Táto téma Pomocníka je venovaná tvorbe knihy jázd v module Evidencia vozidiel.

Základné informácie

• Zákon nestanovuje presnú formu, ako by mala kniha jázd vyzerať, mala by však spĺňať isté štandardy. Inými slovami, na preukázanie hodnovernosti a opodstatnenosti uskutočnených jázd nie je dôležitá forma, ale obsah evidencie. Evidencia o uskutočnených jazdách by mala obsahovať tieto údaje:
  • dátum, meno vodiča a označenie vozidla,
  • čas trvania cesty (od – do),
  • trasa cesty (odkiaľ – kam),
  • účel cesty - napr. obchodné rokovanie, nákup tovaru atď.,
  • najazdené kilometre.
• V systéme OBERON možno jazdy evidovať v ponuke Vozidlá, Kniha jázd. V knihe sa záznamy (jazdy) zobrazujú podľa príslušnosti k vozidlu. V prípade používania viacerých vozidiel záznamy prislúchajúce k jednotlivým vozidlám možno zobraziť ako podmnožiny záznamov knihy jázd. Možno tak urobiť pomocou filtra Vozidlo v hornej časti evidencie.
• Hlavička tabuľky Knihy jázd s názvami polí (stĺpcov) sa líši podľa toho, či je aktuálne vozidlo evidované ako firemné, resp. prenajaté alebo súkromné.
• Pri firemnom a prenajatom vozidle je pred samotným zaevidovaním jednotlivých jázd potrebné mať zaevidované doklady o nákupe PHL. Následne sa v Knihe jázd pri zvolenom firemnom, resp. prenajatom vozidle zobrazí zoznam dokladov s údajmi o nákupe PHL, podľa ktorých bude možné zaevidovať príslušné jazdy. Po zaevidovaní danej jazdy na základe príslušného dokladu o nákupe PHL sa údaje tohto dokladu (množstvo, cena, číslo dokladu...) prenesú do príslušných polí záznamu jazdy. Aby sa tieto údaje o nákupe PHL do danej jazdy preniesli, je nevyhnutné, aby dátum a čas nákupu PHL spadal do rozsahu dátumov (časov) uskutočnenia jazdy.
• Daný pokladničný doklad sa pri zvolenom firemnom, resp. prenajatom vozidle v Knihe jázd zobrazuje len do chvíle, kým sa na základe neho nezaeviduje sa jazda v Knihe jázd, t. j. kým sa jeho údaje neprenesú do príslušných polí záznamu jazdy. To umožňuje zaevidovať jazdy aj spätne po uplynutí aj niekoľkých mesiacov od ich uskutočnenia - pri firemných, resp. prenajatých vozidlách účtovná jednotka vie, že na základe jednotlivých dokladov o nákupe PHL, ktoré sa zobrazujú pri danom vozidle, ešte neboli zaevidované jazdy. Pri súkromných vozidlách je možné údaje o tom, kde a kedy vozidlo čerpalo PHL, zistiť v knihe Nákup PHL.
• V prípade, že účtovná jednotka eviduje doklady o nákupe PHL v module Účtovníctvo, v programe sa vytvorí väzba medzi zaúčtovaným pokladničným dokladom a dokladom evidovaným v module Evidencia vozidiel (následne sa napr. pri prečíslovaní pokladničných dokladov v účtovnom, resp. peňažnom denníku automaticky prečíslujú aj doklady v knihe jázd). Viac informácií získate v téme Zaevidovanie dokladu o nákupe PHL.
• V Knihe jázd sa pre zvolené firemné, resp. prenajaté vozidlo zobrazuje aj zostatok paliva a dojazd, ktorý je vypočítaný vždy k poslednej evidovanej jazde. Zostatok paliva má len informatívny charakter a slúži na približné určenie stavu paliva (pri vytváraní novej jazdy sa vždy uistite, že vozidlo má dostatočný zostatok paliva).