2026: Pripravujeme sa na e-fakturáciu

V súvislosti s elektronickou fakturáciou rozlišujeme tieto pojmy:

• elektronická fakturácia (e-fakturácia, efakturácia) – moderný, bezpečný a efektívny spôsob spracovania účtovných dokladov. Zahŕňa úplne automatizovanú obojsmernú výmenu faktúr (odosielanie aj prijímanie), ich digitálne schvaľovanie, spravovanie a archiváciu, čím nahrádza tradičné procesy založené na papierovej a e-mailovej distribúcii faktúr.
• eFaktúra – v prvej rovine je to projekt Finančnej správy SR na zavedenie elektronickej fakturácie. V druhej rovine ide o celkovú technologickú a legislatívnu infraštruktúru (štátny systém prevádzkovaný Finančnou správou SR, sieť Peppol, komunikačné rozhrania…), ktorá zabezpečuje proces elektronickej fakturácie a umožňuje bezpečný prenos dát v reálnom čase.
• e-faktúra (elektronická faktúra) – konkrétny elektronický doklad, ktorý predstavuje štruktúrovaný dátový súbor vo formáte XML (Peppol BIS 3.0). Spĺňa prísne európske štandardy a obsahuje všetky povinné údaje. Nie je to len PDF ani sken, obsahuje presne štruktúrované dáta určené pre automatické spracovanie počítačom bez manuálneho prepisovania. Súčasťou XML súboru môže byť aj vizuálna podoba faktúry vo formáte PDF (prípadne iné prílohy). Používateľský komfort tak zostáva zachovaný a OBERON ju zobrazí v čitateľnej podobe.

Podľa platného harmonogramu Finančnej správy SR je celoplošný štart naplánovaný na 1. januára 2027. Rok 2026 bude kľúčovým obdobím pre testovanie a prípravu systémov, aby ste v deň „D“ prešli na novú formu fakturácie plynule a bez stresu.

Elektronická fakturácia nie je len o vystavovaní a odosielaní faktúr, ale aj o ich prijímaní a automatickom zaúčtovaní.

Povinnosť zasielať e-faktúry sa bude týkať všetkých podnikateľov – platiteľov DPH (právnických aj fyzických osôb), ktorí fakturujú:

• verejnej správe (tzv. B2G – Business to Government),
• iným podnikateľom (tzv. B2B – Business to Business).

Elektronickú faktúru však bude musieť vedieť prijať každý podnikateľ, ktorému ju vystaví platiteľ DPH. Zmena sa tak dotkne aj živnostníkov, slobodných povolaní, samostatne hospodáriacich roľníkov a prenajímateľov nehnuteľností.

Zavedenie eFaktúry vnímame ako prelomový krok k automatizácii. Okrem splnenia zákona získate v OBERON-e tieto konkrétne výhody:

• Garantované doručenie faktúr – systém zabezpečuje doručenie faktúr takmer okamžite po odoslaní, pričom odosielateľovi potvrdí prijatie faktúry odberateľom (formou tzv. doručenky).
• Automatizované spracovanie faktúr – prijatá faktúra sa v systéme sama zaeviduje, čím úplne odpadá manuálne prepisovanie údajov.
• Úspora času a zníženie chybovosti – automatické spracovanie dát šetrí čas. Okrem toho odpadá hľadanie dokladov v pošte aj riziko chýb v číslach IBAN.
• Bezpečnosť prenosu dát a zníženie nákladov – elektronická faktúra sa bezpečne prenáša cez šifrované kanály, čím sa zaisťuje jej ochrana. Zároveň chráni odberateľov pred podvodnými faktúrami a šetrí náklady na tlač, papier a čas zamestnancov.
• Koniec transformačných šablón – vďaka jednotnému európskemu štandardu (Peppol BIS 3.0) sú jednotlivé ekonomické systémy prepojené priamo. Nie sú potrebné žiadne špeciálne mostíky či importné šablóny na prenos dát z iných softvérov.
• EXALOGIC ePoštár – firma EXALOGIC má status digitálneho poštára. Používatelia môžu využívať bezpečnú sieť Peppol priamo cez systém OBERON. Ten funguje ako sprostredkovateľ, ktorý faktúru odošle, prijme a zároveň splní oznamovaciu povinnosť voči finančnej správe.
• Automatizácia objednávok a ponúk – systém nemusí byť obmedzený len na faktúry. Sieť Peppol umožňuje odosielanie a prijímanie aj iných dokumentov (objednávok, cenových ponúk, dodacích listov a pod.).
• Možnosť fakturácie v rámci celej EÚ – eFaktúra využíva systém Peppol, ktorý umožňuje bezproblémovú fakturáciu naprieč členskými štátmi EÚ.
• Zhodnosť s legislatívou SR a EÚ – systém spĺňa legislatívne požiadavky na elektronickú fakturáciu.

Proces sa zmení z tzv. papierového alebo e-mailového na automatizovaný. Faktúry sa už nebudú posielať poštou alebo ako prílohy v e-mailoch, ale prostredníctvom digitálneho poštára (pozri otázku č. 8).

Ako to bude vyzerať v praxi?

• Odosielanie: V OBERON-e faktúru vystavíte tak, ako doteraz, ale namiesto ukladania do PDF ju odošlete jedným klikom alebo úplne automatizovane. O zvyšok sa postará váš digitálny poštár (pozri otázku č. 8), ktorý faktúru odošle digitálnemu poštárovi vášho odberateľa a ten ju bezpečne doručí do jeho softvéru.
• Dodržanie lehôt: Po vystavení faktúry nie je nevyhnuté ju odoslať ihneď (napr. pri výpadku internetového pripojenia), ale aj o niekoľko dní neskôr.

Proces sa zmení z tzv. papierového alebo e-mailového na automatizovaný. Faktúry sa už nebudú prijímať poštou alebo ako prílohy v e-mailoch, ale prostredníctvom digitálneho poštára (pozri otázku č. 8).

Ako to bude vyzerať v praxi?

• Prijímanie: Po doručení faktúry digitálnym poštárom systém OBERON faktúru prijme a po schválení automaticky spracuje na pozadí (zaeviduje sa do knihy záväzkov). Odpadá tak akékoľvek manuálne sťahovanie či nahadzovanie dokladov.
• Spoľahlivosť: Vďaka sieti Peppol máte istotu, že sa faktúra nestratí a zaeviduje sa v programe automaticky bezprostredne po doručení.
• Príjem do skladu: Keďže ide o štruktúrovaný formát (XML Peppol BIS 3.0), bude možné automaticky zaevidovať príjemku do skladu. V prípade neevidovaných skladových položiek bude možné aj automaticky vytvoriť príslušné skladové karty.

Bezpečnosť je prioritou. Digitálny prenos cez akreditované body je šifrovaný a chránený pred podvodmi. OBERON sa postará o digitálnu archiváciu v súlade s platnou legislatívou, pričom dokumenty budú chránené proti pozmeneniu (napr. elektronickým podpisom). Faktúry tak budú legislatívne v poriadku a ľahko dohľadateľné v digitálnej podobe aj po rokoch.

Zjednodušene možno povedať, že zavedením elektronickej fakturácie sa nemení nič okrem spôsobu doručovania faktúr. Na starosti ho má digitálny poštár (ePoštár). Je to síce služba, ale môžeme si ho vizualizovať ako reálneho doručovateľa (poštára), ktorý však nedoručuje papierovú faktúru, ale elektronickú faktúru priamo do knihy záväzkov v OBERON-e. Digitálny poštár (ePoštár) je certifikovaný poskytovateľ služieb elektronického doručovania faktúr prostredníctvom medzinárodnej siete Peppol. Zabezpečuje distribúciu faktúr v rámci elektronickej fakturácie. Každá firma si musí vybrať svojho digitálneho poštára.

Samotná firma EXALOGIC ako dodávateľ systému OBERON je digitálnym poštárom (EXALOGIC ePoštár). Viac informácií pozri vyššie v tomto článku.

SAPI-SK je štandardizované rozhranie (Standardised Access Point Interface), ktoré umožňuje softvérom na Slovensku (ekonomické a účtovné systémy) jednoducho komunikovať s daným digitálnym poštárom (pozri otázku č. 8) v sieti Peppol.

• Peppol je medzinárodná sieť na bezpečné doručovanie elektronických faktúr.
• SAPI-SK slúži ako „most“ alebo „prekladateľ“. Zabezpečuje, aby každý digitálny poštár komunikoval s akýmkoľvek fakturačným systémom rovnako. Toto rozhranie nie je zo zákona povinné – je na rozhodnutí daného digitálneho poštára, či ho implementuje.

To, že OBERON chce byť SAPI-SK-Ready, znamená, že používateľ OBERON-u si bude môcť vybrať akéhokoľvek digitálneho poštára, ktorý má implementované a používa toto rozhranie.

Nateraz nemusíte robiť nič zložité. Stačí pravidelne aktualizovať svoj OBERON a sledovať naše správy. V rámci testovacej prevádzky si budete môcť všetko v predstihu a v pokoji vyskúšať – vrátane možnosti vybrať si ePoštára (napr. EXALOGIC ePoštár) ako svojho doručovateľa e-faktúr – aby ste boli na ostrý štart 1. januára 2027 pripravení.

Z pohľadu zákona už papierová podoba nebude potrebná. Keďže e-faktúra je štruktúrovaný XML súbor, za originál sa považuje práve tento digitálny súbor uložený v systéme (alebo v digitálnom archíve). OBERON však umožní kedykoľvek vytlačiť vizualizovanú podobu faktúry, ak ju budete potrebovať napríklad pre vlastné účely alebo do fyzického šanónu.

To vôbec nevadí. Práve v tom spočíva prínos celoeurópskeho štandardu a siete Peppol. Je to ako s mobilnými operátormi – nezáleží na tom, u koho ste vy a u koho váš známy, dovoláte sa mu. OBERON komunikuje spoločnou rečou (XML Peppol BIS 3.0), takže si bez problémov vymení dáta s akýmkoľvek iným certifikovaným softvérom na trhu.

Ďalšie najčastejšie kladené otázky k téme eFaktúra sú dostupné v téme Pomocníka OBERON Najčastejšie kladené otázky – eFaktúra. Zároveň ďalšie informácie môžete nájsť v téme O elektronickej fakturácii a v príbuzných témach.