Hotel on-line check-in

V čase pretrvávajúcej koronakrízy sa firma EXALOGIC rozhodla zareagovať na nepriaznivú situáciu aj v rámci svojho modulu Hotelová recepcia. Pre jeho používateľov implementovala novú funkciu – Hotel on-line check-in. Vzhľadom na to, že aj po prekonaní koronakrízy budeme s najväčšou pravdepodobnosťou musieť počítať so zvýšenou dávkou opatrnosti v rámci prevencie pred nákazou, cieľom tejto funkcie, zahŕňajúcej tzv. Pre check-in, resp. Rýchly check-in, je minimalizovať čas hostí strávený na recepcii ubytovacích zariadení a umožniť im významnú časť úkonov spojených s ubytovaním zvládnuť vo vlastnej réžii.

O čo ide?

Funkcia Hotel on-line check-in predstavuje jednu z možností, ako zefektívniť prácu v module Hotelová recepcia. V závislosti od toho, kedy sa použije, zahŕňa tzv. Pre check-in alebo Rýchly check-in. Rozdiel medzi nimi spolu s prehľadom základných charakteristík si predstavíme v tomto článku.

Pre-check in

V prípade tzv. Pre check-inu ide o elektronickú registráciu hosťa (on-line check-in) ešte pred jeho príchodom do ubytovacieho zariadenia, a to spravidla z pohodlia jeho domova. Realizuje sa na základe automaticky zasielanej výzvy (formou e-mailovej alebo SMS správy) na zadanie identifikačných údajov hosťa, prípadne aj ďalších osôb do osobitného formulára na webovej stránke ubytovacieho zariadenia. Tým sa výrazne skráti proces ubytovania hosťa po jeho príchode do ubytovacieho zariadenia, prípadne sa celý proces môže aj úplne zautomatizovať (bez nutnosti asistencie pracovníka recepcie).

Obrázok č. 1: Formulár na zadanie identifikačných údajov na webovej stránke ubytovacieho zariadenia

Ako funguje pre check-in?

V rámci pre check-inu systém OBERON hosťovi tri dni pred jeho príchodom automaticky zašle e-mailovú správu s odkazom na registračný formulár. Po kliknutí na tento odkaz sa otvorí uvedený registračný formulár na webovej stránke ubytovacieho zariadenia. Doň hosť vyplní svoje identifikačné údaje, prípadne aj údaje ďalších osôb. Po odoslaní sa vyplnené údaje prenesú do systému OBERON, konkrétne do formulára Rezervácia (záložka Osoby). Po príchode hosťa do ubytovacieho zariadenia obsluha recepcie už len vytvorí ubytovanie s prebratím údajov z rezervácie, ktoré sa automaticky prenesú do formulára Ubytovanie.

Ak hosť nevyplní svoje identifikačné údaje pred svojím príchodom, môže využiť funkciu Rýchly check-in, keď svoje identifikačné údaje zadá do príslušného formulára po príchode do ubytovacieho zariadenia.

Rýchly check-in

Ako sme už načrtli, pri tzv. Rýchlom check-ine ide o elektronickú registráciu hosťa (on-line check-in) bezprostredne po jeho príchode do ubytovacieho zariadenia a prevzatí izby. Realizuje sa na základe pripojenia mobilným zariadením (smartfónom, tabletom) do lokálnej počítačovej WiFi siete a zadaním identifikačných údajov hosťa, prípadne aj ďalších osôb do osobitného on-line registračného formulára. Tým sa podobne, ako pri Pre check-ine, výrazne skráti proces ubytovania hosťa po jeho príchode do ubytovacieho zariadenia, pričom sa celý proces môže aj úplne zautomatizovať (bez asistencie pracovníka recepcie).

Obrázok č. 2: Tlačový výstup s QR kódmi na pripojenie do lokálnej počítačovej WiFi siete a s odkazom na on-line registračný formulár (osobitne pre každú izbu)

Ako prebieha rýchly check-in?

Po svojom príchode do ubytovacieho zariadenia a následnom prevzatí izby sa hosť na svojom mobilnom zariadení (smartfóne, tablete) zosnímaním QR kódu z osobitného tlačového výstupu, ktorý je vytlačený k dispozícii na každej izbe, pripojí na lokálnu počítačovú WiFi sieť a následným zosnímaním ďalšieho QR kódu z toho istého tlačového výstupu otvorí v internetovom prehliadači svojho mobilného zariadenia on-line registračný formulár.

On-line registračný formulár obsahuje polia na zadanie identifikačných údajov ubytovaných hostí na danej izbe, ktoré hosť vyplní a odošle priamo do hotelového systému. V prípade, že ide o ubytovanie cudzinca, ubytovacie zariadenie by malo dodatočne vytlačiť tlačivo Hlásenie pobytu, ktoré by mal hosť počas pobytu (prípadne pri odchode) podpísať – tlačivo sa následne zasiela na cudzineckú políciu, pričom je možné využiť aj možnosť jeho elektronického zaslania.

Obrázok č. 3: On-line registračný formulár na zadanie identifikačných údajov

On-line registračný formulár je dostupný v slovenskom, nemeckom a anglickom jazyku. Ďalšie jazyky si môže ubytovacie zariadenie doplniť aj vo vlastnej réžii – stačí upraviť tzv. jazykové súbory formulára (adresár \\OBERON\WebServices).

Situácie pri rýchlom check-ine

Z hľadiska evidencie hostí do OBERON-u môžu pri rýchlom check-ine nastať tieto situácie:

• ubytovanie už bolo vytvorené – v evidencii už na danú izbu bolo vytvorené ubytovanie pracovníkom recepcie (je vytvorený zápis v knihe ubytovaných bez údajov o hosťoch) – vtedy sa identifikačné údaje o hosťoch zapíšu k tomuto ubytovaniu,
• hosť má rezerváciu – identifikačné údaje o hosťoch sa zapíšu k danej rezervácii,
• hosť nemá rezerváciu – v tomto prípade hosť nemá rezerváciu a ani neexistuje zápis v knihe ubytovaných. Tento prípad môže nastať vtedy, keď sa hosť v ubytovacom zariadení ubytuje sám aj bez prítomnosti pracovníka recepcie, prípadne podľa jeho telefonických pokynov. V tomto prípade sa pri odoslaní identifikačných údajov prostredníctvom on-line registračného formulára automaticky vytvára zápis v knihe ubytovaných (s dĺžkou pobytu 1 noc). Tým sa izba obsadí, pričom sa obsadenosť môže ihneď zaslať prostredníctvom manažéra rezervačných kanálov (channel manager) do externých rezervačných systémov.

Ďalšie informácie

Doplňujúce údaje o funkcii Hotel on-line check-in vrátane technických informácií je možné získať v príslušných témach Pomocníka OBERON.