CRM a registratúra

Customer Relationship Management (riadenie vzťahov so zákazníkmi)

Nástroj na plánovanie pracovných a osobných stretnutí, školení, evidencia rôznych úloh, či udalostí. Vedenie evidencie registratúry dokumentov podľa zákona 395/2002 Z. z o archívoch a registratúrach.

Modul tvorený z dvoch častí

CRM - pomocou časti modulu CRM je možné riadiť nielen proces predaja, ale aj servisu, služieb a ďalších činností spojených s kompletnou starostlivosťou o zákazníkov. Zásadným prínosom nasadenia systému je zlepšenie organizácie a vzťahov so zákazníkmi, sprehľadnenie a presná evidencia všetkých procesov a evidencia kompletnej histórie

Registratúra - táto časť modulu bola vytvorená s cieľom vedenia evidencie registratúry dokumentov podľa zákona 395/2002 Z. z o archívoch a registratúrach. V module je možné spravovať registratúrny plán a viesť registratúrny (podací) denník.

Základné funkcie - CRM

  • Sledovanie obchodných prípadov, úloh a udalostí
  • Grafické zobrazenie úloh a udalostí
  • Úlohy a udalosti zadávať zamestnancom s ich následným vyhodnocovaním
  • Evidencia reklamácií a servisu (predzáručný, záručný, pozáručný)
  • Evidencia zákazníkov
  • Notifikácie udalostí - zasielanie e-mailov alebo SMS správ
  • Vytvorenie profilu klienta na základe komunikácie, ponúk, objednávok, kontaktov
  • Spravovanie CRM na mobilnom zariadení - prepojenie s Google kalendárom

Základné funkcie - Registratúra

  • Vytvorenie a spravovanie registratúrneho plánu (obchodná spol., živnostník, úrad)
  • Vedenie registratúrneho denníka
  • Zaraďovanie dokumentov do spisov
  • Evidencia zapožičaných dokumentov
  • Pripájanie do evidencie dokumentov vo forme súborov, napr. PDF, DOC, XLS
  • Pripájanie do evidencie dokumentov z pripojeného optického skenera

Dôležité evidencie

CRM

  • Časť modulu CRM predstavuje nástroj na plánovanie pracovných a osobných stretnutí, telefonátov, školení, rôznych úloh atď. V systéme OBERON z hľadiska evidencie pracujeme s úlohami a udalosťami.
  • Úloha - každá činnosť, ktorá je pridelená konkrétnej osobe na vykonanie, resp. aktivita, ktorú už niekto vykonal. Môže sa zadať aj plánovaný termín ukončenia, avšak úlohy sa nezobrazujú v Kalendári udalostí. Úlohou je napríklad vypracovanie cenovej ponuky, potreba odoslať balík, kúpiť toner do tlačiarne a podobne.
  • Udalosť - na rozdiel od úlohy má stanovený svoj začiatok a koniec, napr. stretnutie, porada, školenie, došlý telefonát. Udalosti sa môžu alebo nemusia zobrazovať v Kalendári udalostí.
  • Každú úlohu a udalosť možno pripomenúť formou e-mailu alebo SMS správy, a tým zabezpečiť, aby sa na žiadnu dôležitú úlohu alebo udalosť nezabudlo.
  • CRM zložky predstavujú obchodné prípady, projekty, zákazky a pod. (jednotlivé typy sa môžu definovať). CRM zložka môže obsahovať rôzne úlohy a udalosti, alebo naopak, ku každej úlohe alebo udalosti je možné priradiť CRM zložku. CRM zložka vlastne zoskupuje jednotlivé úlohy a udalosti.
  • V OBERON-e je možné evidovať reklamácie, ale aj servisné zásahy. K nim sa môžu zadávať udalosti, napr. zaevidovanie, prijatie, presun do interného servisu, prijatie z interného servisu atď. a udržiavať tak prehľad o tom, kde sa tovar práve nachádza.
  • Zákazníka môžete informovať o stave reklamácie alebo servisu pomocou SMS správ alebo formou e-mailu.
  • Reklamáciu/servis je možné vyúčtovať, a to podľa toho, či zákazník uhrádza náklady alebo nie, prípadne členiť položky na vyúčtovanie na materiál, prácu a dopravu. Reklamáciu alebo servis je možné vyúčtovať na Pokladnici OBERON, prípadne priamo vyfakturovať.
  • OBERON generuje všetky tlačové výstupy potrebné na vybavenie reklamácie a servisu.

Registratúra

  • Evidované dokumenty sa zapisujú do registratúrneho denníka, ktorý je najdôležitejšou knihou pri správe registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení a odoslaní registratúrnych záznamov.
  • Záznamy v registratúrnom denníku sa zatrieďujú podľa vytvoreného registratúrneho plánu. Registratúrny plán môže byť vopred preddefinovaný podľa charakteru spoločnosti (obchodná spoločnosť, živnostník, obecný úrad), prípadne je možné registratúrny plán dopĺňať a upravovať podľa požiadaviek firmy.
  • Okrem registratúrneho plánu možno dokumenty zatrieďovať do spisov. Pomocou spisu možno rýchlo pristúpiť k dokumentom, ktoré sa síce nachádzajú v rôznych častiach registratúrneho plánu, ale napriek tomu k sebe logicky patria.

sms_mobile

CRM - prezentácia

Registratúra - prezentácia

Ukážky obrazoviek programu

Tlačové výstupy