informácie o podporovaných zariadeniach získate v téme Prehľad pripojiteľných zariadení.