Táto téma Pomocníka je venovaná problematike cestovných náhrad v systéme OBERON.

Pracovná cesta a jej náležitosti

• Podľa zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách pracovná cesta je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty.
• Zamestnávateľ vysielajúci zamestnanca na pracovnú cestu má povinnosť písomne určiť:
  • miesto nástupu na pracovnú cestu,
  • miesto výkonu práce,
  • čas trvania,
  • spôsob dopravy,
  • miesto skončenia pracovnej cesty.
• Zákon o cestovných náhradách ustanovuje všeobecné podmienky poskytovania cestovných náhrad, presné pravidlá a zásady je potrebné upraviť v internej smernici zamestnávateľa.

Tlačivo

• Zákon pri vysielaní na pracovnú cestu a jej vyúčtovaní nepredpisuje žiadne záväzné tlačivo. V praxi sa využíva cestovný príkaz, ktorý by však mal obsahovať všetky náležitosti účtovného dokladu.
• V OBERON-e sa vysielanie na pracovnú cestu uskutočňuje formou tlačového výstupu Cestovný príkaz (ponuka Vozidlá, Cestovné príkazy, tlačidlo Tlač).

Obrázok č. 1: Formulár cestovného príkazu v OBERON-e

 

Na aké cestovné náhrady má zamestnanec nárok?

Podľa zákona zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu patrí:

• náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
• náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie,
• stravné,
• náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,
• náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu jeho rodiny.

Spôsob dopravy

Zamestnanec môže na pracovnú cestu vycestovať:

• firemným, resp. prenajatým vozidlom – v tomto prípade mu nepatria žiadne náhrady za cestovné náklady (pozri tému Vozidlá),
• súkromným vozidlom – len na základe písomnej dohody so zamestnávateľom; vtedy mu patrí základná náhrada za každý 1 km jazdy a náhrada za spotrebované pohonné látky (pozri tému Vozidlá),
• verejnou dopravou (autobus, vlak, lietadlo, loď) – spravidla mu patria cestovné náhrady vo výške preukázaných cestovných výdavkov;
• ďalšími dopravnými prostriedkami.

Preddavky na cestovné náhrady

Preddavok na náhrady zamestnávateľ:

• je povinný zamestnancovi poskytnúť v prípade, že je vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu alebo do štátu EÚ,
• je povinný zamestnancovi poskytnúť pri vyslaní na tuzemskú pracovnú cestu len v prípade, že o to zamestnanec požiada,
• poskytuje do sumy predpokladaných náhrad.

Vyúčtovanie pracovnej cesty

• Zamestnanec je povinný do 10 pracovných dní odo dňa skončenia pracovnej cesty predložiť zamestnávateľovi písomné doklady na vyúčtovanie náhrad a vrátiť nevyúčtovaný preddavok.
• Lehotu je možné predĺžiť v kolektívnej zmluve, v písomnej dohode so zamestnancom alebo vo vnútornom predpise zamestnávateľa, ale len do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta skončená.
• Zamestnávateľ je povinný do 10 pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokladov vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty.
• Lehotu je možné predĺžiť v kolektívnej zmluve, v písomnej dohode so zamestnancom alebo vo vnútornom predpise zamestnávateľa, ale len do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom boli predložené písomné doklady.

Platia sa z cestovných náhrad odvody a dane?

• Ak sú cestovné náhrady vo výške, v akej má na ne zamestnanec nárok, sú oslobodené od dane a neplatia sa z nich žiadne odvody.
• Ak však zamestnávateľ poskytne zamestnancovi náhrady vo vyššej sume (na základe dohody), suma prekračujúca náhrady v zmysle zákona sa zahŕňa do vymeriavacieho základu na sociálne a zdravotné poistenie zamestnanca aj zamestnávateľa a podlieha dani z príjmov.

Ako sa vyplácajú cestovné náhrady?

• Zákon o cestovných náhradách nestanovuje, akým konkrétnym spôsobom má zamestnávateľ vyplácať cestovné náhrady svojim zamestnancom. Zamestnávateľ teda môže:
  a) vyplatiť cestovné náhrady priamo zo svojej pokladne, resp. účtu,
  b) cestovné náhrady poukázať na účet zamestnanca spolu so mzdou (menej časté riešenie).