V rámci prípravy na povinnú elektronickú fakturáciu od začiatku budúceho roka sme už do aktuálnej verzie systému OBERON Júl/2026 zapracovali dôležitú novinku – schvaľovanie dokumentov (dokladov). Aktuálne je táto funkcia dostupná v dvoch evidenciách – v Knihe pohľadávok a v Knihe záväzkov. Do budúcnosti plánujeme túto funkcionalitu rozšíriť aj na iné evidencie, predovšetkým objednávky (vrátane cenových ponúk).
Ako táto novinka súvisí s e-fakturáciou, čo je jej cieľom, ako uľahčí prácu v OBERON-e a sprehľadní vaše firemné procesy – odpovede na tieto i ďalšie otázky prináša nasledujúci prehľad.
Čo je schvaľovanie dokumentov?
Schvaľovanie dokumentov je funkcia určená na komplexnú správu, kontrolu a digitálne odobrenie rôznych dokumentov a dokladov v rámci vnútrofiremných procesov. Predstavuje kľúčový kontrolný mechanizmus v procese digitalizácie účtovníctva v súvislosti s očakávanou elektronickou fakturáciou a automatickým importom dokladov.
Do systému OBERON sa zavádza z dôvodu, že pri e-fakturácii bude proces oproti minulosti obrátený. Predtým zodpovedný pracovník (napr. vedúci prevádzky, pracovník, ktorý má na starosti príjem tovaru) odovzdával účtovníčke spravidla papierové faktúry, ktoré už boli ním vopred skontrolované a odobrené. Po novom účtovníčka dostane elektronický doklad ako prvá a prostredníctvom tejto evidencie ho predloží na digitálne schválenie zodpovednej osobe, aby mohol byť správne zaúčtovaný a uhradený.
Keďže v rámci e-fakturácie budú doklady do OBERON-u prichádzať automaticky prostredníctvom digitálneho poštára (ePoštára) a zároveň sa zo systému odosielať priamo do eFaktúry, schvaľovanie dokumentov bude dôležitým prvkom bezproblémového fungovania celého systému. V Knihe záväzkov zabráni tomu, aby sa do účtovníctva a na úhradu dostali neoprávnené (podvodné) faktúry, alebo doklady s nesprávnymi údajmi (napr. množstvo, cena a pod.). V Knihe pohľadávok zaistí, že sa pred samotným odoslaním doklady vopred skontrolujú, čím sa predíde zbytočnému vystavovaniu opravných dokladov (dobropisov).
Práca s funkciou schvaľovania dokumentov
Používanie novej funkcie je plne voliteľné – používateľ sa môže rozhodnúť, či bude v OBERON-e pracovať s povoleným alebo vypnutým schvaľovaním dokumentov.
- Vypnuté schvaľovanie (východiskový stav) – dokument prechádza len stavmi: Rozpracované -> Dokončené, pričom dokončenému dokumentu sa automaticky nastaví stav Schválené. Toto riešenie je ideálne pre malých živnostníkov a podnikateľov, ktorí si agendu spravujú sami. Prechod do stavu Dokončené slúži ako signál pre program, že je faktúra skontrolovaná a pripravená na odoslanie do systému eFaktúra.
- Povolené schvaľovanie – dokument má tiež stavy Rozpracované -> Dokončené, avšak po dokončení nastupuje schvaľovací proces podľa definovaných pravidiel. Kým nie je dokument finálne schválený, zostáva uzamknutý a v záhlaví sa zobrazuje upozornenie: Doklad je v schvaľovaní. V tomto stave s ním nie je možné vykonávať žiadne operácie (upravovať ho, zaúčtovať a pod.). Tento režim je určený pre firmy s viacúrovňovým riadením alebo pre tých, ktorí si nechávajú účtovníctvo spracovávať externe.
Ciele schvaľovania dokumentov
Primárnym cieľom novej funkcie je:
- Zabezpečiť kontrolu pred zaúčtovaním a úhradou – slúži ako povinný kontrolný bod – do účtovníctva a na úhradu, ako aj do systému eFaktúra sa dostanú len vecne skontrolované doklady.
- Zefektívniť komunikáciu – schvaľovatelia (riaditelia, vedúci) môžu reagovať na doručené doklady okamžite, a to aj mimo kancelárie.
- Vytvoriť auditnú stopu – poskytuje presný prehľad o tom, kto, kedy a s akým výsledkom o doklade rozhodol. Zmena už dokončeného dokumentu späť na rozpracovaný koncept sa zaznamenáva v sledovaní činností.
- Nahradiť fyzický obeh dokumentov – odstraňuje potrebu papierového odovzdávania faktúr na podpis a nahrádza ho plne digitálnym procesom.
Kanály a možnosti schvaľovania
Systém OBERON umožňuje schvaľovať dokumenty viacerými spôsobmi:
- V programe OBERON – Agenda firmy:
- priamo v evidencii, kde dokument vznikol (napr. Kniha pohľadávok), a to dvojitým kliknutím na pole stavu schvaľovania (ak je používateľ schvaľovateľom),
- v ponuke Firma, Schvaľovanie dokumentov (tu je dostupné aj hromadné schvaľovanie).
- Vo webovej aplikácii OBERON Plus – schvaľovateľ dokument schváli priamo v rozhraní aplikácie alebo na základe e-mailovej notifikácie (viac informácií o tejto ďalšej novinke získate v téme Pomocníka OBERON Plus, detailne vám ju však predstavíme aj v samostatnom článku).
- E-mailové notifikácie – schvaľovanie priamo z doručeného e-mailu bez nutnosti otvárať program OBERON – Agenda firmy (funkciu aktuálne pripravujeme).
Stavy schvaľovania dokumentov
Každý dokument s príznakom Dokončené je pripravený vstúpiť do schvaľovacieho procesu. Aktuálny stav schvaľovania v danej evidencii signalizuje špecifická ikona a stĺpec Stav schválenia.
Technické informácie a fungovanie procesu
Podrobné technické informácie o nastavení a spustení procesu, o priebehu a vyhodnocovaní schvaľovania, ako aj o oprávneniach pri schválených dokumentoch nájdete spracované predovšektým v týchto témach Pomocníka OBERON:
- O schvaľovaní dokumentov,
- Pravidlá schvaľovania dokumentov (vrátane praktických príkladov).
